淺談高中檔案管理信息化建設(shè)策略

羅曉蓉

(重慶市黔江中學(xué)校 重慶 黔江 409000)

1.順應(yīng)潮流，與時俱進

1.1 應(yīng)用信息技術(shù)，簡化辦公流程。對于學(xué)校而言，檔案管理的先進與否直接關(guān)系到整個學(xué)?；A(chǔ)管理工作的質(zhì)量優(yōu)劣，同時也牽涉學(xué)校的對外形象，因此，加快建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化體系迫在眉睫。目前，學(xué)校的檔案管理已經(jīng)建立了比較成熟的信息管理系統(tǒng)，檔案管理人員應(yīng)依托于現(xiàn)有的信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理模式，不斷優(yōu)化辦公和精簡辦公流程，使檔案管理實現(xiàn)信息化，辦公流程實現(xiàn)自動化。比如在檔案歸檔過程中，需要建立卷號，打印卷皮，檔案管理人員在借助于計算機中的專用檔案卷皮設(shè)計軟件，事先預(yù)設(shè)好卷皮尺寸、頁邊距、字體、字號大小等技術(shù)參數(shù)，然后形成一個固定模式的電子模板，當(dāng)涉及到打印卷皮的工作內(nèi)容時，管理人員可以直接從存儲硬盤當(dāng)中調(diào)取電子模板，只需要改動文字與歸檔日期，就可以快速輸出檔案卷皮，既節(jié)省了建檔、歸檔時間，同時，也統(tǒng)一了卷皮格式，大幅提升了工作效率。

1.2 無紙化辦公，共享式資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展催生出一種新式的檔案類型，即電子檔案，該類型的檔案具有信息存儲量大、占用空間小、資源更新便捷高效等特點，受到檔案管理人員的普遍青睞。電子檔案的推廣使用也逐漸淡化了紙質(zhì)檔案的實用功能，逐步形成了一個無紙化的辦公環(huán)境，不但節(jié)省了購買紙張的投入成本，同時，也為檔案查詢、檔案借閱提供了便捷渠道。比如過去，如果任課教師要查詢往年的具有代表性的課程教案，需要翻閱大量的逐一核對教案的年限與具體日期，由于教案的歸檔名目具有較高的雷同率，教師在查詢時，往往依次對檔案名目進行篩選，浪費了大量的寶貴時間。而建立了電子圖書以后，任課教師只需要在計算機系統(tǒng)中的查詢欄內(nèi)輸入檔案的名目、年限等信息，查詢界面就會立即出現(xiàn)教師所需要的檔案資料。

1.3 資源轉(zhuǎn)換快捷，檢索通道高效。學(xué)校檔案管理人員可以借助于現(xiàn)代化的電子設(shè)備隨時隨地將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案資源，比如掃描儀、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機等，這些高科技電子工具能夠快速掃描或者提取紙質(zhì)檔案的內(nèi)容，進而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為圖片格式、視頻格式的電子檔案，如果檔案資料需要重新進行編輯，也可以將圖片格式轉(zhuǎn)換為word或者wps的可編輯文檔格式，為檔案管理人員提供了便利條件。而依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立的檔案數(shù)據(jù)庫，能夠同時存儲巨量的檔案信息，包括文字信息、圖片信息、聲音信息、視頻影像信息等。檔案查閱人員只需要登錄檔案信息系統(tǒng)，就可以直接在檢索界面搜索到所需的內(nèi)容。

2.管理科學(xué)，拓寬視野

2.1 樹立管理超前意識，提高專業(yè)技能水平。信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中根深蒂固，而檔案管理人員經(jīng)過長時間的適應(yīng)過程，也逐步對檔案信息化管理產(chǎn)生了正確認知。由于檔案信息管理系統(tǒng)接入互聯(lián)網(wǎng)或者內(nèi)部局域網(wǎng)，極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客或者內(nèi)部人員的攻擊，導(dǎo)致檔案信息泄漏，給學(xué)校造成無可彌補的損失。基于此，各級管理人員應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理的超前意識，凡事未雨綢繆，制訂檔案信息化管理的風(fēng)險防范機制與應(yīng)急事件響應(yīng)機制，確保學(xué)校檔案的安全性。比如在安全風(fēng)險防范方面，檔案管理人員可以協(xié)同信息技術(shù)人員設(shè)置系統(tǒng)的登錄權(quán)限，通過身份證號碼認證、指紋識別、刷臉識別、復(fù)雜密碼認證等措施，限制學(xué)校以外的其他人登錄系統(tǒng)，同時在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置一道堅固的防火墻，以阻擋網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客的入侵，避免學(xué)校重要信息的外漏。此外，檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、遠程培訓(xùn)等方式，夯實專業(yè)知識基礎(chǔ)，提升專業(yè)技術(shù)水平，提高個人職業(yè)素養(yǎng)，打造一個高水準、高科技含量、高安全性能的現(xiàn)代化檔案管理格局。

2.2 模擬人工立卷，規(guī)避人為失誤。計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展衍生出諸多新功能，比如計算機系統(tǒng)的模擬功能，可以模擬人工立卷的工作流程，程序員只需要將檔案管理人員的日常工作流程以程序代碼的形式輸入計算機系統(tǒng)當(dāng)中，就可以實現(xiàn)這一模擬功能，該功能可以對檔案立卷的全過程進行虛擬化的模擬操作，將人工操作的每一處細節(jié)通過可視化的模擬界面展現(xiàn)出來，管理人員可以清晰地觀看模擬過程，進而及時查找出存在的問題，程序員根據(jù)問題點，對程序代碼重新進行修改，保證模擬過程準確無誤。這種模擬人工立卷的方法，能夠有效避免人為失誤情況的發(fā)生。

2.3 加大投入力度，做好巡視監(jiān)督。學(xué)校檔案屬于涉密信息，因此，在安全管理方面必須加大投入力度，進一步完善檔案管理的硬件設(shè)施，比如紙質(zhì)檔案的存儲空間、信息化管理的終端控制機房、相關(guān)電子設(shè)備以及附屬設(shè)施等。由于信息化管理需要計算機、網(wǎng)絡(luò)通信工具、移動電子設(shè)備的支持，而任何一個電子產(chǎn)品均有使用年限及使用壽命，這就給信息技術(shù)管理人員以及檔案管理人員提出了更高的要求，在日常工作當(dāng)中，管理人員應(yīng)不辱使命，對檔案管理系統(tǒng)涉及的軟件與硬件設(shè)施、設(shè)備進行巡視檢查，如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障，應(yīng)及時予以解決，以防止檔案信息泄漏。

3.結(jié)束語

高中檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是一項長期而艱巨的任務(wù)，單單依靠于檔案管理人員的個人能力遠遠不夠，必須動員與集合全學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)人員以及廣大教師的力量，用積極進取的精神、開拓長遠的視角、現(xiàn)代科學(xué)的理念將檔案管理工作做扎實、做精細。同時，充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化管理模式的優(yōu)勢，為學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。