高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)分析

胡鷹 周建平 譚聰 武濤

摘 要：數(shù)字化檔案建設(shè)是高校檔案管理發(fā)展的新方向，檔案管理又是高校工作的重要組成部分。本文旨在通過(guò)對(duì)高校檔案管理現(xiàn)狀的分析，明確高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義，探求高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略以及提出檔案數(shù)字化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;價(jià)值;策略;風(fēng)險(xiǎn)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，而高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)也成為了信息時(shí)代的必然要求。高校檔案數(shù)字化建設(shè)并非是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)化檔案進(jìn)行電子化處理，它還包括硬件環(huán)境的更新，專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)以及管理制度的創(chuàng)新。檔案管理是高校發(fā)展中的重要元素，提高高校檔案管理工作效率，同時(shí)整合各類(lèi)檔案資源，才能更好地助力高校發(fā)揮人才資源優(yōu)勢(shì)。

一、高校檔案以及其數(shù)字化管理的意義

1.高校檔案

高校檔案就是高等院校在招生、科研、管理等過(guò)程中，所構(gòu)建的與學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)等有關(guān)的文字、圖像類(lèi)記錄。檔案在個(gè)人和公共組織當(dāng)中具有重大意義，高等學(xué)校中的檔案記錄是對(duì)學(xué)校以及和學(xué)校相關(guān)人員重要信息完整性的保護(hù)，檔案是保存這些記錄的工具。盡管檔案管理與文獻(xiàn)管理工作有著相應(yīng)的特點(diǎn)，例如對(duì)信息的錄入、存儲(chǔ)、處理、加工等，但是由于檔案管理工作的自身性質(zhì)，其在高校經(jīng)營(yíng)和管理中具有較強(qiáng)的獨(dú)立性。同時(shí)由于檔案管理的資源積累具有較長(zhǎng)的周期性和具備階段性的特點(diǎn)，所以管理工作對(duì)構(gòu)建檔案的人或者團(tuán)隊(duì)有著一定的依附性。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，高校檔案管理工作迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)，因此要引入有效的信息技術(shù)，重視檔案管理工作的科學(xué)性，現(xiàn)代性以及經(jīng)濟(jì)性，以促進(jìn)高校檔案管理工作的高效開(kāi)展和增強(qiáng)高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展中，企業(yè)或者組織都在適應(yīng)外部環(huán)境的變化，變革管理理念和機(jī)制，從而提升組織效能，增強(qiáng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。高校檔案管理也需要緊跟時(shí)代的步伐，充分利用電子信息技術(shù)，提高工作效率。數(shù)字化檔案管理是把以傳統(tǒng)紙張、錄音帶等為傳播介質(zhì)的原始資料，采用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化的方式制成圖片、聲音、視頻等文件。數(shù)字化檔案管理呈現(xiàn)智能化、高效靈活、安全可靠等特點(diǎn)。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，檔案的收集、錄入、保存、查詢(xún)等環(huán)節(jié)都可以用系統(tǒng)化的軟件完成，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制，從而提高管理效率。無(wú)論遇到怎樣的問(wèn)題，都可以進(jìn)行有效調(diào)整。在技術(shù)方面不會(huì)受到相應(yīng)局限，能夠?qū)Ω鞣矫孢M(jìn)行有效覆蓋。并且相對(duì)于傳統(tǒng)資料的保存，數(shù)字化檔案大大延長(zhǎng)了資料的保存年限，極大提高了珍貴檔案資料的安全性。同時(shí)，數(shù)字化檔案資料可以借助網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)上傳，不僅簡(jiǎn)化了資料查詢(xún)的程序，也擴(kuò)大了資料檢索的范圍，實(shí)現(xiàn)資源共享。依托高校校園網(wǎng)檢索，數(shù)字檔案管理可以創(chuàng)建相關(guān)平臺(tái)，使得學(xué)校各部門(mén)信息互通共享，助力高校發(fā)展。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

1.管理意識(shí)不強(qiáng)

很多學(xué)校不重視檔案管理工作，認(rèn)為人才培養(yǎng)才是重點(diǎn)，對(duì)檔案管理不重視，也不愿意投入大量的人力物力財(cái)力進(jìn)行建設(shè)，有些學(xué)校甚至沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。這導(dǎo)致檔案管理在學(xué)校其他工作中逐漸邊緣化，學(xué)校不重視，管理人員積極性也不高，檔案管理工作分工不明確，管理混亂，不能很好地為學(xué)校和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.管理設(shè)施落后

傳統(tǒng)的檔案管理需要對(duì)大量紙質(zhì)資料進(jìn)行館藏，有的學(xué)校不能提供足夠的空間儲(chǔ)存以致大量資料丟失;有的學(xué)校雖然提供了足夠大的場(chǎng)地，但是由于儲(chǔ)存空間條件有限以致資料損壞。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理儲(chǔ)存工具也十分老舊落后，無(wú)法滿足新時(shí)代檔案管理需求。

3.管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不夠

很多院校檔案管理人員并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)經(jīng)歷，到崗前也沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，只憑經(jīng)驗(yàn)做事。這導(dǎo)致檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理的系統(tǒng)認(rèn)知，并且在檔案管理工作中缺乏有效的工作手段?？傮w來(lái)說(shuō)，院校檔案管理人員缺乏一定的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，尤其在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中缺乏信息專(zhuān)業(yè)技能，很難展開(kāi)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作。

4.管理模式老舊

很多院校依舊沿襲了傳統(tǒng)檔案管理模式，對(duì)資料進(jìn)行紙質(zhì)記錄以及存儲(chǔ)。這種模式效率比較低下，管理工作依舊停留在固有的工作狀態(tài)，很難對(duì)工作中的錯(cuò)誤進(jìn)行更正。很顯然，傳統(tǒng)模式已經(jīng)很難適應(yīng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

三、高校檔案數(shù)字化管理策略

1.增強(qiáng)數(shù)字化管理意識(shí)

院校要認(rèn)識(shí)到檔案管理是院校工作十分重要的一部分，其承載了學(xué)校十分珍貴的歷史人才資料，也是學(xué)校資源以及服務(wù)的一部分。學(xué)校要認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義和價(jià)值，投入物力人力打造專(zhuān)業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)要認(rèn)識(shí)到時(shí)代的發(fā)展，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化的變革，完善檔案管理工作。對(duì)于檔案管理人員，也要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性和工作的價(jià)值，增強(qiáng)管理意識(shí)，以更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。同時(shí)也要轉(zhuǎn)變管理思想，樹(shù)立數(shù)字化管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

2.完善數(shù)字化管理設(shè)施

完善數(shù)字化管理設(shè)施是高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，即構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)。其主要內(nèi)容就是購(gòu)入硬件設(shè)備，構(gòu)建軟件系統(tǒng)以及后期軟件的不斷升級(jí)開(kāi)發(fā)維護(hù)。首先要購(gòu)置基本的硬件設(shè)備，主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、路由器、存儲(chǔ)器、數(shù)字管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)以及掃描儀、打印機(jī)等設(shè)施。而軟件就是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分應(yīng)用，構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的資源實(shí)施管理，顯著提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。同時(shí)在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，調(diào)度安全系統(tǒng)維護(hù)檔案資料的安全，不斷開(kāi)發(fā)升級(jí)軟件，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理服務(wù)。

3.打造數(shù)字化專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍

高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)管理人員素質(zhì)提出了更高的要求。一方面，要對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，指導(dǎo)工作人員不斷提高自身業(yè)務(wù)技能，以保證其能夠靈活運(yùn)用管理軟件進(jìn)行檔案的收集、編碼、分類(lèi)、歸檔等操作，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，更好地適應(yīng)新的管理工作，從而提高數(shù)字化檔案管理的效率。另一方面，要引進(jìn)信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化管理人才，尤其是培養(yǎng)復(fù)合型管理人才，打造專(zhuān)業(yè)化人才建設(shè)隊(duì)伍，為檔案工作數(shù)字化建設(shè)高效持續(xù)發(fā)展提供充足的人才儲(chǔ)備。

4.更新數(shù)字化管理模式

制度是高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利推進(jìn)的保證。信息時(shí)代，技術(shù)倒推管理模式的變革以及新系統(tǒng)的建立。高校在完善數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，首先要根據(jù)檔案管理辦法，制定完善的檔案管理原則，建立新的檔案管理系統(tǒng)，以此更新數(shù)字化管理模式，指導(dǎo)檔案工作數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

四、高校檔案數(shù)字化管理風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)今社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及運(yùn)用導(dǎo)致信息傳遞數(shù)量爆發(fā)式增長(zhǎng)，在推動(dòng)社會(huì)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展同時(shí)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也成為各界的關(guān)注熱點(diǎn)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)也面臨著數(shù)據(jù)安全挑戰(zhàn)。例如，數(shù)字檔案館計(jì)算機(jī)外設(shè)端口是信息泄露的途徑之一，一些檔案館缺乏相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)被任意使用的各類(lèi) U 盤(pán)、光驅(qū)讀取下載數(shù)據(jù)，有的主機(jī)連接打印機(jī)，這些外設(shè)端口頻繁使用很容易造成檔案館信息數(shù)據(jù)外泄。其次，檔案管理內(nèi)部也存在泄密隱患，這需要相關(guān)管理人員培養(yǎng)信息安全意識(shí)。同時(shí)也需要相關(guān)管理細(xì)則保障數(shù)字信息的安全。總之，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息安全管理，需要建立一套完備的保障體系，在實(shí)施過(guò)程中，要從安全性提升、數(shù)據(jù)讀取安全、制定規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、人才培養(yǎng)、信息備份等方面進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建。高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，既給高校檔案管理工作帶來(lái)了全新的改變，也面臨著新技術(shù)帶來(lái)的安全隱患。

結(jié)論

總之，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是新世紀(jì)高校檔案發(fā)展的方向。當(dāng)今院校的檔案管理仍存在很多不足，需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，積極探索解決策略，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)踐中發(fā)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)，助力高校發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李婷.高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化問(wèn)題探析[J].工作指導(dǎo).2020（4）：157-158.

[2]黃曉娜.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)分析[J].蘭臺(tái)世界.2019（11）：71-72.

[3]王卓.大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案館信息安全保障體系研究[J].蘭臺(tái)世界.2019（1）：54-55.

作者簡(jiǎn)介：

胡鷹，女，重慶人，（1969.10）漢族，本科，職員，研究方向檔案信息管理。

周建平，男，重慶人，（1975）漢族，碩士，工程師，研究方向，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。

譚聰，男，重慶人，（1983）漢族，本科，職員，研究方向檔案管理。

武濤，女，重慶人（1971）漢族，專(zhuān)科，館員，研究方向圖書(shū)資料管理。

（重慶科技學(xué)院? 重慶? 401331 ）