探討基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

許彩霞

摘 要：檔案是各種信息的記錄和存儲(chǔ)的一種方式，對(duì)于基層單位來說，檔案是非常重要的，基層單位在日常的工作過程中會(huì)產(chǎn)生許多的信息，這些信息可以豐富檔案的內(nèi)容，同時(shí)，這些檔案內(nèi)容可以為基層單位的工作提供有力的依據(jù)和參考，保證基層單位中的各項(xiàng)工作可以更加順利的開展?；鶎訂挝槐仨氁匾曃募n案管理工作，采用與時(shí)俱進(jìn)的理念，不斷的對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行創(chuàng)新，通過高效的文件檔案管理，實(shí)現(xiàn)基層單位工作的順利開展。本文對(duì)基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑進(jìn)行分析，并且提出了幾點(diǎn)淺見。

關(guān)鍵詞：基層單位;管理模式;文件檔案管理

文件檔案管理是基層單位中的重點(diǎn)工作內(nèi)容，這項(xiàng)工作的開展效果，會(huì)直接的關(guān)系到基層單位各種工作?；鶎訂挝坏奈募n案管理必須要與當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)保持高度一致，這樣才能滿足實(shí)際的工作需求?，F(xiàn)階段，我國已經(jīng)全面進(jìn)入到了信息時(shí)代，信息技術(shù)給各個(gè)行業(yè)帶來的影響是巨大的，基層單位的文件檔案管理也要積極的與這項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行融合，通過信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新。下文對(duì)此進(jìn)行簡要的闡述。

一、基層單位文件檔案管理的現(xiàn)狀

在我國當(dāng)前的基層單位中，文件檔案管理工作存在許多的問題，這些問題的存在，會(huì)直接的影響到文件檔案管理工作的效果，同時(shí)也會(huì)影響到基層單位的正常工作。有些基層單位在文件檔案管理工作開展的過程中，缺乏一個(gè)完善的管理制度，這種情況已經(jīng)成為了管理工作的通病，由于對(duì)工作人員的限制性不強(qiáng)，許多的工作人員在開展這項(xiàng)工作的時(shí)候都非常的隨意，檔案的安全程度嚴(yán)重不足，很容易造成檔案的混亂或者檔案的缺失，對(duì)基層單位非常不利;文件檔案管理的目的，就是為了在基層單位工作需要的時(shí)候，可以馬上的找出相關(guān)的檔案文件，為單位提供參考，所以為了查找文件的便利性，需要設(shè)置檔案目錄。但是在當(dāng)前的許多基層單位中，檔案目錄都存在不同程度的問題，有一些檔案的目錄已經(jīng)破損或者丟失，目錄的存在以及失去了實(shí)際意義，有一些目錄的編碼不正確，與文件檔案的實(shí)際內(nèi)容存在很大的偏差，這些檔案目錄的問題都是由于工作人員在歸檔問題以及責(zé)任意識(shí)不足的問題引發(fā)的;在當(dāng)前的基層單位中，文件檔案管理的信息化程度不足，作為當(dāng)前應(yīng)用最廣泛的一項(xiàng)技術(shù)，信息技術(shù)的在文件檔案管理中可以發(fā)揮出非常重要的作用，利用信息化的管理模式，可以有效的提升文件檔案管理工作的效果，無論是在檔案信息的存儲(chǔ)、歸檔還是查詢上都具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)，也是我國的基層單位必須要重視的一項(xiàng)技術(shù)，由于基層單位缺乏對(duì)信息技術(shù)的重視，信息化程度不足，會(huì)直接的影響到文件檔案管理的效果;此外，在基層單位的文件檔案管理工作開展過程中，存在管理人員素養(yǎng)不足的情況，作為文件檔案管理工作的直接執(zhí)行者，管理人員的個(gè)人能力與這項(xiàng)工作的開展效果存在非常直接的聯(lián)系，文件檔案管理是一項(xiàng)綜合性工作，管理人員如果素養(yǎng)不足，就會(huì)給文件檔案管理的開展造成一定的阻礙，就當(dāng)前的形勢(shì)來看，在我國許多的基層單位中，檔案管理人員的素養(yǎng)都與實(shí)際的工作需求存在差距，缺乏足夠的專業(yè)性，業(yè)務(wù)能力與信息技術(shù)的應(yīng)用能力都嚴(yán)重不足，有一些文件檔案管理人員是在其他的部門抽調(diào)過來的，或者直接由其他部門的人員兼任，在這種情況下，文件檔案管理工作的開展效果可想而知。

二、基層單位文件檔案管理現(xiàn)代的建議

通過上述的分析可以得知在我國當(dāng)前的基層單位文件檔案管理工作中還存在許多的問題，因?yàn)檫@些問題的村子，給文件檔案管理帶來了不同程度的影響，必須要得到有效的改進(jìn)。可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1.完善文件檔案管理制度

完善的制度是管理管理工作開展的基礎(chǔ)，基層單位要緊密的結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)，對(duì)單位的檔案管理情況進(jìn)行深入的分析，結(jié)合這些方面的內(nèi)容，制定一個(gè)完善的管理制度，同時(shí)，要隨著基層單位實(shí)際情況的變化，實(shí)時(shí)的對(duì)這個(gè)制度進(jìn)行調(diào)整，保證兩者處于高度的匹配狀態(tài)。信息技術(shù)的普及，給文件檔案管理工作提供了新的方向，基層單位要積極的引入信息技術(shù)，利用這項(xiàng)技術(shù)，提升文件檔案管理的效果。信息技術(shù)的落實(shí)要在制度中有所體現(xiàn)，檔案管理人員要利用信息技術(shù)，編制電子檔案，必須要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，開展規(guī)范化的信息檔案管理，徹底的對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理模式進(jìn)行革新，利用數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)信息化的文件檔案管理，同時(shí)，要不斷的對(duì)相應(yīng)的信息技術(shù)進(jìn)行完善，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，提升基層單位檔案信息的安全性，保證基層單位文件檔案管理工作可以高效的開展。

2.提升文件檔案管理人員的能力

作為文件檔案管理工作的直接執(zhí)行者，管理人員的個(gè)人能力會(huì)直接的影響到這項(xiàng)工作的開展效果。所以，加強(qiáng)管理人員的個(gè)人能力是非常有必要的。檔案信息管理工作具有一定的復(fù)雜性，管理人員不僅需要有足夠的業(yè)務(wù)能力，對(duì)檔案管理工作的流程可以熟練的掌握，同時(shí)，要對(duì)一些專業(yè)知識(shí)有一定的了解，在信息技術(shù)的影響下，管理人員還需要具有一定的信息技術(shù)應(yīng)用能力，只有這三個(gè)方面的能力都具備，才能保證文件檔案管理工作可以達(dá)到預(yù)期的開展效果?；鶎訂挝灰谶@三個(gè)方面入手，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，提升管理人員的個(gè)人能力和信息素養(yǎng)，保證管理人員的綜合能力與文件檔案管理工作保持高度的匹配。

結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于基層單位來說，文件檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，但是在當(dāng)前的許多基層單位中，文件檔案管理工作都存在許多的問題。為了減少這些問題帶來的困擾，實(shí)現(xiàn)文件檔案管理的現(xiàn)代化，就需要引入現(xiàn)代化的理念，把信息技術(shù)應(yīng)用其中，實(shí)現(xiàn)信息化的文件檔案管理?；鶎訂挝灰訌?qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，通過人員素養(yǎng)的提升，來達(dá)到文件檔案管理效果提升的目的，保證基層單位的各項(xiàng)工作開展的更加順利。

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