城建檔案的開放利用

樊 雯

（上海市城市建設檔案館，上海 200336）

1 城建檔案的基本概念

何為城建檔案？城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各個載體的文件材料。城建檔案館重點管理下列檔案資料：

1）各類城市建設工程檔案：（1）工業(yè)、民用見著工程；（2）市政基礎設施工程；（3）公用基礎設施工程；（4）交通基礎設施工程；（5）園林建設、風景名勝建設工程；（6）市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程；（7）城市防洪、抗震、人防工程；（8）軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

2）建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設計、施工、監(jiān)理、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案。

3）有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎資料。檔案來自四面八方，是社會上各行各業(yè)、各個單位及個人在社會活動中的產(chǎn)物，從而決定了檔案來源的廣泛性。文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要具備一定條件，即必須是辦理完畢的文件；必須是對日后具有一定查考和保存價值的文件；必須是按照一定規(guī)律整理的文件?？梢姡瑱n案和文件既有聯(lián)系又有區(qū)別。

城建檔案是一個城市在各個歷史時期規(guī)劃建設的真實記錄，也是一個城市發(fā)展脈絡、變化軌跡和文化底蘊的體現(xiàn)。城建檔案是伴隨著城市建設發(fā)展過程而形成的歷史記錄，它承擔著發(fā)揚城市文化并傳承延續(xù)的重大職責。特別是近年來，隨著城市建設發(fā)展，舊城更新改造進程加快，城建檔案調(diào)閱利用需求劇增，利用主體和利用目的呈現(xiàn)多元化、多樣化態(tài)勢，對城市建設檔案工作提出了新的更高的要求。在新形勢下立足城建檔案開放利用，拓展公眾服務，提高社會化服務水平，逐步向文化場館轉(zhuǎn)型，城建檔案利用工作亟需探求和實踐新的服務模式，城建檔案館應構建以“涉密檔案庫”、“劃控使用檔案庫”、“開放檔案庫”為一體的城建檔案利用頂層設計。

2 城建檔案的利用意義

城建檔案古來有之，它是在城市建設活動過程中產(chǎn)生的，在記錄城市發(fā)展歷史的同時，也對城市的未來發(fā)展指明了方向。城建檔案工作包括了收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等環(huán)節(jié)。城建檔案利用工作是城建檔案工作中的重要部分，我們需要這種方式為社會服務。隨著社會的發(fā)展需要，城建檔案的開發(fā)利用迫在眉睫，對于城市的現(xiàn)代化建設和發(fā)展作用無可限量。

城建檔案在實際生活中的作用是多方面的：一是，城建檔案記載著城市建設各方面的詳細數(shù)據(jù)，在編制城市總體規(guī)劃及詳細規(guī)劃時，提供現(xiàn)狀與歷史依據(jù)。二是，在規(guī)劃實施過程中，無論是建設用地的劃撥，工程設計的審批，工程建設方案的確定，都可以提供詳實的材料。三是，對于老百姓日常生活購入商品房，二手房買賣，房屋裝修，小區(qū)改造，防范自然災害等提供工程圖紙和產(chǎn)權證明。

3 城建檔案利用工作現(xiàn)狀

我國城建檔案工作發(fā)展非?？?。目前，全國已有數(shù)百個市級城建檔案館，區(qū)縣檔案室更是超過了千個，館藏量巨大。到了1980年迎來了城建檔案工作史上最重要的轉(zhuǎn)折點，第二次全國科技檔案工作會議勝利召開，形成綱領性文件《科學技術檔案工作條例》，第一次明確提出了在全國各大、中城市以城市為單位建立基本建設檔案館，集中統(tǒng)一管理本市基本建設檔案的工作目標。之后城建檔案法規(guī)、標準進一步加強，為了加快城建檔案事業(yè)有序發(fā)展，中央和地方政府先后出臺了一系列相關法規(guī)，例如《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等。

根據(jù)國家新《檔案法》的規(guī)定，“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿25年向社會開放。”隨著時間推移，城建檔案館館藏達到開放時間條件的檔案出現(xiàn)并不斷增長，為做好開放鑒定工作，需要有相關的規(guī)定和操作規(guī)范。

在新形勢下，城建檔案的利用價值日益顯現(xiàn)，保管要求與社會需求的矛盾也日漸突出，故有必要在新的法規(guī)規(guī)定下，對城建檔案控制使用、開放的范圍，開放鑒定工作的流程、計劃等工作規(guī)范進行研究，進一步處理好檔案劃控與開放之間的關系。建立、健全檔案劃控、開放的工作機制、標準，以制定符合城建檔案開放要求的工作計劃，實現(xiàn)城建檔案有計劃、有范圍向社會開放，從而更好地為社會需求提供服務，適應信息時代、數(shù)據(jù)時代要求。

4 城建檔案利用工作規(guī)劃

新時期城建檔案利用工作的開展，應當遵循“及時、準確、便捷、安全”的管理原則，堅持“保、控、放”結合的指導思想，加強城建檔案分類化管理，發(fā)揮城建檔案的利用價值，以便能為社會各方面提供安全、優(yōu)質(zhì)和高效的檔案利用服務。

4.1 豐富館藏，提高檔案利用率

針對當前我國大多數(shù)城市城建檔案的利用現(xiàn)狀來看，首先要做的就是切實豐富館藏、提高城建檔案利用率。這就需要相關部門擴大檔案入庫范圍、重視城建檔案的社會利用效果，盡可能提高全民的檔案建設意識。可以針對城建檔案進行編研，使得城建檔案可以更有效地利用起來。只有真正對城建檔案進行保護，才能切實提高城建檔案的利用效率，發(fā)揮其應有的作用。

4.2 分階段實現(xiàn)“開放檔案庫”利用目標

第一階段：實現(xiàn)“開放檔案庫”利用功能。針對現(xiàn)有的城市建設管理類檔案，參考《上海市規(guī)劃和國土資源管理局政府信息公開目錄框架》（2014年）的主動公開內(nèi)容，通過添加和明確關鍵字段、編寫相關程序、匹配對應數(shù)據(jù)等信息化手段，在原檔案庫中對以上檔案建立標簽，在導出項目信息及索引目錄后，依托現(xiàn)有檔案利用方式實現(xiàn)“開放檔案庫”的利用功能，以應對現(xiàn)階段對于開放檔案的利用需求。

第二階段：搭建獨立“開放檔案庫”。通過編寫相關程序，將可開放檔案的目錄與其數(shù)字化影像相關聯(lián)，完成數(shù)字化影像從原數(shù)據(jù)庫移植至“開放檔案庫”的目的。該階段基本完成獨立開放檔案庫的搭建，提升甄別檔案的工作效率和服務能力。

第三階段：提升城建檔案利用服務品質(zhì)。通過系統(tǒng)開發(fā)和平臺建設，建立全新、獨立、高效的開放檔案檢索查詢和利用系統(tǒng)。同步設置開放城建檔案利用自助專機、開通網(wǎng)上檔案檢索查詢和利用預約功能等，實現(xiàn)利用開放檔案僅需辦理簡單登記手續(xù)后，便可完全自主操作的服務目標，大幅提升城建檔案利用的效率及服務品質(zhì)。

4.3 有效開展檔案劃控開放鑒定工作

對于已滿二十五年的城建檔案，每年制定工作計劃，分別按種類、項目和文件進行批量化、單一項目和單一文件方式鑒定，進一步補充開放檔案庫相關內(nèi)容。

4.4 構建全市統(tǒng)一數(shù)字化城建檔案歸集利用平臺

對城建檔案進行數(shù)字化建設，是有效提高城建檔案利用率、確保城建檔案有效發(fā)揮作用的關鍵。隨著計算機技術的不斷發(fā)展，城建檔案數(shù)字化工作成為推動當前城建檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展的重要手段，實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化是未來社會發(fā)展的趨勢，這就需要進一步提高城建檔案數(shù)字化工作水平。

城建檔案數(shù)字化建設，是為后續(xù)檔案利用奠定基礎的重要環(huán)節(jié)。而檔案利用才是檔案管理工作的重點。因此，未來需要不斷發(fā)揮城建檔案的憑證作用，使城建檔案可以更好地為城市建設以及社會服務。與此同時，作為城建檔案管理人員應在檔案收集、利用的過程中樹立服務意識，為城市規(guī)劃、建設以及管理工作的開展貢獻應有的力量。

一是積極配合局“1+4”城市空間基礎信息平臺建設，通過搭建城建檔案數(shù)據(jù)庫，提供一站式檔案利用服務，免去線下辦理手續(xù)，實現(xiàn)全網(wǎng)辦相關數(shù)據(jù)互聯(lián)共享。二是結合上海市“一網(wǎng)通辦”政務服務平臺建設，圍繞數(shù)字化城建檔案的“收”、“管”、“用”三個環(huán)節(jié)，努力打造全面規(guī)范的數(shù)字城建檔案管理系統(tǒng)，達到實時形成、實時共享、實時利用的城建檔案利用新格局，為上海城市建設與社會發(fā)展提供服務。

4.5 增強公眾檔案意識

與文書檔案有所不同，城建檔案是一門專業(yè)性較強的學科，在利用工作中需要用到較多工程領域的相關知識，因此需要城建檔案人員具有較強的專業(yè)素質(zhì)。同時城建檔案工作人員也應該提高自己的服務意識和服務態(tài)度，對工作有積極性和進取心，懂得思考，懂得總結。在城建檔案開放利用的過程中，要積極開展城建檔案對外宣傳工作，使得社會公眾進一步了解城建檔案的重要性。豐富檔案日活動，利用館藏優(yōu)勢，挖掘館藏特色，傳播檔案聲音，讓大眾感受檔案的文化魅力。