新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考

戴放

摘 要：我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的發(fā)展呈穩(wěn)定上升態(tài)勢(shì)，社會(huì)保險(xiǎn)體制越來(lái)越完善，這是深化保險(xiǎn)體制改革給社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，但也對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)提出了更高的要求。參保人數(shù)的大幅度增長(zhǎng)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理任務(wù)增多，管理工作日漸艱巨。為了建立更加優(yōu)質(zhì)的管理方式，提高檔案管理水平，社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)必須充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，將資源檔案管理工作向信息化管理轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)電子化。這需要身處社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的工作人員認(rèn)識(shí)到目前檔案管理工作的不足，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，提出應(yīng)對(duì)方案，早日建立檔案管理信息系統(tǒng)。基于此，本篇文章對(duì)新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考進(jìn)行研究，以供相關(guān)從業(yè)人士參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;

引言

在新形勢(shì)下，進(jìn)行社會(huì)檔案管理的改革創(chuàng)新是很有必要的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理很容易造成檔案丟失，而在保險(xiǎn)工作如果檔案丟失，那么保險(xiǎn)服務(wù)就很難順利進(jìn)行下去，不僅給投保人帶來(lái)困擾，也會(huì)給保險(xiǎn)行業(yè)帶來(lái)一定的沖擊，所以，進(jìn)行檔案管理工作的改革創(chuàng)新就很有必要。社會(huì)保險(xiǎn)管理工作是很?chē)?yán)肅的，需要小心謹(jǐn)慎的去面對(duì)，決不能馬虎大意。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息檔案的整理與錄入似乎就有很多優(yōu)勢(shì)和方便

一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的意義

第一，社會(huì)保險(xiǎn)檔案在維護(hù)參保人員合法權(quán)益上發(fā)揮著憑證的作用。社會(huì)保險(xiǎn)與參保企業(yè)、參保機(jī)關(guān)和參保個(gè)人等密切相關(guān)，規(guī)模極為龐大，事關(guān)國(guó)計(jì)民生。且社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，與多個(gè)環(huán)節(jié)密切相關(guān)，能夠?qū)⒈Ｈ藗€(gè)人信息反映出來(lái)，是參保人繳費(fèi)記錄、保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和待遇享受等的依據(jù)。第二，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，有利于社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。社會(huì)保險(xiǎn)檔案與人民群眾終身利益密切相關(guān)，若是經(jīng)辦單位出現(xiàn)疏忽，將對(duì)參保人切身利益帶來(lái)影響，不利于社會(huì)的和諧與穩(wěn)定?，F(xiàn)在人們保險(xiǎn)意識(shí)不斷增強(qiáng)，參保人數(shù)也日益增多，需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行完善，讓參保企業(yè)與個(gè)人獲得更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理職責(zé)充分發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)的和諧與穩(wěn)定作出積極貢獻(xiàn)。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.基層工作條件較差

主要表現(xiàn)為基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)不健全、人員配備不足、經(jīng)費(fèi)保障困難等。地市一級(jí)的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)仍有相當(dāng)一部分沒(méi)有單獨(dú)設(shè)立檔案管理科室，即使設(shè)立了檔案管理科室，也極少配備擁有檔案管理專(zhuān)業(yè)背景的人員;區(qū)縣一級(jí)的情況更加嚴(yán)峻。此外，基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作中還存在庫(kù)房面積不足，環(huán)境質(zhì)量不高，專(zhuān)用設(shè)備簡(jiǎn)陋不足、更新不及時(shí)，工作制度不健全等問(wèn)題。

2.2社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方式老套，信息化意識(shí)薄弱

社保檔案工作作為黨和國(guó)家檔案事業(yè)的一部分，如果擁有的信息資源非常齊全且豐富，就可以起到為人們服務(wù)的良好作用，不過(guò)不同部門(mén)對(duì)檔案管理的重視程度存在差別，導(dǎo)致該工作還存在一些問(wèn)題。與其他行業(yè)相比，社會(huì)保險(xiǎn)的運(yùn)營(yíng)工作具有一套獨(dú)特的體系。社會(huì)保險(xiǎn)具有獨(dú)特性，是為了保障一部分在生活中遭受損失的人的權(quán)益而衍生的保險(xiǎn)體系。現(xiàn)階段，隨著社保檔案信息的健全和完善，各項(xiàng)缺陷也隨之暴露出來(lái)，難以滿(mǎn)足社會(huì)各方面要求，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方式老套，信息化意識(shí)薄弱，特別是失業(yè)職工退休、特殊工種提前退休等在退休年齡上存在誤差，因此，更大規(guī)模地收集、記錄社保信息，是時(shí)代賦予相關(guān)部門(mén)的責(zé)任。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)社保檔案工作提出了更高的要求，現(xiàn)在的社保檔案工作起到承前啟后的嶄新作用，檔案工作要發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性和積極性，更好地服務(wù)社會(huì)各界。

2.3社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性

由于部分基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性，主要表現(xiàn)在檔案的分類(lèi)整理上：業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)不清，會(huì)給檔案的管理和調(diào)動(dòng)采用造成麻煩，不利于檔案管理效率的提高。此外，檔案分類(lèi)和裝訂工作不完善，還會(huì)導(dǎo)致檔案的遺失，不利于保護(hù)參保人的隱私安全。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的策略

3.1提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作有效性的主要推動(dòng)力，因此要不斷注重提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作有效性的提高。首先，要注重相關(guān)工作人員的選拔工作，通過(guò)選拔一批高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)入到檔案管理工作中來(lái)，推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量的提升。其次，要注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，不斷提高其工作素養(yǎng)，同時(shí)培養(yǎng)其責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化其工作責(zé)任感，以保護(hù)參保人信息安全和合法權(quán)益為工作的出發(fā)點(diǎn)。最后，為激勵(lì)檔案管理人員的工作熱情，社會(huì)保險(xiǎn)單位可以制定適度的激勵(lì)政策，通過(guò)提拔、獎(jiǎng)勵(lì)工作優(yōu)秀人員來(lái)形成行業(yè)內(nèi)的良性競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)氣，有利于提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體工作素養(yǎng)。

3.2全面提升數(shù)據(jù)意識(shí)，深入了解時(shí)代需求

在數(shù)字化、信息化、電子化的時(shí)代，每個(gè)人都是時(shí)代的一朵浪花，如果不能汲取時(shí)代快速前進(jìn)的動(dòng)力，不了解最新的科學(xué)技術(shù)，最終只會(huì)被留在原地，看著時(shí)代浪潮漸行漸遠(yuǎn)。因此，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的管理層必須首當(dāng)其沖，系統(tǒng)學(xué)習(xí)信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性，并制訂相關(guān)方案，系統(tǒng)開(kāi)展信息化建設(shè)。同時(shí)，管理層還要樹(shù)立科學(xué)的管理理念，幫助社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)在時(shí)代的快速變化中穩(wěn)健掌舵，不被互聯(lián)網(wǎng)的浪潮吞沒(méi)。在社會(huì)保險(xiǎn)的實(shí)際工作中，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)將信息化的建設(shè)理念盡可能地落到實(shí)處，充分了解信息化技術(shù)在生活中的各種應(yīng)用，提升自己在面對(duì)信息化挑戰(zhàn)時(shí)的能力。

3.3明確主體，劃清職責(zé)范圍

社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的鏈條很長(zhǎng)，工作環(huán)節(jié)較多，不同的主體負(fù)責(zé)不同環(huán)節(jié)的工作。《管理規(guī)范》明確規(guī)定，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)材料的收集、整理和立卷工作;業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)指導(dǎo)業(yè)務(wù)材料收集、整理和立卷工作，以及業(yè)務(wù)檔案歸檔、保管、鑒定和銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、利用、移交及信息化管理等工作。因此，在社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部，應(yīng)在分清工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，樹(shù)立“人人都是檔案員”的理念，達(dá)成凡經(jīng)辦社保業(yè)務(wù)就有責(zé)任和義務(wù)對(duì)所形成的業(yè)務(wù)材料進(jìn)行收集整理立卷的共識(shí)，調(diào)動(dòng)每一名社保經(jīng)辦工作人員的主動(dòng)性、積極性，讓做好業(yè)務(wù)檔案管理工作成為全體工作人員的自覺(jué)行動(dòng)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在保存、查考與利用等價(jià)值，對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該避免社會(huì)保險(xiǎn)檔案的真實(shí)性與完整性受到影響，讓檔案信息能夠?qū)?dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展情況充分反映出來(lái)。這樣才能發(fā)揮出社會(huì)保險(xiǎn)檔案的作用，為當(dāng)?shù)匕l(fā)展規(guī)劃提供可靠依據(jù)，也有利于促使當(dāng)?shù)厣鐣?huì)保險(xiǎn)體系更加完善，為構(gòu)建和諧社會(huì)作出貢獻(xiàn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要意義，主動(dòng)將崗位職責(zé)履行到位，不斷提高辦事效率與工作質(zhì)量，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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