產(chǎn)品檔案歸檔若干問(wèn)題與對(duì)策

黃雪春 霍妙琪

（廣船國(guó)際技術(shù)中心）

0 前言

產(chǎn)品檔案是指在產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和售后服務(wù)等階段中形成具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是當(dāng)前公司檔案管理的主要項(xiàng)目。產(chǎn)品檔案的歸檔工作是產(chǎn)品檔案管理工作的起點(diǎn)，是產(chǎn)品檔案管理的重要環(huán)節(jié)。產(chǎn)品文件材料的歸檔是各項(xiàng)工作運(yùn)行結(jié)果的憑據(jù)，關(guān)系到產(chǎn)品檔案的完整、齊全，是今后新產(chǎn)品工作開(kāi)展的參考，也是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一筆寶貴財(cái)富。由于在公司產(chǎn)能搬遷及生態(tài)重建過(guò)程中，各部門之間的分分合合，相關(guān)人員的頻繁更換，使得產(chǎn)品檔案在歸檔中暴露了種種問(wèn)題，歸檔工作更加難以操作。

1 產(chǎn)品檔案歸檔存在的問(wèn)題

1.1 產(chǎn)品檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)

由于對(duì)產(chǎn)品檔案的重視不夠，對(duì)產(chǎn)品檔案歸檔重要性認(rèn)識(shí)不足，常常是檔案管理員整天催歸檔，文件材料形成的責(zé)任部門或個(gè)人卻把歸檔放在次要事項(xiàng)。另外，部分部門沒(méi)有專門的資料員或?qū)Ｂ毜臋n案員負(fù)責(zé)收集歸檔，造成部分檔案丟失、殘缺不全，或者散落在各部門中，難以收集歸檔。還有就是部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的歸檔不夠重視，落實(shí)不到位，在產(chǎn)品項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就缺乏歸檔的計(jì)劃性，影響了后續(xù)歸檔的正常開(kāi)展。

1.2 產(chǎn)品檔案的歸檔制度執(zhí)行力不夠

公司產(chǎn)品檔案管理有一整套的管理制度，按照制度要求的歸檔范圍、歸檔要求和歸檔時(shí)間，所歸檔的文件紙質(zhì)材料等必須是完整的、準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的。但是在實(shí)際歸檔工作中，這些制度執(zhí)行力不夠，問(wèn)題比較嚴(yán)重。例如，在歸檔的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有些部門想歸檔就歸檔，有部分文件丟失了就不歸檔或者用復(fù)印件不做處理就歸檔。有些使用者覺(jué)得歸檔后，想要借閱檔案還要過(guò)來(lái)辦理手續(xù)，為省卻麻煩就把產(chǎn)品文件材料長(zhǎng)期保留在自己手中，導(dǎo)致產(chǎn)品文件材料歸檔不及時(shí)，造成產(chǎn)品檔案歸檔不完整，比如產(chǎn)品檔案在查找利用時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)規(guī)格書、設(shè)備明細(xì)表等重要文件查找不到，最后發(fā)現(xiàn)這些文件均沒(méi)有歸檔。

1.3 產(chǎn)品檔案歸檔工作職責(zé)不明確

近兩年來(lái)，公司開(kāi)始重視規(guī)章制度的執(zhí)行力，產(chǎn)品檔案的收集歸檔工作有了明顯的改觀。但因部門之間的分分合合，人員的頻繁變動(dòng)及新老員工更替等原因，給收集歸檔工作增加了較大難度。往往檔案管理部門以各種方式催歸檔時(shí)，各部門出現(xiàn)了互相推諉的現(xiàn)象，而業(yè)務(wù)歸口管理部門對(duì)相關(guān)部門不及時(shí)歸檔又沒(méi)有嚴(yán)格加以考核，從而影響了產(chǎn)品檔案的完整性，不利于后期開(kāi)發(fā)利用。

2 產(chǎn)品檔案歸檔問(wèn)題的對(duì)策

產(chǎn)品檔案見(jiàn)證了公司的發(fā)展歷史，有些產(chǎn)品檔案可對(duì)日后的投標(biāo)、指導(dǎo)新產(chǎn)品項(xiàng)目的生產(chǎn)設(shè)計(jì)、維修、相關(guān)文件編輯、參考利用等方面提供極為有力可靠的依據(jù)和憑證。對(duì)于收集歸檔這一重要環(huán)節(jié)，針對(duì)以上問(wèn)題，提出若干對(duì)策。

2.1 提高全員收集歸檔意識(shí)，是歸檔工作質(zhì)量提升的重要抓手

產(chǎn)品項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)產(chǎn)品項(xiàng)目進(jìn)行組織管理時(shí)，應(yīng)明確工作職責(zé)，在產(chǎn)品項(xiàng)目工作計(jì)劃中要同時(shí)做好產(chǎn)品檔案的收集歸檔計(jì)劃，盡早樹(shù)立員工的歸檔意識(shí)。項(xiàng)目組成員應(yīng)時(shí)時(shí)注意收集和歸檔文件材料，充分認(rèn)識(shí)到如果讓一些有價(jià)值的文件材料無(wú)端消失，則產(chǎn)品項(xiàng)目就不會(huì)有完整的檔案，將對(duì)現(xiàn)有工作造成損失，更有可能對(duì)以后參考利用工作造成更大的損失。同時(shí)，產(chǎn)品項(xiàng)目組應(yīng)加強(qiáng)與檔案管理部門的聯(lián)系，盡早對(duì)產(chǎn)品項(xiàng)目收集歸檔進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。平時(shí)檔案管理員在為檔案利用者提供利用服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)有針對(duì)性地加強(qiáng)對(duì)其宣傳歸檔的重要性，當(dāng)利用者迫切需要一份產(chǎn)品檔案而得到充分滿足后，會(huì)更容易接受理解檔案歸檔的重要性，感觸會(huì)更深刻，今后也會(huì)更加支持檔案部門工作。

2.2 嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)，是歸檔工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)

切實(shí)加強(qiáng)過(guò)程控制，做到有章可循。各部門應(yīng)根據(jù)公司檔案部門制定的《檔案綜合管理規(guī)定》《產(chǎn)品檔案管理規(guī)定》《技術(shù)中心船舶產(chǎn)品技術(shù)文件歸檔》等規(guī)定來(lái)執(zhí)行，明確各部門分工及職責(zé)，明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間，及時(shí)收集歸檔。制度的生命力在于執(zhí)行，各部門應(yīng)定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行，檔案部門應(yīng)對(duì)各部門執(zhí)行規(guī)章制度的情況通過(guò)歸口管理部門進(jìn)行考核。

2.3 建立健全實(shí)用的檔案工作網(wǎng)絡(luò)

檔案工作網(wǎng)絡(luò)包括產(chǎn)品項(xiàng)目檔案主要負(fù)責(zé)人，各職能部門檔案負(fù)責(zé)人及專兼職檔案員（以下簡(jiǎn)稱檔案聯(lián)絡(luò)員）。檔案聯(lián)絡(luò)員在檔案工作網(wǎng)絡(luò)中的作用是最重要的。在每個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目開(kāi)工前，各職能部門應(yīng)選定一個(gè)檔案聯(lián)絡(luò)員，這些檔案聯(lián)絡(luò)員必須是充分接觸本項(xiàng)目生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的人員。產(chǎn)品項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人應(yīng)充分發(fā)揮檔案聯(lián)絡(luò)員的優(yōu)勢(shì)，最大限度的調(diào)動(dòng)檔案聯(lián)絡(luò)員的收集歸檔的積極性，使他們能處理好自己的業(yè)務(wù)工作的同時(shí)也做好產(chǎn)品文件材料的收集歸檔工作，以彌補(bǔ)檔案人員活動(dòng)范圍和知識(shí)范圍的不足，更好地做好產(chǎn)品檔案收集歸檔工作。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品檔案線上歸檔

面對(duì)信息技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，電子檔案開(kāi)始逐漸代替紙質(zhì)檔案，雙套制逐漸變成單套制。按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定，通過(guò)建章立制、規(guī)范流程、技術(shù)升級(jí)等系列工作，產(chǎn)品文件材料可實(shí)行在線歸檔和電子檔案管理，待條件成熟后全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。根據(jù)這一要求，公司現(xiàn)有或?qū)⒁_(kāi)發(fā)的各信息系統(tǒng)應(yīng)配置生成電子文件自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口，公司檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接。

在電子文件收集階段，可將各部門產(chǎn)品業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子文件，分門別類（如船舶產(chǎn)品、非船舶產(chǎn)品等）、自動(dòng)化地、批量推送到電子文檔平臺(tái)，由相關(guān)部門在該平臺(tái)進(jìn)行整理。相關(guān)部門可在電子文檔平臺(tái)上進(jìn)行審核接收或拒絕接收，亦可退回上一個(gè)環(huán)節(jié)。審核通過(guò)的電子文件，可在電子文檔平臺(tái)上完善名稱、屬性、文件排列等內(nèi)容，鑒定是否可以歸檔，向公司檔案管理部門申請(qǐng)辦理電子文檔的移交。檔案管理員可在檔案管理系統(tǒng)“數(shù)據(jù)審核”模塊那進(jìn)行審核后，登記審核情況及必要的信息后接收電子文檔。為了實(shí)現(xiàn)全面信息化的目的，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供多種與外部系統(tǒng)（例如OA、PDM 等）的數(shù)據(jù)同步接口，所有同步到檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都臨時(shí)存放在數(shù)據(jù)審核模塊，為保證檔案數(shù)據(jù)的有效性和安全性，只有通過(guò)審核的文件材料才能進(jìn)入檔案庫(kù)中。

公司檔案管理部門接收文件材料后，在文件材料預(yù)組卷階段，檔案管理員可結(jié)合檔案管理系統(tǒng)“數(shù)據(jù)審核”模塊進(jìn)行虛擬預(yù)組卷（如記錄件號(hào)，不編檔號(hào)，利用件號(hào)聯(lián)系電子文件及實(shí)物文件；建立文件夾對(duì)電子文件實(shí)施預(yù)組卷，并根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整預(yù)組卷，實(shí)物定期調(diào)整）。最后將處于數(shù)據(jù)審核庫(kù)區(qū)域內(nèi)已經(jīng)具備歸檔條件的檔案目錄，檔案管理員可以將數(shù)據(jù)移交到檔案歸檔庫(kù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

就產(chǎn)品檔案歸檔問(wèn)題筆者提出了若干對(duì)策，在公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，各部門已開(kāi)始嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，通過(guò)健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)歸口管理部門進(jìn)行績(jī)效考核，歸檔問(wèn)題已大為改善，員工歸檔意識(shí)也有所提高，由原來(lái)被動(dòng)歸檔，到現(xiàn)在有部分相關(guān)部門能主動(dòng)打電話過(guò)來(lái)咨詢歸檔有關(guān)事項(xiàng)并積極歸檔，同時(shí)，每個(gè)項(xiàng)目從完工歸檔發(fā)起到歸檔結(jié)束，歸檔周期有所提前。

產(chǎn)品檔案的歸檔工作，是產(chǎn)品檔案管理的首要環(huán)節(jié)，它貫穿于產(chǎn)品檔案管理的始終。產(chǎn)品檔案在歸檔過(guò)程中，需要相關(guān)部門和人員的配合，通過(guò)不斷的探索，在工作實(shí)踐中找到更加有效的方法。