電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展

王桂新

摘 要：電子檔案與紙質(zhì)檔案都有著自身的優(yōu)勢與不足，在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，為了有效增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效融合，充分強(qiáng)調(diào)對兩者的整合利用與共存發(fā)展，有效推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。 本文通過介紹當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案存在的不足與優(yōu)勢，有效提出了新時(shí)代背景下電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案存在的不足與優(yōu)勢

（一）電子檔案的不足與優(yōu)勢

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)的不斷發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，對人們的生活、學(xué)習(xí)與工作帶來了諸多的便利。在檔案管理工作中，電子檔案為工作人員以及檔案使用者省去了很多操作步驟與不必要的麻煩，更加有利于檔案管理人員對信息數(shù)據(jù)的采集、歸納、整合、總結(jié)與開發(fā)利用。 在電子檔案中只需要一塊小小的硬盤就可以將巨大的檔案信息量集中在一起，大大節(jié)省了存儲空間，為人們使用信息、更改信息以及共享信息帶來了便利。 但是互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的應(yīng)用同時(shí)還帶了許多弊端，黑客、病毒等不良因素都會(huì)對檔案信息造成一定的安全威脅，對電子的檔案法律保護(hù)得不到足夠保障。

（二）紙質(zhì)檔案的不足與優(yōu)勢

我國現(xiàn)有的大部分檔案都是以紙質(zhì)檔案的形式來體現(xiàn)的。這種傳統(tǒng)的檔案構(gòu)成結(jié)構(gòu)不僅是對前人偉大成就的一種肯定與認(rèn)可，更多的是對人生價(jià)值的體現(xiàn)，對未來發(fā)展的期望與重托。 由于紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)為我國的優(yōu)秀傳統(tǒng)以及偉大成就實(shí)現(xiàn)了傳承與發(fā)展，是較為珍貴的一種信息資源。 紙質(zhì)檔案作為一種長時(shí)間流傳下來的檔案存儲形式，主要是通過收集各種有效信息再交由相關(guān)的管理部門進(jìn)行信息資源的歸納、整合與利用，為當(dāng)代人們的資源借鑒提供的寶貴且豐富的信息支持。 紙質(zhì)檔案在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展中以一種特殊的方式保留，具有眾多的應(yīng)用優(yōu)勢與存儲價(jià)值，能夠較為簡單且直接的展現(xiàn)檔案信息，并且不容易被模仿與銷毀，能夠有效保證其記錄的穩(wěn)定性與合法性。 但是，由于年代久遠(yuǎn)，檔案信息的工程量不斷增多，想要留住每一份珍貴信息資源是需要占據(jù)很大的存儲空間與場地，并且不利于環(huán)境的保護(hù)。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展的對策分析

（一）加強(qiáng)對檔案管理的人才模式創(chuàng)新，有效提升整體檔案管理水平的提升

隨著當(dāng)前社會(huì)各方面的快速發(fā)展，檔案管理的工作量與難度也在不斷增加，這在無形當(dāng)中就對檔案管理的工作人員提出了更高標(biāo)準(zhǔn)。 為了順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢，有效提升電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際整合利用與共存發(fā)展，需要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平培養(yǎng)與教育，增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任心與服務(wù)意識，有效提升檔案管理人員的專業(yè)技能水平、管理業(yè)務(wù)能力以及綜合素養(yǎng)，為推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。 在具體的執(zhí)行過程中，檔案管理部門需要從以下幾個(gè)方面入手。 首先，檔案管理部門要積極創(chuàng)建一支實(shí)用性強(qiáng)、綜合能力高的檔案管理團(tuán)隊(duì)，重視管理工作人員的個(gè)性化差異，根據(jù)不同人才的個(gè)性化特征以及突出優(yōu)勢進(jìn)行不同形式、不同內(nèi)容的培訓(xùn)，最大程度地挖掘檔案管理人員的工作潛力，讓工作能夠快速的了解與掌握檔案管理的工作技巧，有效保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率的提升;其次，在檔案管理部門內(nèi)部制定有效的檔案管理人員績效考核機(jī)制。 定期考核有關(guān)檔案管理人員對電子檔案信息的錄入與補(bǔ)充完成情況。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)的采取科學(xué)有效的辦法進(jìn)行解決，并且對工作方法進(jìn)行有效完善與優(yōu)化，以避免因檔案管理工作人員的疏忽與實(shí)物不符，而造成檔案信息錄入發(fā)生二次失誤，進(jìn)而不斷提升檔案管理工作的完整性、準(zhǔn)確性與安全性;最后，積極引進(jìn)與開發(fā)先進(jìn)、科學(xué)的檔案人才管理的模式創(chuàng)新 。

（二）及時(shí)更新檔案管理理論信息，保證檔案信息與實(shí)際相符合

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的更新?lián)Q代，檔案管理工作中對計(jì)算機(jī)多媒體的應(yīng)用已經(jīng)呈現(xiàn)出普遍化的趨勢。 電子化信息時(shí)代的到來，使得電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。在新時(shí)代社會(huì)背景的推動(dòng)下，檔案管理工作人員要想提升工作質(zhì)量， 保證檔案管理工作的實(shí)效性與準(zhǔn)確性，就需要對當(dāng)前的檔案管理理論進(jìn)行實(shí)時(shí)更新， 緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，有效構(gòu)建與更新電子檔案數(shù)據(jù)庫，有效保證檔案信息與實(shí)際理論要求相符合， 一方面能夠有利于對檔案變更信息的實(shí)時(shí)更新，另一方面更有利于人們對檔案信息的查詢與搜索。 另外，在開展這項(xiàng)工作的過程中一定要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案有效結(jié)合的形式進(jìn)行，以紙質(zhì)檔案存底，以電子檔案為便利途徑，有效提升檔案管理工作的實(shí)效性與規(guī)范化。 只有這樣，才能夠有效實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最大化，進(jìn)而為電子檔案信息錄入的準(zhǔn)確性、完整性以及可靠性提供堅(jiān)實(shí)的保障，有效推動(dòng)著檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（三）增強(qiáng)對檔案管理工作中檔案保管設(shè)施的調(diào)整力度

在檔案管理工作中，會(huì)因?yàn)闄n案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)或者檔案管理模式滯后而造成工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)形形色色的問題。 與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案在工作形式與管理模式上都存在著較大的差異，為了有效解決這些問題，最大限度地增強(qiáng)檔案管理工作的有效性，提高檔案管理工作的工作效率，需要加強(qiáng)對檔案管理工作中檔案保管設(shè)施的調(diào)整力度。 通常情況下，檔案在存放的過程中對存放空間場地的要求較高。若保管檔案的場地設(shè)施存在問題，勢必會(huì)影響檔案工作的完成效率與工作質(zhì)量。 比如，一些紙質(zhì)檔案由于保存的時(shí)間較為長久，容易發(fā)生破損與內(nèi)容缺失或者章節(jié)遺漏的情況發(fā)生。 由于這些潛在不安全因素存在，檔案管理人員需要適當(dāng)?shù)膶n案保管設(shè)施進(jìn)行調(diào)整?，F(xiàn)階段，對著電子化信息時(shí)代的發(fā)展，電子檔案在進(jìn)行檔案歸檔、保管工作時(shí)，通常采用硬盤、磁盤等媒介對檔案信息進(jìn)行存儲，這種形式很大程度上改善了以往因存儲場地與設(shè)備不完善而造成的檔案存放雜亂、檔案丟失、遺漏等問題，大大提升的檔案管理的工作效率。 另外，建立電子檔案管理信息庫，能夠最大限度地增強(qiáng)檔案工作的完成率，使檔案管理工作更加具備便利性與時(shí)效性，并在此基礎(chǔ)上增強(qiáng)了檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。 最后，值得注意的是，檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)與引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與思想，有效對計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化與完善， 充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)在電子檔案管理工作中的實(shí)際效用與應(yīng)用價(jià)值，提升檔案管理工作人員對計(jì)算機(jī)運(yùn)用技巧的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)力度， 以此來提高電子檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程與發(fā)展進(jìn)而不斷推動(dòng)電子信息檔案管理工作的穩(wěn)定持續(xù)深化發(fā)展。

（四）不斷建立健全完善的檔案管理體系

為了更好地促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的相互融合與共同發(fā)展，需要充分了解與掌握電子檔案和紙質(zhì)檔案工作中存在的差異性， 盡最大的努力去完善檔案管理工作體系與管理機(jī)制，有效明確管理工作中檔案信息以及相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容與工作環(huán)節(jié)， 增強(qiáng)對檔案資料保管、檔案信息的備份、檔案書籍資料的借閱以及檔案信息的查閱與搜索等工作重視程度， 有效提升檔案管理工作的實(shí)效性與準(zhǔn)確性，進(jìn)而不斷增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)管理水平與綜合能力。

結(jié)語：綜上所述，在當(dāng)前信息化社會(huì)，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的完美整合與共存發(fā)展， 必須要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，有效創(chuàng)新與更新檔案管理的工作內(nèi)容與工作模式， 將紙質(zhì)檔案的工作內(nèi)容有效貫穿到電子檔案管理工作中，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢與應(yīng)用價(jià)值， 有效促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量與效率提升，為檔案管理事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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