企業(yè)人力資源外包的風(fēng)險防范和措施

肖祥國，宋英姿

(蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 蘇州 215009)

0 引言

人力資源外包指的是企業(yè)為了降低人力成本，實現(xiàn)效率最大化，將人力資源事務(wù)中非核心部分的工作全部或部分委托人才服務(wù)專業(yè)機(jī)構(gòu)管(辦)理。

一般情況下，人力資源外包包括人事服務(wù)外包、人力(勞務(wù))外包和人力資源專業(yè)管理外包。在國內(nèi)，眾多企業(yè)也正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)的人事管理向現(xiàn)代人力資源管理轉(zhuǎn)變的過程，在這個過程中，將人力資源的部分業(yè)務(wù)外包，也成為了很多企業(yè)的選擇。選擇人力資源外包，不但可以利用服務(wù)機(jī)構(gòu)的專業(yè)優(yōu)勢在較短時期內(nèi)提高企業(yè)內(nèi)部人力資源管理水平，更重要的是可以提高管理效率，降低管理成本，使企業(yè)專注于自己的核心業(yè)務(wù)。

1 人力資源服務(wù)外包現(xiàn)狀

對于國內(nèi)多數(shù)企業(yè)來講，外包還是一個新生事物，特別是目前國內(nèi)缺乏針對外包服務(wù)質(zhì)量及價格的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)機(jī)構(gòu)水平良莠不齊，在這種情況下，如何規(guī)避在外包項目實施前、中、后可能產(chǎn)生的各種風(fēng)險，保證人力資源外包項目實施的效果，就成為任何正在進(jìn)行或有計劃進(jìn)行人力資源外包的企業(yè)都必須深入思考的一個問題。

2 人力資源服務(wù)外包風(fēng)險

人力資源外包風(fēng)險大體可以分為兩個類型。

1)一類是外包項目的效果。企業(yè)投入了人力、物力、時間，如果不能夠達(dá)到預(yù)期的效果，不但會造成資源的浪費，更重要的是可能因為錯過時機(jī)喪失獲取競爭優(yōu)勢的機(jī)會。國內(nèi)市場上人力資源外包服務(wù)商的數(shù)目眾多，由于行業(yè)進(jìn)入門坎低，人力資源管理咨詢公司、獵頭公司等如雨后春筍般涌現(xiàn)。但是這些機(jī)構(gòu)的水平參差不齊，既有世界頂級服務(wù)提供商也有1個人1臺電腦的獨立顧問，由于行業(yè)存在信息不對稱，企業(yè)很難對服務(wù)商的背景、資質(zhì)準(zhǔn)確了解，而真實的水平往往在過程中才能被準(zhǔn)確評估。人力資源外包服務(wù)的質(zhì)量和效果與服務(wù)提供商的優(yōu)劣有直接關(guān)系，因此服務(wù)商選擇的決策風(fēng)險不可忽視。筆者在一個客戶企業(yè)曾經(jīng)聽到過這樣的失敗案例:該公司在進(jìn)行人力資源薪酬、考核方案設(shè)計外包時，選擇了當(dāng)?shù)靥柗Q最有實力的人力資源管理咨詢公司。但是在項目還未有任何成果時項目組突然解散，企業(yè)不得不重新選擇咨詢公司。后來了解到該咨詢公司的實際資質(zhì)與對外宣傳極不相符，對方進(jìn)駐的3名顧問中有2名是剛剛招聘的畢業(yè)生，其中1名離職后公司再無人員補(bǔ)充進(jìn)來，項目經(jīng)理自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)又不足無法繼續(xù)項目，造成項目失敗。

2)另一類風(fēng)險是在外包項目過程中可能引發(fā)的對企業(yè)經(jīng)營的負(fù)面影響，如造成企業(yè)自身人力資源管理能力薄弱，以及企業(yè)信息外泄等。信息安全企業(yè)在外包合作過程中必須向服務(wù)商披露大量信息，例如企業(yè)戰(zhàn)略、經(jīng)營方案、經(jīng)營指標(biāo)、人員結(jié)構(gòu)、人力資源管理現(xiàn)狀，特別是在一些項目中，如人力資源規(guī)劃等，也往往會涉及到人力資源以外的如市場、技術(shù)等方面的信息。雖然目前國內(nèi)的服務(wù)機(jī)構(gòu)在合作時都會與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，提供了一定程度的信息安全保障，但是由于在我國尚無完善的法律法規(guī)去規(guī)范外包行業(yè)的運作，一些運作不規(guī)范的外包商有可能泄露企業(yè)經(jīng)營管理方面的機(jī)密信息，特別是如果出現(xiàn)外包商因經(jīng)營不善而倒閉，那么企業(yè)的合法權(quán)益將得不到保護(hù)。如何在保證服務(wù)商為外包服務(wù)的順利開展獲得足夠企業(yè)信息的同時，保護(hù)企業(yè)信息安全也是外包的過程中必須妥善處理的問題。

3 防范人力資源服務(wù)外包的風(fēng)險措施

1)做好人力定位。隨著人力資源外包的不斷普及發(fā)展，人力資源職能外包的范圍越來越大，但企業(yè)內(nèi)部人力資源管理者的責(zé)權(quán)是否會逐漸被削弱而最終使人力資源部失去存在的意義，這種人力資源管理者自身的潛在風(fēng)險實際上也會給企業(yè)帶來風(fēng)險，即原有的人力資源部門在定位模糊的情況下很容易產(chǎn)生人員流失。由此可見，人力資源外包決不簡單是將一些職能“扔”給服務(wù)機(jī)構(gòu)而高枕無憂，在外包的決策、實施各個環(huán)節(jié)中，都有可能發(fā)生對外包項目本身，對企業(yè)人力資源管理乃至對于整個企業(yè)經(jīng)營造成消極影響的風(fēng)險因素，企業(yè)不但需要識別這些因素，而且需要制定詳細(xì)可行的應(yīng)對方案，這就要求在外包項目的整個過程中，企業(yè)內(nèi)部的參與者，包括高層管理者、項目負(fù)責(zé)人、人力資源部門等各方承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)。

2)企業(yè)要選擇適合的服務(wù)外包內(nèi)容。企業(yè)必須明確人力資源管理職能中，哪些是可以外包，而哪些是不適于外包而必須限制在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行的。這就涉及到對外包的定位問題:人力資源外包一個很重要的作用就是使企業(yè)的人力資源管理人員從日?，嵥楣ぷ髦薪夥懦鰜?，釋放更多的時間和精力來從事戰(zhàn)略性的工作。試圖把人力資源的所有職能，特別是戰(zhàn)略性職能全部外包是不現(xiàn)實的，尚且不談成本問題，這樣一是會增大重要經(jīng)營信息泄露的風(fēng)險，二是會使人力資源部門陷入無事可做的窘境。理性的做法應(yīng)當(dāng)是將事務(wù)性的工作，如工資發(fā)放、檔案管理等外包出去，而將人力資源管理人員的精力更多地投入到具有戰(zhàn)略意義的核心職能，如人力資源戰(zhàn)略制定、人力資源規(guī)劃等工作中，即規(guī)避了風(fēng)險，又無形中提升了人力資源部門的地位，減少了人力資源管理人員在外包過程中的危機(jī)感。

另外，外包內(nèi)容應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)自身的實際情況進(jìn)行選擇，如企業(yè)自身在規(guī)模、性質(zhì)、文化、制度等方面確實沒有對一些職能進(jìn)行外包的可能和必要，切忌迷信或者跟風(fēng)，應(yīng)當(dāng)從企業(yè)實際出發(fā)，選擇最適宜、最有效果的內(nèi)容進(jìn)行外包。

3)完善外包前企業(yè)內(nèi)部相關(guān)工作。在進(jìn)行外包之前，特別是如薪酬考核方案、人力資源制度設(shè)計等要求人力資源管理變革的外包項目之前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好幾方面的準(zhǔn)備:首先，應(yīng)當(dāng)做好對員工的宣貫工作，營造變革的氣氛，保證服務(wù)實施的效果；其次要在內(nèi)部管理流程方面進(jìn)行優(yōu)化，為外包服務(wù)的實施搭建順暢的通道。這就要求企業(yè)高層管理人員在進(jìn)行外包的決策之后，做好內(nèi)部的功課，完善內(nèi)部管理，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T思想觀念，從領(lǐng)導(dǎo)者的層面保障服務(wù)的順利實施。

4)合理選擇服務(wù)商。對服務(wù)商的選擇，除了價格外，應(yīng)當(dāng)從公司實力、客戶群體、專業(yè)背景、客戶口碑等方面綜合了解，針對所要進(jìn)行外包的內(nèi)容，選擇專業(yè)可靠的服務(wù)商。特別是客戶口碑，作為在傳統(tǒng)的信息渠道的補(bǔ)充非常有幫助:通過曾與服務(wù)商合作過的客戶的反映，可以更加客觀地了解該服務(wù)商的水平資質(zhì)。企業(yè)的項目負(fù)責(zé)人(通常是人力資源部專人負(fù)責(zé))必須在服務(wù)機(jī)構(gòu)調(diào)研、選擇時考慮周全，盡量選擇實力雄厚、公司歷史較長、有豐富的本行業(yè)企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗、在合作的內(nèi)容上具有專長、以及客戶評價良好的服務(wù)商。

在與服務(wù)商簽訂合同時，也要特別注意考慮來自服務(wù)商方面的風(fēng)險問題，在外包項目預(yù)期效果、階段考核、信息安全、損失賠償?shù)确矫娴臈l款應(yīng)當(dāng)明確詳細(xì)。

5)做到過程參與監(jiān)控。明確人力資源部門在外包過程中的職責(zé)和定位，保證過程的參與和監(jiān)控。

雖然外包可以把人力資源部門從日常事務(wù)中解放出來，但是企業(yè)人力資源管理人員在外包過程中的參與和監(jiān)控也決不可以忽視。不斷地參與可以保持和提升企業(yè)自身的人力資源管理能力，使人力資源管理者從外部專業(yè)機(jī)構(gòu)的交流中提高自身的業(yè)務(wù)水平，避免人力資源職能的邊緣化，同時更好地行使其戰(zhàn)略方面的職責(zé)，而且這種學(xué)習(xí)的機(jī)會也可以提高人力資源部門員工滿意度，減少人員流失。更重要的是，作為與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)接觸最為密切頻繁的部門，人力資源要承擔(dān)起對服務(wù)的監(jiān)控和評估職能。要建立起服務(wù)商的評估機(jī)制，在過程中不斷地進(jìn)行評審、反饋和溝通；同時由于大多數(shù)信息資料都是由人力資源部披露給服務(wù)商，在信息安全的保障方面，人力資源部門應(yīng)當(dāng)與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)作，建立起文件管理和信息安全保障機(jī)制，避免機(jī)密信息的外泄。

4 結(jié)語

人力資源外包本質(zhì)上雖然是把繁瑣復(fù)雜的工作交給服務(wù)機(jī)構(gòu)處理，從某種程度上減輕了企業(yè)管理者及人力資源部門的負(fù)擔(dān)，但是要保證服務(wù)的效果并且規(guī)避服務(wù)過程中的風(fēng)險，需要進(jìn)行充分的計劃、準(zhǔn)備工作，并且要求企業(yè)管理者、人力資源部門及全體員工在外包的前、中、后期承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任。當(dāng)然，隨著人力資源外包服務(wù)行業(yè)在國內(nèi)的發(fā)展，規(guī)范程度的提高和企業(yè)對外包服務(wù)的理解認(rèn)識不斷加深，文中提到的一些風(fēng)險將會隨之減弱，企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險的能力也會逐漸加強(qiáng)，人力資源外包服務(wù)的積極效用將會進(jìn)一步顯現(xiàn)。