信息化手段支持下高校檔案建設(shè)的機(jī)遇挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)

陳青嬌

摘? 要：隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸被應(yīng)用到越來(lái)越多的領(lǐng)域，改變了人們的工作方式和思維方式。從當(dāng)前高校的檔案管理和檔案建設(shè)工作來(lái)看，信息化手段的支持為高校檔案管理提供了豐富的載體、拓展了檔案管理空間、增添了工作活力、提供了更加廣闊的平臺(tái)。但是帶來(lái)諸多機(jī)遇的同時(shí)，也讓高校檔案建設(shè)面臨著更大的挑戰(zhàn)。隨著信息化的發(fā)展，高校檔案建設(shè)的權(quán)威性遭到了削弱，信息化手段的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理造成了嚴(yán)重沖擊，也對(duì)工作人員提出了更高的要求，但是從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，大多數(shù)高校的檔案管理工作對(duì)信息化建設(shè)并不重視。因此，為了順應(yīng)高校檔案建設(shè)信息化發(fā)展潮流，從容應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，高校應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變工作觀念、完善信息設(shè)備建設(shè)、提升工作管理信息化水平、并且創(chuàng)新高校檔案信息化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：信息化手段? 高校檔案建設(shè)? 機(jī)遇? 應(yīng)對(duì)措施

中圖分類號(hào)：G270.7 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2020）07（c）-0177-03

Abstract： With the advent of the Internet era， information technology has been gradually applied to more and more fields， changing the way people work and think. Judging from the current archive management and archives construction work in colleges and universities， the support of informatization means provides a rich carrier for college archive management， expands the archive management space， increases work vitality， and provides a broader platform. But at the same time it brings many opportunities， it also makes the construction of college archives face greater challenges. With the development of informatization， the authority of archives construction in colleges and universities has been weakened. The emergence of informatization methods has caused a serious impact on traditional archives management and also put forward higher requirements for staff. However， from the reality， large The file management of most colleges and universities does not pay much attention to information construction. Therefore， in order to comply with the development trend of the informationization of college archives construction， to calmly meet the challenges， colleges and universitiesThe concept of work should be changed， the construction of information equipment should be improved， the level of work management informatization should be improved， and the path of archives informatization in colleges and universities should be innovated.

Key Words： Informatization means; College archives construction; Opportunities; Countermeasures

近年來(lái)，我國(guó)教育事業(yè)得到了高速發(fā)展，再加上高等教育的普及，我國(guó)大學(xué)生的數(shù)量越來(lái)越多。這樣的情況必然會(huì)為高校檔案管理帶了更大的難度，而且傳統(tǒng)的檔案管理方式工作效率低，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的情況。與此同時(shí)，信息技術(shù)也迎來(lái)了高速的發(fā)展，許多高校順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，加速了檔案管理工作的信息化建設(shè)。經(jīng)過(guò)高校檔案建設(shè)的信息化發(fā)展之后，高校檔案建設(shè)的工作效率有了明顯地提升。但必須承認(rèn)的是，信息化手段在提升了檔案管理工作效率的同時(shí)也帶來(lái)了眾多的挑戰(zhàn)，促使高校不得不積極采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。因?yàn)橹挥羞@樣，才能在充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上從容應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，將信息化手段的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大。

1? 信息化手段支持下高校檔案建設(shè)的機(jī)遇

1.1 信息化手段為高校檔案建設(shè)提供了豐富的載體

在以往，高校檔案管理的載體主要是紙質(zhì)，從檔案的搜集整理，再到儲(chǔ)存歸檔，中間要經(jīng)歷很多的程序，不僅消耗時(shí)間較多，而且不夠靈活，所以在此影響下，很容易導(dǎo)致工作失誤。但是信息手段得以應(yīng)用，很快打破了高校檔案建設(shè)管理工作現(xiàn)在的局面，以其特殊的載體形式為高校檔案管理工作提供了良好的環(huán)境，并且逐漸成為高校檔案管理使用的主要載體形式。因?yàn)樵谛畔⑹侄位A(chǔ)上，檔案管理不受時(shí)空限制，人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)便可以進(jìn)行工作，大大節(jié)省了工作時(shí)間，提升了工作效率。而且因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)本身的特性，實(shí)現(xiàn)了高校檔案信息的共享[1]。

1.2 信息化手段為高校檔案建設(shè)拓展了管理空間

在信息化手段應(yīng)用之前，高校的檔案管理工作一直都是一項(xiàng)獨(dú)立的工作。因此，檔案管理工作一直具有很多的局限性，從檔案存儲(chǔ)和檔案查詢本身來(lái)說(shuō)，首先存在一定的時(shí)空限制，而且檔案管理本身就是在一個(gè)有限的空間內(nèi)開(kāi)展工作。將信息化手段應(yīng)用到檔案管理之后，打破了高校檔案管理工作原有的空間。一方面，通過(guò)高校可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，這樣一來(lái)，學(xué)生也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)去查詢自己的信息。另一方面，擁有了信息技術(shù)之后，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)信息網(wǎng)站以及其他方式主動(dòng)向?qū)W校的師生傳遞相關(guān)信息。總之，在信息技術(shù)環(huán)境下，高校的檔案建設(shè)空間得到了有效拓展。

1.3 信息化手段為高校檔案建設(shè)管理提供了活力

信息化手段的應(yīng)用，還可以為高校檔案建設(shè)管理工作提供充足的活力。首先，信息技術(shù)具有交互性的特點(diǎn)，這樣一來(lái)，高校檔案管理工作的內(nèi)容就會(huì)更加豐富。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用，讓高校檔案管理工作的工作理念發(fā)生了變化，尤其是隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，虛擬的檔案管理和真實(shí)的檔案管理之間的壁壘已經(jīng)越來(lái)越薄弱。而且基于現(xiàn)實(shí)需求，高校也不得不將信息手段作為當(dāng)今高校檔案管理工作的主要工作手段。在信息手段逐漸普及的前提下學(xué)生就可以在高校的檔案管理網(wǎng)站平臺(tái)進(jìn)行自主交流，在平臺(tái)中發(fā)表自己的意見(jiàn)。這樣一來(lái)，高校檔案建設(shè)工作就會(huì)擁有更多的活力[2]。

2? 信息化手段支持下高校檔案建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

2.1 信息化手段的發(fā)展弱化了高校檔案的權(quán)威性

首先，信息化手段在高校檔案建設(shè)中的應(yīng)用，嚴(yán)重削弱了檔案管理工作的權(quán)威性[3]。雖然高校檔案工作不是一門(mén)課程，但是它關(guān)系到學(xué)生的精神面貌、學(xué)習(xí)能力等多項(xiàng)內(nèi)容，所以一直以來(lái)，高校檔案工作一直擁有一定的權(quán)威。但是在信息技術(shù)和新媒體應(yīng)用之后，高校檔案原有的教育引領(lǐng)功能逐漸被削弱。尤其是網(wǎng)絡(luò)世界對(duì)學(xué)生的沖擊，讓越來(lái)越多的學(xué)生被多元文化所吸引。而且碎片化的信息難以有效控制，所以很容易對(duì)學(xué)生的心靈造成危害，這樣一來(lái)，高校的主流意識(shí)也會(huì)遭到?jīng)_擊。總之，信息技術(shù)的應(yīng)用，讓高校檔案工作面臨的環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，檔案建設(shè)工作原有的權(quán)威性遭到了極大的破壞。

2.2 信息化手段的發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)檔案管理造成了沖擊

信息化手段的發(fā)展也對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作造成了沖擊。因?yàn)樵谛畔⑹侄螒?yīng)用的過(guò)程中，高校檔案管理工作的工作方式、工作理念、工作內(nèi)容、工作形式等都會(huì)發(fā)生變化，和傳統(tǒng)較為單一的檔案管理工作相比，信息化手段支持下的檔案管理工作難度更大。從高校檔案管理工作來(lái)看，當(dāng)前大多數(shù)高校的檔案管理工作依然處于傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的狀態(tài)，但是因?yàn)樾畔⒒侄蔚牟粩嗌钊?，?dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理工作的主動(dòng)權(quán)越來(lái)越小。而且從技術(shù)層面來(lái)講，信息化手段支持下的檔案管理工作本身也比傳統(tǒng)檔案管理工作具有優(yōu)勢(shì)，所以傳統(tǒng)檔案管理工作面臨沖擊也是必然。

2.3 信息化手段的發(fā)展對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求

檔案管理工作者是影響檔案管理工作效率的重要因素，尤其是在信息化手段不斷深入的環(huán)境下，檔案管理工作者的能力顯得尤為重要。但是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作不需要工作者擁有較高的信息化水平，所以從當(dāng)前工作者的能力來(lái)看，確實(shí)在信息化水平方面有所欠缺。然而在信息化時(shí)代進(jìn)行檔案管理工作必然要使用相關(guān)的信息技術(shù)，否則，檔案管理建設(shè)工作也會(huì)受到工作者的影響。由此可見(jiàn)，信息化手段的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。

2.4 高校檔案管理工作對(duì)信息化發(fā)展缺乏重視

從當(dāng)前高校檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，雖然信息化發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，但是很多學(xué)校對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)并不重視，結(jié)果導(dǎo)致當(dāng)前高校的檔案管理工作依然在使用傳統(tǒng)的工作方式[4]。首先，因?yàn)楦咝＝?jīng)濟(jì)能力有限，所以對(duì)于檔案管理工作的投資力度有限，結(jié)果導(dǎo)致檔案建設(shè)的進(jìn)度十分緩慢。其次，高校認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)可以滿足當(dāng)前學(xué)校的需求，所以在思維層面也缺乏了向信息化發(fā)展的想法。總之，高校對(duì)信息化發(fā)展不重視，限制了高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3? 信息化手段支持下高校檔案建設(shè)的應(yīng)對(duì)措施

3.1 轉(zhuǎn)變工作理念，樹(shù)立信息管理觀念

為了應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)，高校首先要轉(zhuǎn)變工作理念，樹(shù)立信息管理觀念。檔案管理者是檔案管理主體，他們的工作理念不僅會(huì)影響工作方式，還會(huì)影響工作效率。尤其是在信息化手段不斷深入的前提下，檔案管理者更要轉(zhuǎn)變自身的工作理念。除此之外，還要積極了解檔案管理工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，只有這樣，檔案管理者才能用更加符合當(dāng)今檔案管理工作的理念來(lái)開(kāi)展工作[5]。

3.2 完善信息化手段，推動(dòng)信息化設(shè)備建設(shè)

高校還要完善檔案管理的信息化手段，推動(dòng)高校檔案管理設(shè)備的信息化發(fā)展。因?yàn)闄n案管理工作的信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，所以高校也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)潮流，才不會(huì)被時(shí)代所淘汰。為此，高校應(yīng)當(dāng)加大資金投入和技術(shù)投入，建立完善的高校檔案管理設(shè)施，尤其是加強(qiáng)數(shù)字化檔案場(chǎng)所的建設(shè)，為學(xué)生提供一個(gè)更好的平臺(tái)。高校要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在加速基本設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，為檔案管理工作的信息化發(fā)展提供校園環(huán)境，以此來(lái)提供檔案管理工作的水平。

3.3 加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升工作者的信息化水平

另外，高校還要認(rèn)識(shí)到檔案管理團(tuán)隊(duì)的重要性，通過(guò)建設(shè)檔案管理團(tuán)隊(duì)來(lái)提升工作者的信息化水平。為了提升檔案管理工作者的信息化水平，學(xué)校要組織檔案管理者進(jìn)行專業(yè)化的學(xué)習(xí)，掌握信息技術(shù)以及檔案信息化的基礎(chǔ)理論知識(shí)，然后再通過(guò)利用信息手段解決學(xué)校其他業(yè)務(wù)來(lái)提升自身的工作能力。另外，檔案管理工作者還要擁有一定的自覺(jué)性，除了學(xué)校安排的培訓(xùn)之外，自身還要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握國(guó)際上先進(jìn)的檔案管理工作理念，以此來(lái)提升檔案管理工作的工作水平。

3.4 創(chuàng)新高校檔案信息建設(shè)路徑，提升檔案管理工作效率

高校還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新高校檔案信息建設(shè)的路徑，提升檔案管理工作的工作效率。在信息化手段支持的情況下，高校必然要建立長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的理念，以此來(lái)促進(jìn)高校檔案建設(shè)工作的不斷發(fā)展。借助信息技術(shù)，為高校師生建立一個(gè)更加自由的檔案資源共享平臺(tái)，以此來(lái)拓寬檔案管理工作的影響力和涉及領(lǐng)域[6]。高校檔案管理和檔案建設(shè)工作是連接其他各項(xiàng)工作的一個(gè)紐帶，從某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理建設(shè)工作的效果將會(huì)直接影響到其他各項(xiàng)工作的工作進(jìn)度。為此，高校檔案管理工作要不斷保持先進(jìn)性，擁有自身的特色發(fā)展之路。

4? 結(jié)語(yǔ)

總之，高校檔案建設(shè)的信息化是高校檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢(shì)，因此，高校應(yīng)當(dāng)在新時(shí)代抓住信息技術(shù)帶來(lái)的機(jī)遇，從容應(yīng)對(duì)各項(xiàng)挑戰(zhàn)，推動(dòng)高校檔案管理工作的信息化建設(shè)。

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