加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

周怡

隨著數(shù)字信息化時代的發(fā)展，數(shù)字化的技術(shù)已經(jīng)廣泛的實施在各大領(lǐng)域當(dāng)中，這也成為一個國家知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要標(biāo)志和建設(shè)信息化社會的基礎(chǔ)。在數(shù)字化統(tǒng)領(lǐng)的時代下，大量的數(shù)字文化產(chǎn)生，其中檔案數(shù)字化管理也引起了大家的關(guān)注和重視，檔案信息的數(shù)字化就是對檔案信息建設(shè)具有十分重要的意義。

信息技術(shù)的革新帶動各行各業(yè)發(fā)展，為大家?guī)砗芏啾憷?。其中檔案信息的數(shù)字化，不僅改變了信息量巨大且枯燥的工作量，而且很大方面促進(jìn)了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理人員的管理水平。但是，檔案數(shù)字化工作同時也帶來了很多的不便，例如工作方式的轉(zhuǎn)變讓員工們無從下手，據(jù)此提出幾點(diǎn)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)措施。

1.提高檔案管理業(yè)務(wù)人員的數(shù)字化檔案管理意識和管理水平

作為檔案管理的工作人員，必須要提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在枯燥的工作中保持一顆高度的責(zé)任心，同時積極參與有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)。他們不僅要知道檔案管理環(huán)節(jié)中的各種實際操作，還要明白在進(jìn)行檔案信息化管理時會遇到的各種困難，積極克服，力求更高的管理業(yè)務(wù)水平。其次還要引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)人才，讓他們傳授當(dāng)代檔案管理的專業(yè)知識以及需要的計算機(jī)知識，讓普通員工也知道該如何更規(guī)范的管理檔案、用更具有現(xiàn)代技術(shù)的數(shù)字化管理進(jìn)行自我提升。

2.對檔案使用者也需進(jìn)行相關(guān)講解

檔案數(shù)字化其實也就是檔案信息共享化的必然條件，應(yīng)對的是一群需要獲取檔案相關(guān)文檔的用戶，然而，他們的如何使用卻成了問題。現(xiàn)如今，我們使用電子環(huán)境下的信息共享，就需要給用戶提供操作環(huán)境以及操作流程的講解，可以進(jìn)行知識問答以及講座等形式讓使用檔案需求量大的一些用戶懂得如何查找應(yīng)用。

3.規(guī)范數(shù)字化文件歸檔制度

無規(guī)矩不成方圓，在現(xiàn)代化的制度下，各種電子文檔越來越多，很多部門卻沒有歸檔意識。在電子文檔轉(zhuǎn)為紙質(zhì)文檔后，因忽略或者遺失文檔而損失的成本，增加了檔案數(shù)字化建設(shè)實施的困難。我們不能讓成本增高，所以，對于檔案管理人員，更需加強(qiáng)紙質(zhì)文檔，電子文檔的收集，分類和歸檔，只有他們嚴(yán)格遵守歸檔制度，才能給大家?guī)砀憬莸奈募檎夷Ｊ健?/p>

4.有目的有重點(diǎn)的建立好數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)階段案檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看還處于過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵性在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。然而，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫是一項長期且艱巨的任務(wù)，要從整體到個體循序漸進(jìn)的進(jìn)行。要將單一庫完善成系統(tǒng)庫，將綜合數(shù)據(jù)庫完善，進(jìn)一步吸收合并單位檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而形成一個龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。這樣的數(shù)據(jù)群能使自動化系統(tǒng)效率進(jìn)一步的提高。

（張家港市公安局）