檔案管理在辦公室工作中的重要性分析

王釗

摘 要：在辦公室工作中，檔案管理不僅可以為部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的制定提供參考依據(jù)，同時(shí)也能夠有效提高辦公室業(yè)務(wù)的執(zhí)行效率。為此，本篇文章有針對(duì)性地提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理工作的措施建議，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;辦公室工作;檔案工作

一、前言

檔案資料對(duì)于單位的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要，其中記錄著各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策與成長(zhǎng)經(jīng)歷。通過(guò)開展檔案管理工作，不僅可以幫助單位針對(duì)上一階段的業(yè)務(wù)水平展開客觀總結(jié)，進(jìn)而對(duì)后續(xù)經(jīng)營(yíng)決策的調(diào)整提供參考依據(jù)。而且還能夠?qū)ξ磥?lái)的發(fā)展趨勢(shì)做出準(zhǔn)確判斷，制定出更加適合可持續(xù)發(fā)展的任務(wù)目標(biāo)。而在辦公室的業(yè)務(wù)工作中，檔案管理同樣也發(fā)揮出了重要的核心作用，可以有效提升不同階層經(jīng)營(yíng)決策方案的準(zhǔn)確性，保證辦公室工作的順利進(jìn)行。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要作用

1.為科學(xué)決策提供參考依據(jù)

在當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展背景中，國(guó)有企業(yè)的決策層工作任務(wù)主要包括如下兩個(gè)方面：其一是從客觀的角度入手來(lái)綜合分析單位現(xiàn)階段的運(yùn)行情況;其二是對(duì)未來(lái)的發(fā)展方向展開科學(xué)探討，從而給出相應(yīng)地決策方案。而在辦公室工作中，檔案管理工作可以為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行提供重要的參考信息，以此來(lái)保證經(jīng)營(yíng)決策結(jié)果的可行性與科學(xué)性。在上文中有所提及，檔案資料中全方位的記載了單位在不同發(fā)展歷程中的重要事件，而辦公室工作的主要任務(wù)是為單位內(nèi)的其他部門提供輔助，因此可以與檔案管理工作相輔相成、相互補(bǔ)充。

2.有效提高辦公室工作效率

在事業(yè)單位中，檔案管理工作不僅是行政部門的核心樞紐，同時(shí)在決策部門中也發(fā)揮出了十分關(guān)鍵的指導(dǎo)性作用。檔案管理工作除去要完成基本的任務(wù)內(nèi)容以外，同時(shí)還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行加工，同時(shí)進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的輻射范圍，深入挖掘檔案資源的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。而在辦公室工作中，通過(guò)逐步完善檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)體系，不僅可以促進(jìn)辦公室自動(dòng)化建設(shè)工作的順利落實(shí)，同時(shí)也能夠有效解放人力資源，將基本的文稿修改和起草工作進(jìn)行電子化處理，全面提高工作效率的同時(shí)減少人力資源的成本支出。

3.促進(jìn)單位的良好發(fā)展

在檔案信息中全面且準(zhǔn)確地記錄了單位在不同階段內(nèi)的發(fā)展情況，因此通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案資源的解讀與分析，將幫助單位準(zhǔn)確了解自身的綜合實(shí)力，從而找出更加適合自己的發(fā)展方向。由于辦公室工作的主要任務(wù)是為其他部門提供輔助支持，因此通過(guò)加強(qiáng)檔案信息管理，將為辦公室工作體系的完善提供資源支持。在日后的工作中，檔案管理工作的積極價(jià)值將體現(xiàn)得更加順利，尤其是在制定各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策時(shí)，在檔案資源的幫助下，辦公室工作的輔助作用得以明顯提高。

三、檔案管理在辦公室工作中的應(yīng)用建議

1.協(xié)調(diào)好工作內(nèi)容

通常情況下，事業(yè)單位的檔案整理工作會(huì)在每年的年底或年初開展。但在此時(shí)，辦公室工作也進(jìn)入了十分繁忙的階段，每天的工作任務(wù)包括工作總結(jié)制定、考核方案規(guī)劃、工作計(jì)劃完善等，同時(shí)還需要整合多方資源來(lái)準(zhǔn)備各種類型的材料，以此來(lái)應(yīng)對(duì)即將到來(lái)的各種檢查，保證年度會(huì)議的順利進(jìn)行。針對(duì)這一現(xiàn)象，為了能夠充分發(fā)揮出檔案管理工作的積極作用，則必須要提前協(xié)調(diào)好檔案管理與辦公室工作之間的合作關(guān)系，根據(jù)不同工作內(nèi)容的重要性來(lái)分清主次，規(guī)劃出行之有效地時(shí)間表，進(jìn)一步明確時(shí)限。此外，辦公室領(lǐng)導(dǎo)也要督促工作人員做好時(shí)間規(guī)劃，避免因工作內(nèi)容過(guò)多而出現(xiàn)紕漏，對(duì)后續(xù)步驟的順利進(jìn)行帶來(lái)負(fù)面干擾。需要格外強(qiáng)調(diào)的是，檔案管理工作也要牢牢把握住年底工作總結(jié)的重要時(shí)期，積極整理和歸檔各種資料資源，做好相應(yīng)地查漏補(bǔ)缺工作。在這一階段中，可以更加準(zhǔn)確地排查出檔案管理工作中所存在的不足之處，并及時(shí)做好歸檔處理。整體而言，如果能夠妥善協(xié)調(diào)好檔案管理與辦公室工作之間的關(guān)系，將能夠使得兩者相互促進(jìn)和相互扶持，提高工作效率。

2.合理利用信息技術(shù)，盡快實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公

在當(dāng)前的時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到了檔案管理與辦公室工作中。相比較而言，傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)檔案管理不僅占用了很多的空間，同時(shí)在分類處理上也存在著很高的難度。為此，在日后的檔案管理工作中，需要盡快落實(shí)無(wú)紙化辦公模式，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)全面提高自身的信息技術(shù)水平，需要熟練運(yùn)用各種類型的辦公軟件，同時(shí)將每次會(huì)議的主要內(nèi)容和傳遞出的精神編輯成文字，將其存入到電腦中，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化處理。不難想象，無(wú)紙化辦公具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)，不僅可以幫助單位節(jié)約存放紙質(zhì)檔案的空間，使得檔案資源更加有利于分類、整理、傳輸，而且還可以方便管理者和編輯者在極短的時(shí)間內(nèi)搜索到所需要的檔案資源信息。此外，無(wú)紙化辦公的安全性也更高，檔案管理者不用再擔(dān)心紙質(zhì)檔案被蟲蛀、鼠咬，或者在運(yùn)輸過(guò)程中丟失，管理更加高效。

3.做好檔案分類，注意保密工作

在上文中有所提及，雖然無(wú)紙化檔案管理工作的安全等級(jí)較高，但仍然不能忽視其保密工作。

相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案所面臨的安全威脅在于容易泄露，經(jīng)常會(huì)受到黑客或病毒的攻擊。因此，無(wú)論是檔案管理人員還是辦公室人員，都必須要充分認(rèn)識(shí)到電子文件保密工作的重要性，在日常的工作中需要保持12分警惕，嚴(yán)格做好檔案分類工作。根據(jù)辦公室工作的主要要求來(lái)制定出保密條例，嚴(yán)格遵守相關(guān)條例來(lái)進(jìn)行規(guī)范操作。在辦公的過(guò)程中，對(duì)電腦進(jìn)行斷網(wǎng)處理，尤其是對(duì)保密級(jí)的文件而言，需要進(jìn)行妥善保管。所有辦公室人員都應(yīng)簽訂保密協(xié)議，做到不傳密、不泄密、不賣密。

4.加強(qiáng)日常學(xué)習(xí)

在信息時(shí)代中，各種新型的信息技術(shù)層出不窮，知識(shí)的更新速度也在逐步加快。為了能夠更好地勝任檔案管理辦公室工作，則必須要利用日常時(shí)間來(lái)逐步豐富專業(yè)知識(shí)。每一位檔案管理者都要樹立起應(yīng)有的憂患意識(shí)，除去要不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)水平以外，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，協(xié)調(diào)好日常的檔案管理與辦公室工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前的信息時(shí)代中，務(wù)必要合理平衡好檔案管理與辦公室工作之間的關(guān)系。積極運(yùn)用信息技術(shù)和先進(jìn)的管理的念來(lái)提升檔案資源的應(yīng)用效率，使得辦公室業(yè)務(wù)得以順利開展。

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