基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技檔案管理創(chuàng)新

葉倩YE Qian；葉甜YE Tian

（①國(guó)網(wǎng)河南省電力公司電力科學(xué)研究院，鄭州450000；②中國(guó)科學(xué)院檔案館，北京100190）

0 引言

以信息化發(fā)展為基礎(chǔ)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及人工智能技術(shù)等，推動(dòng)科技檔案管理的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化和電子化，促進(jìn)科技檔案管理的共享和保存，進(jìn)而提高科技檔案的利用率，為大多數(shù)科技工作者提供檔案支持。

1 科技檔案管理的困境

近年來，我國(guó)科技檔案的管理機(jī)制不斷完善，管理水平不斷提高。但是，由于各種因素的限制，仍然有很多問題需要解決，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 科技檔案的歸檔水平低 我國(guó)很多單位對(duì)于科技檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于科技文檔的重視程度不足，因此科技檔案的歸檔水平較低，管理不完善。尤其是一些較大規(guī)模的科技活動(dòng)，只有檔案的立項(xiàng)保存，缺乏正規(guī)化的管理，難以真實(shí)反應(yīng)科技活動(dòng)的真實(shí)過程和重要數(shù)據(jù)等，歸檔文件不全，缺少評(píng)估以及記錄的文件，導(dǎo)致了科技檔案不全。

1.2 科技檔案利用率低 當(dāng)前，我國(guó)對(duì)科技檔案的使用程度較低，尤其是與社會(huì)需求不匹配，再加上在科技檔案管理的不同環(huán)節(jié)之間的碎片化和不兼容，很難在所有技術(shù)檔案的質(zhì)量上取得突破。此外，我國(guó)的科技檔案管理系統(tǒng)中，無論是檔案工作者、還是科技檔案管理的系統(tǒng)軟硬件仍不能滿足現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展需求，科技檔案管理的信息化建設(shè)過程仍然任重道遠(yuǎn)，因此，有必要構(gòu)建完整的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，積極與信息化技術(shù)相結(jié)合，促進(jìn)科技檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步，提高科技檔案的利用率水平。

1.3 科技檔案存在較為普遍的分散管理問題 從科技檔案的現(xiàn)狀來看，有些部門認(rèn)為每個(gè)部門管理檔案更加方便，甚至有些部門的科研人員也一直希望科研成果成為私有財(cái)產(chǎn)。結(jié)果，大量科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)分散在不同部門或科學(xué)技術(shù)工作者之間。而這些技術(shù)文獻(xiàn)或者文檔中有非常關(guān)鍵的數(shù)據(jù)，如果文件被隱藏或篡改，會(huì)導(dǎo)致科技檔案的價(jià)值喪失。

1.4 科技檔案的有關(guān)法律法規(guī)相對(duì)薄弱 當(dāng)前，我國(guó)關(guān)于科技檔案的法律法規(guī)建設(shè)仍然相對(duì)落后，尤其是在保密性上，沒有完善的法律法規(guī)，法規(guī)的重點(diǎn)尚不清楚。保密的相關(guān)規(guī)定在建設(shè)中遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后，并且管理規(guī)則顯然與現(xiàn)代信息化的要求不匹配，這些問題對(duì)科技檔案管理的信息化建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)機(jī)密性造成了一定的困難，導(dǎo)致科技檔案無法依法行事，科技檔案的機(jī)密性嚴(yán)重不足。同時(shí)，目前還沒有完整的科學(xué)和技術(shù)報(bào)告系統(tǒng)，也沒有明確的定義規(guī)定和操作規(guī)范，從而難以有效地促進(jìn)科技檔案的共享和使用。

1.5 管理模式不適合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代 我國(guó)絕大多數(shù)機(jī)構(gòu)或者企業(yè)的科技檔案管理模式仍然相對(duì)落后，沒有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，造成的結(jié)果是大多數(shù)科技檔案的保密規(guī)格過高，無法有效利用，難以更好地促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。的確，在這些科技檔案中，很多數(shù)據(jù)確實(shí)需要進(jìn)行保密，但也也有部分材料可以對(duì)社會(huì)公開，而這種全面保密的做法限制了科技檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，也不符合目前共享的需求。

2 通過“互聯(lián)網(wǎng)+”管理科技檔案的創(chuàng)新思想

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展為科技檔案管理的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇，利用其提高科技檔案的創(chuàng)新性和生產(chǎn)力，將對(duì)傳統(tǒng)的科技檔案管理產(chǎn)生巨大影響。

2.1 檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理和提高其效率要求引入互聯(lián)網(wǎng) 根據(jù)當(dāng)前的科技檔案管理現(xiàn)狀，科技檔案管理通常不能非常及時(shí)、高效地收集檔案文件，在總結(jié)分析時(shí)往往難以滿足業(yè)務(wù)需求。即使保留了某些內(nèi)容，其中的許多內(nèi)容也無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案零散和信息不足等問題使科技檔案無法有效地作為參考，更不用說最大化其收益了，就共享信息資源而言，標(biāo)準(zhǔn)化的信息平臺(tái)構(gòu)建也迫在眉睫。同時(shí)，過于繁瑣的歸檔和借閱程序?qū)⒒ㄙM(fèi)研究人員大量時(shí)間，降低了研發(fā)效率，迫切需要更便捷的使用方法。

2.2 資源共享，開發(fā)和使用檔案需要引入互聯(lián)網(wǎng) 當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)影響了許多行業(yè)，例如電子商務(wù)，在線電影和電視以及交通運(yùn)輸。檔案工作從為企業(yè)和機(jī)構(gòu)提供服務(wù)到向社會(huì)提供綜合服務(wù)的轉(zhuǎn)變已成為檔案工作者的共識(shí)。在線科技檔案管理將有助于在科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新領(lǐng)域提供集成化和社會(huì)化的信息服務(wù)，其整合是大勢(shì)所趨。而且，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代公眾采取的各種科學(xué)技術(shù)行動(dòng)變得越來越復(fù)雜，對(duì)信息及時(shí)性、移動(dòng)性和便利性的需求也增加了。公共信息服務(wù)的便利性增加為科技檔案滿足公眾不同的需求服務(wù)提供了必要的條件。

3 在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中開展科技檔案工作的條件

3.1 數(shù)字化內(nèi)部環(huán)境 內(nèi)部環(huán)境主要是指新時(shí)期科技檔案的創(chuàng)新發(fā)展，這不僅在一定程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案工作的不足，而且為內(nèi)部環(huán)境增添了新的特色?？萍紮n案管理逐步形成了現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化和信息化的集成管理工作。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用可以提供數(shù)字信息的相互集成，搜索和使用，從而滿足檔案信息化的需求，呈現(xiàn)出良好的發(fā)展趨勢(shì)。

3.2 外部環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化 毫無疑問，外部環(huán)境的聯(lián)網(wǎng)也是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下科技檔案管理的重要變化，外部環(huán)境包括社會(huì)環(huán)境和外部技術(shù)環(huán)境?？萍紮n案的外部環(huán)境趨向于數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化和信息化。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的影響下，外部環(huán)境更加復(fù)雜，可以有效地促進(jìn)管理創(chuàng)新和改革。

3.3 科技檔案面臨的挑戰(zhàn) 在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境中，科技檔案館面臨許多挑戰(zhàn)，可以總結(jié)如下：首先，缺乏檔案意識(shí)，主要是由于某些項(xiàng)目單位沒有認(rèn)識(shí)到科技檔案的重要性，不重視科技檔案的積累。其次，由于缺乏全面的數(shù)據(jù)采集，相關(guān)的科技人員沒有及時(shí)注冊(cè)和傳輸文件信息，導(dǎo)致文件信息丟失。第三，有必要改善文件存儲(chǔ)的操作：沒有相應(yīng)的塊來創(chuàng)建文件存儲(chǔ)，或者文件存儲(chǔ)不具有防蟲，防火和防盜功能。第四，很多從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)低下，收集、分類、編目、存放等不符合程序要求。

4 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技檔案管理創(chuàng)新策略

4.1 全面收集文件并建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù) 科技檔案的收集是檔案工作的基礎(chǔ)。有必要擴(kuò)大科技檔案的數(shù)量和內(nèi)容，弄清需要檔案的具體工作部門，并在每個(gè)具體環(huán)節(jié)引入管理方法。統(tǒng)一歸檔時(shí)間，對(duì)科技檔案的每個(gè)文件的目錄進(jìn)行分類，并收集研究項(xiàng)目的全過程，對(duì)信息進(jìn)行全面記錄，并定期匯總和評(píng)估檔案材料。改進(jìn)相關(guān)硬件，安裝快速的文檔信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)建科技檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。但是由于一些部門的科技檔案信息過于龐大，很難一一地組織科技檔案。有必要通過信息技術(shù)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的收集和處理，自動(dòng)組織和信息數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)集成，有效降低人員成本，并保證信息收集與處理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

4.2 轉(zhuǎn)變思想觀念，實(shí)行專業(yè)管理 科技檔案是科學(xué)研究工作的結(jié)果，因此，有必要將科技檔案管理的工業(yè)與科學(xué)研究相互結(jié)合起來，以實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。在科技檔案管理結(jié)構(gòu)方面，需要專門機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員來管理科技檔案，需要對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行綜合性的培訓(xùn)，包括技術(shù)培訓(xùn)、道德培訓(xùn)、法律培訓(xùn)以及知識(shí)培訓(xùn)等，提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其滿足當(dāng)前科技檔案管理信息化的發(fā)展要求，促進(jìn)科技檔案管理的信息化進(jìn)程。

4.3 完善控制機(jī)制 在對(duì)科技檔案信息化的過程之中以及完成后，將根據(jù)特定改革的狀態(tài)對(duì)文檔管理工作的所有部分進(jìn)行重組，并確定適合科技檔案管理的各種職位，可提高工作人員和技術(shù)的一致性以及文件管理效率。結(jié)合科技檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，專注于創(chuàng)新科技檔案管理理念，促使科技檔案的管理由傳統(tǒng)的管理模式逐漸向全過程管理轉(zhuǎn)變，組織相關(guān)的檔案管理人員加入到研究項(xiàng)目之中，并以實(shí)物形式收集和組織科技檔案。確保記錄與研究管理之間的同步，檔案工作者必須參與科學(xué)技術(shù)項(xiàng)目的整個(gè)過程，例如研究與實(shí)驗(yàn)，歸納與鑒定，促進(jìn)與轉(zhuǎn)化等，以確保技術(shù)文檔的完整性。在將互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案館整合時(shí)，應(yīng)更加重視主要工作，有必要在檔案館中建立實(shí)用的科學(xué)技術(shù)檢索系統(tǒng)，提高檔案利用的效率。完善文件管理系統(tǒng)是互聯(lián)網(wǎng)+形勢(shì)下科學(xué)檔案管理的根本保證，高度重視科技檔案信息化管理工作，并通過激勵(lì)制度和考核制度，提高相關(guān)人員的積極性，以提高科技檔案管理信息化管理的效率。

4.4 充分利用科技檔案 首先必須從強(qiáng)調(diào)擁有過渡到強(qiáng)調(diào)應(yīng)用上。檔案管理人員應(yīng)積極建立公開檔案信息管理模型，并不斷研究檔案的價(jià)值，以使研究人員可以更輕松地訪問和使用檔案，并努力將死檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)檔案。通過科技檔案信息化，將信息技術(shù)與檔案管理整合，為科技檔案的開發(fā)和使用奠定了基礎(chǔ)，也為最大限度地利用科技檔案提供了機(jī)會(huì)。因此，科技部門應(yīng)當(dāng)高度重視互聯(lián)網(wǎng)上科技檔案信息資源的開發(fā)，為單位的科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。開發(fā)科技檔案時(shí)，有必要根據(jù)部門和相關(guān)研究項(xiàng)目的一般工作需要，對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析、過濾、計(jì)算、研究和處理，并形成專題匯編，以提供嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈臋n服務(wù)。一些與數(shù)據(jù)庫(kù)中涉密無關(guān)的信息應(yīng)發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上，以便利科學(xué)技術(shù)人員的使用，從而使檔案真正為人民服務(wù)。關(guān)注“移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)”的發(fā)展趨勢(shì)，積極開發(fā)和定制用于移動(dòng)終端和手機(jī)、微信等客戶端訪問、請(qǐng)求、處理、下載或上傳的界面，真正實(shí)現(xiàn)更多便捷、免費(fèi)、互動(dòng)的信息資源訪問需求。

5 結(jié)束語(yǔ)

總體而言，以當(dāng)前的“互聯(lián)網(wǎng)+”水平，應(yīng)積極更新我國(guó)企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)，以大大提高企業(yè)科技檔案管理的整體效率。同時(shí)，我國(guó)所有企業(yè)都要高度重視科技檔案的管理，并將其引入企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃體系。企業(yè)開展科技檔案管理活動(dòng)，應(yīng)積極整合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)各種科技檔案資源的快速、準(zhǔn)確匯總和共享，并以“互聯(lián)網(wǎng)+”模塊形成的科技檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，確保在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的背景下不斷創(chuàng)新和發(fā)展。