房產(chǎn)檔案管理中數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用分析

張 毅

(湖南省常德市安鄉(xiāng)縣住房保障服務(wù)中心 湖南 常德 415600)

引言

如今，做好房產(chǎn)檔案管理工作十分重要和必要，有利于為人民群眾、社會(huì)提供更好的住房服務(wù)?？茖W(xué)、合理的檔案管理工作對(duì)提高房產(chǎn)檔案的利用率具有十分積極的影響。而就目前來(lái)看，檔案管理工作大多不算十分理想，比如以人力管理為主，信息化建設(shè)落后，這必然會(huì)影響到檔案管理的整體水平。且隨著房產(chǎn)檔案的不斷增多，類型越來(lái)越復(fù)雜，也會(huì)對(duì)檔案管理工作提出更高的要求，這就需要企業(yè)加強(qiáng)檔案管理方法的創(chuàng)新和改革。比如在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展背景下，住房保障服務(wù)中心就可以加強(qiáng)對(duì)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，將數(shù)字技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，以此來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。

1.房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的含義及意義

房產(chǎn)檔案管理中運(yùn)用數(shù)字技術(shù)的目的即推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，進(jìn)而提高房產(chǎn)檔案管理的水平。所謂房產(chǎn)檔案數(shù)字化，即利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，把房產(chǎn)檔案的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，然后與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行統(tǒng)一、系統(tǒng)、高效的管理，形成一個(gè)完整系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)房產(chǎn)當(dāng)檔案信息的實(shí)時(shí)查詢、整理、分析、利用、共享等。

近年來(lái)，隨著人們生活水平的不斷提高，房產(chǎn)購(gòu)置數(shù)量也在不斷的增加，所以房產(chǎn)檔案也在不斷的增加，且類型越來(lái)越多元和復(fù)雜，這都對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求[1]。如果僅僅依賴于人力管理、紙質(zhì)化管理，顯然無(wú)法滿足管理工作需求，甚至?xí)?dǎo)致各種信息丟失、披露等問(wèn)題發(fā)生。而通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，就可以有效解決這些問(wèn)題。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以使得檔案管理工作朝智能化、信息化、科學(xué)化、效率化方向發(fā)展，對(duì)提高檔案管理工作質(zhì)量和效率具有重要的意義。

2.房產(chǎn)檔案管理中數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用措施

2.1 檔案檢索和查詢中數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用。房產(chǎn)檔案管理工作中，檔案檢索和查詢是尤為重要的內(nèi)容。為了提高服務(wù)質(zhì)量和效率，就必須注重提高檔案檢索和查詢的有效性，而通過(guò)人力管理、紙質(zhì)化管理，是難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)檢索和查詢的，這就會(huì)影響到服務(wù)水平。而通過(guò)應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，就可以解決這些問(wèn)題。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)快速的檔案檢索和查詢[2]。比如在數(shù)字技術(shù)建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)中，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)就可以省略傳統(tǒng)的繁瑣步驟，快速獲得檢索結(jié)果。檢索十分方便、高效。同時(shí)，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案查詢工作，也不會(huì)受到時(shí)間和空間的影響，比如可以隨時(shí)隨地利用互聯(lián)網(wǎng)、終端設(shè)備等進(jìn)行查詢和檢索，這再很大程度上提高了檔案的利用率，進(jìn)而使得檔案的價(jià)值得到最大的發(fā)揮。

2.2 系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置中數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用。房產(chǎn)檔案中包括很多專業(yè)、機(jī)密、隱私的文件、信息、數(shù)據(jù)等，所以在檔案管理工作中，還需要根據(jù)不同的職位、全力開(kāi)設(shè)不同的權(quán)限，以此來(lái)確保檔案的安全可靠性。而通過(guò)映月宮數(shù)字技術(shù)，就可以針對(duì)房產(chǎn)檔案設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限[3]。比如通過(guò)數(shù)字技術(shù)，可以將檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)劃分為獨(dú)立的環(huán)節(jié)，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，不同權(quán)限的負(fù)責(zé)人只能登陸或打開(kāi)與自己權(quán)限相對(duì)應(yīng)的部分。這樣不僅可以使得房產(chǎn)檔案管理工作更加清晰、明了，同時(shí)也增加了檔案管理工作的安全性和可靠性。

2.3 檔案統(tǒng)計(jì)中數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用。隨著房地產(chǎn)企業(yè)的快樂(lè)發(fā)展，大眾購(gòu)房數(shù)量的不斷增加，房產(chǎn)檔案管理工作的信息量也在不斷的擴(kuò)大，面對(duì)繁雜的房產(chǎn)檔案，僅僅依靠傳統(tǒng)管理手段是不夠的，還需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金技術(shù)的應(yīng)用。比如就檔案統(tǒng)計(jì)工作而言，如果僅僅靠人力統(tǒng)計(jì)，不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，同時(shí)還容易出現(xiàn)問(wèn)題和披露[4]。而通過(guò)應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，就可以更好的保證檔案統(tǒng)計(jì)的水平。比如通過(guò)應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，可以把所有的檔案信息通過(guò)掃描、錄入的方法儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，而新增的信息則需要第一時(shí)間錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣就可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制，這對(duì)于提高檔案的統(tǒng)計(jì)質(zhì)量和效率具有重要的作用。且數(shù)據(jù)庫(kù)的保存形式相比紙質(zhì)形式而言更加安全可靠，不會(huì)出現(xiàn)丟失、破損等問(wèn)題。

2.4 數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的注意問(wèn)題。數(shù)字技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用還需要注意一些問(wèn)題，比如為了保證數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量和效率，相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)和教育，比如要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)方面的培訓(xùn)，提高管理人員的數(shù)字化管理水平[5]。針對(duì)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，還需要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，比如要建立設(shè)備設(shè)施完善的檔案室，加強(qiáng)對(duì)硬件、軟件系統(tǒng)的支持，以此來(lái)保證檔案管理的水平。

結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理模式顯然無(wú)法現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理工作的需求和要求，這就需要相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。而在信息化、數(shù)字化時(shí)代背景下，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就可以加強(qiáng)對(duì)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用。通過(guò)應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的智能化、信息化、數(shù)字化管理，這對(duì)于促進(jìn)我國(guó)房產(chǎn)檔案管理越來(lái)越完善，進(jìn)而為社會(huì)提供更好的住房保障服務(wù)具有重要的意義。