協(xié)同辦公在那佳—南慶隧洞工程中的應(yīng)用

朱振華，廖承浩

（浙江省第一水電建設(shè)集團股份有限公司，杭州 310000）

1 概述

浙江省第一水電建設(shè)集團股份有限公司承建的廣西左江治旱馱英水庫及灌區(qū)工程總干渠那佳—南慶隧洞工程Ⅰ標(biāo)段主洞長7870 m，明渠段長287 m。項目部設(shè)置在崠橋工區(qū)，項目部到那佳工區(qū)和崠樣工區(qū)之間的交通距離均為16 km。本工程屬于典型的點多面廣線長的工程，由于各工區(qū)之間距離較長，且穿越的村莊較多，從一個作業(yè)面至另一個作業(yè)面行車時間少則半個小時，多則一個小時。施工現(xiàn)場管理人員和項目部之間主要靠電話或?qū)崟r微信聯(lián)系。月底制作工資表和進行班組結(jié)算時，項目部通知各個作業(yè)面的現(xiàn)場管理人員向項目部報送考勤編制和工資、進度、消耗材料用量等。由于作業(yè)面較多且距離較遠，報送的時效性較差，且報送過來的單據(jù)均為現(xiàn)場管理人員手寫，匯集到項目部的材料，需要反復(fù)詢問核對。為了提高項目部的管理效率，減少工區(qū)和項目部之間的紙質(zhì)文件報送頻次，同時也為了能更加有效的搜集現(xiàn)場資料。2019年9月項目部通過研究決定，將協(xié)同辦公引入到工程管理中，提高信息搜集的時效性和便捷性，以達到資源共享、信息在線編輯實現(xiàn)協(xié)同辦公的目的。徹底改變項目部內(nèi)部信息不對等，溝通不及時的現(xiàn)狀。由于施工現(xiàn)場沒有寬帶網(wǎng)絡(luò)，充分利用現(xiàn)場管理人員的智能手機進行辦公成為唯一可供選擇的方式。經(jīng)過項目部人員的探索和實踐終于找到了解決問題的方法。

2 協(xié)同辦公

2.1 云盤存儲

現(xiàn)場管理人員在工作過程中會拍攝很多現(xiàn)場照片，但是有限的手機內(nèi)存為現(xiàn)場施工管理人員帶來了不小的困擾，為解決照片占用手機內(nèi)存的問題，項目部申請了天翼云盤賬號，所申請云盤賬號的容量為10T。該賬號為公共賬號，項目部所有管理及辦公人員在手機上下載安裝天翼云盤APP，登錄項目部申請的公共賬號，云盤管理人員建立本項目專用文件夾，并分工區(qū)和事項建立分級文件夾。一級文件夾為：崠橋工區(qū)、崠樣工區(qū)、那佳工區(qū)、各級安全檢查、會議照片、管理人員個人文件夾等，在一級文件夾內(nèi)建立二級文件夾，如崠橋工區(qū)的二級文件夾有：速凝劑進場照片，石子進場照片，砂進場照片、水泥進場照片、鋼材進場照片、試驗檢測照片、工序驗收照片、抽排水照片等。在每個二級文件夾內(nèi)根據(jù)月份或工程部位等建立三級文件夾，根據(jù)需要在三級文件夾內(nèi)建立四級文件夾。管理人員可以隨時將自己工作中拍攝的照片上傳到相應(yīng)的文件夾中，供項目部所有人員共享。這就方便了項目部搜集各種影像資料，天翼云盤還可以保存工程施工過程中的所有文檔，以及將來的竣工資料。天翼云盤的應(yīng)用有效解決了現(xiàn)場人員因手機內(nèi)存不足不斷刪除手機中工程照片造成前期照片丟失的問題。即便多年以后還可以隨時在云盤找到工程的相關(guān)資料。極大地提高了工程資料的完整性、安全性和持久性。

2.2 TIM協(xié)同辦公平臺

天翼云盤有強大的信息共享和儲存功能，能提高工程資料的完整性、安全性和持久性，但不能滿足施工現(xiàn)場管理人員在線文字編輯、資料填報等的辦公要求。為了彌補天翼云盤在協(xié)同辦公上的缺陷，項目部希望能找到可以在線辦公的平臺，但是功能強大的在線辦公平臺都是針對企業(yè)提供的付費服務(wù)，對于一個工程項目來說顯得沒有必要。在經(jīng)過多個平臺和云服務(wù)的對比篩選后，項目部最終選定了騰訊公司的TIM 協(xié)同辦公平臺，項目部TIM協(xié)同辦公管理人員申請有100 G 的永久免費容量，在平臺內(nèi)建立本項目的文件夾，并根據(jù)需要建立崠橋工區(qū)、崠樣工區(qū)、那佳工區(qū)等一級文件夾，在一級文件夾內(nèi)上傳用電腦編輯好的EXCEL文檔，如材料進場臺賬、材料消耗臺賬、爆破進度臺賬、考勤表等EXCEL表格。

所有管理人員和TIM 協(xié)同辦公管理人員為QQ好友即可，各自在手機上下載TIM移動端APP，登錄QQ 賬號，可以簡單的把TIM 說成是QQ 的辦公版本，TIM 可以在線聊天、語音、發(fā)送文件等，QQ 的實時通訊功能TIM都具備。TIM協(xié)同辦公管理人員根據(jù)需要將每個EXCEL 表格對相應(yīng)的人員設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，以崠橋工區(qū)爆破進度臺賬為例，兩個現(xiàn)場管理人員具有編輯權(quán)，項目部其他人員和主管本項目的公司領(lǐng)導(dǎo)具有查看權(quán)限，沒有設(shè)置權(quán)限的好友不能查看和編輯文檔，這樣保證了資料的安全性，避免有人誤刪數(shù)據(jù)等內(nèi)容?，F(xiàn)場管理人員通過手機在TIM平臺編輯錄入每天的進尺樁號，項目部所有人員和公司主管領(lǐng)導(dǎo)可以實時查看現(xiàn)場進度情況，這樣實現(xiàn)了施工現(xiàn)場和項目部辦公室之間的信息同步，減少的項目部各管理部門和人員之間報送環(huán)節(jié)，也減少了項目部向公司主管領(lǐng)導(dǎo)的實時匯報工作，真正實現(xiàn)了公司、項目部和施工現(xiàn)場三級信息同步，極大地提高了信息流通的時效性，提高了本項目的辦公效率。

由于手機的屏幕較小，表格較大，為有效解決編輯過程中的表格定位問題，TIM 協(xié)同辦公管理人員將EXCEL表格表頭和時間列進行窗格凍結(jié)，無論界面如何移動，表頭和時間列始終顯示在手機界面，這就輕松地解決了填報表格時的表格定位問題。在使用TIM平臺的時候，項目部將復(fù)雜的表格在計算機上編輯完成，然后傳至TIM 平臺，施工現(xiàn)場管理人員只需在手機端填寫簡單的數(shù)據(jù)即可。通過計算機、EXCEL表格的強大編輯功能和TIM在線信息協(xié)同共享功能的有效結(jié)合。極大提高了項目部的信息收集效率。TIM 上的EXCEL 表格和WORD文檔可以直接導(dǎo)入到計算機上，直接打印或電子版歸檔。

由于天翼云盤和TIM 的信息實時共享功能，公司領(lǐng)導(dǎo)對項目部、項目部對施工現(xiàn)場可以進行實時監(jiān)督和督促，在一定程度上對工作人員的積極性起到了督促鞭策作用。

3 結(jié)語

為更好地讓項目部人員和現(xiàn)場管理人員能夠熟練應(yīng)用以上兩個軟件，項目部先后兩次組織管理人員進行交流培訓(xùn)，對所有人員進行現(xiàn)場指導(dǎo)。經(jīng)過一段時間的實踐，天翼云盤和TIM協(xié)同辦公平臺確實有效解決了項目部的信息收集、流通、儲存中存在的問題，提高了項目部的運行效率，在工程的精細化管理上發(fā)揮了較大的作用。