對市政工程檔案資料編制與歸檔的思考

李淑軍

（湖南高速工程咨詢有限公司，湖南 長沙 410000）

1 引言

市政工程涵蓋道路、橋梁、給排水、通訊、電力、交通站場、軌道交通、地下管線、園林綠化、公用設(shè)施等等，是與城市運營和市民生活息息相關(guān)的民生工程，代表了城市的形象，是城市人流、物流、信息流的載體，在城市建設(shè)中有著極端特殊的重要性。但因為市政工程門類繁多，每一個市政工程項目都會有很多特殊功能和施工技術(shù)要求，其工程檔案資料的編制與歸檔一直是建設(shè)工程檔案管理中的短板，讓資料員非常頭痛。本文結(jié)合自身長期從事市政工程檔案資料管理的經(jīng)驗，對市政工程檔案資料編制與歸檔進行一些總結(jié)和思考，希望起到拋磚引玉的作用。

2 市政工程檔案資料編制與歸檔的難點與痛點

1）工程門類太多，專業(yè)性太強，規(guī)律難以掌握。市政工程與房建工程最大不同就是，房建工程相對一致規(guī)范，體系比較清晰，而市政工程過于復(fù)雜，每一項市政工程都有其鮮明的個性特征。以軌道交通工程為例，涵蓋站場深基坑、盾構(gòu)、防水、管片、鋪軌、電力、通訊、信號、裝飾、通風、空調(diào)、電梯等多種獨具特色的施工分部，再加上線路長，有的多達上百個單位（子單位）工程，有的施工記錄表格參數(shù)填寫專業(yè)性要求非常高，有的施工記錄則根本沒有規(guī)范表格，有的則需要根據(jù)一般交通或者軌道交通規(guī)范標準提供的表格來填寫。這些專業(yè)差異對普通資料員來講，是艱難的學習和實踐任務(wù)，而資料員這一行往往是師傅帶徒弟，多實踐傳承，少理論指導(dǎo)。能夠總結(jié)出市政工程檔案資料編制的一般規(guī)律讓大家學習，做到事半功倍，更是難能可貴。

2）工程頭緒太多，政策性太強，管理難以到位。市政工程往往是政策性工程、面子工程或者“領(lǐng)導(dǎo)”工程，相當部分手續(xù)不全就開工建設(shè)，或邊建邊辦手續(xù)，甚至建成了、投入使用了，征地、規(guī)劃、施工等手續(xù)都還沒有辦理到位。嚴格地按照規(guī)范化的資料編制軟件是行不通的，往往也無法走聯(lián)合驗收、備案流程。從“三同步”的角度來要求市政工程檔案資料編制管理的確勉為其難。很多資料員反映，有些道路工程和公交站場已經(jīng)建成通車幾年了，因為施工許可還沒有辦下來，資料表格中要填寫許可證號的地方一直空著。表格有空白，說明資料未做完，無法備案與移交檔案資料。有的市政工程項目部撤離好多年了，資料工作未了結(jié)，資料員要帶著資料走，或者要專門找地方保存資料，苦不堪言。

3）參建單位太多，牽扯面太廣，簽證難以落實。市政工程往往有眾多的參建單位，而且勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位往往是外地企業(yè)；有的在一個市政工程中，也有多家設(shè)計、監(jiān)理、施工單位，也有一個監(jiān)理單位對應(yīng)多個施工單位，也有一個施工單位對應(yīng)多個監(jiān)理單位。這種復(fù)雜的參建單位模式讓工程檔案資料管理變得異常復(fù)雜。外地單位在資料編制上最大的麻煩在于，資料一定要寄回單位總部才能完成簽章手續(xù)，一家家走流程，給資料編制帶來巨大工作量。一旦出差錯，要全部返工重來，往往耽誤很多時間。另外，眾多單位條塊分割的模式，很難像房建工程一樣可以按單位工程清理出包含建設(shè)、監(jiān)理、施工、勘察、設(shè)計五方責任主體的完整資料，只能建設(shè)、監(jiān)理、施工分開，各自編制，也各自向城建檔案管理機構(gòu)歸檔移交。這也是為什么城建檔案館很難收齊全市政工程檔案資料的痛點所在。

3 做好市政工程檔案資料編制與歸檔的幾點建議

1）厘清責任，強化管理。市政工程檔案資料編制千頭萬緒，厘清參建各方責任是關(guān)鍵。建設(shè)單位承擔著主體責任，對整個市政工程項目的檔案資料編制與歸檔工作負責，必須按照新修訂《檔案法》要求，建立檔案工作責任制、健全檔案管理制定，出現(xiàn)不按規(guī)范編制檔案資料或者不按期歸檔，首先追究的也是建設(shè)單位的法律責任；監(jiān)理單位協(xié)助建設(shè)單位，除了對工程過程和工程質(zhì)量進行監(jiān)督外，對工程檔案編制也要進行監(jiān)督，不達到要求的要提出整改意見并督促整改到位；施工單位對施工過程技術(shù)管理、質(zhì)量保證、施工記錄、測量、試驗檢測、竣工驗收、竣工圖的編制負責，是建設(shè)工程檔案資料最大的來源單位，必須按規(guī)范編制檔案資料，服從建設(shè)單位、監(jiān)理單位的管理；勘察、設(shè)計單位也必須按規(guī)范要求完成對應(yīng)職責范圍的檔案資料的編制。此外，監(jiān)理、施工、勘察、設(shè)計單位必須共同配合，做好資料各項簽證工作。五方責任主體都要明確市政工程檔案資料編制與歸檔的技術(shù)負責人，并安排與工作量相適應(yīng)的資料人員，尤其是建設(shè)、監(jiān)理、施工單位，資料人員一定要充足穩(wěn)定，一定要全程跟蹤參與建設(shè)過程。建設(shè)單位與監(jiān)理、施工、勘察、設(shè)計各方簽訂合同時，一定要有專門條款對工程檔案資料編制與歸檔的人員要求、編制內(nèi)容與數(shù)量、質(zhì)量、費用等進行規(guī)定，約法三章，保證責任明確，管理有據(jù)。

2）明確程序，按章辦事。要明確市政工程檔案資料編制與歸檔的工作程序，綁定重要節(jié)點，開展同步檢查。在隱蔽驗收，檢驗批驗收、分項、分部驗收時，建設(shè)與監(jiān)理單位資料人員一定要參與驗收活動，同步檢查資料編制情況，對資料編制不及時、不完整、不規(guī)范的都要嚴肅指出并督促整改到位。根據(jù)軌道工程檔案編制與歸檔管理的經(jīng)驗，可以建立工程檔案資料編制與工程款撥付關(guān)聯(lián)機制，每一筆工程款撥付前，建設(shè)單位都要對工程檔案資料編制情況進行監(jiān)督，達到要求的簽字確認才付款，達不到要求的，先整改到位，這就對監(jiān)理、施工等單位 施行了剛性化的管理。另一方面，施工單位在施工開始前期，一定要編制一個詳細的市政工程分部、分項與檢驗批的劃分方案，這個方案還要交監(jiān)理、建設(shè)單位審定，并報質(zhì)量與安全監(jiān)督部門審核把關(guān)。這是一個十分重要的工作程序，這個工作不到位，后期會導(dǎo)致大量資料編制返工，帶來不必要的麻煩。

3）優(yōu)化平臺，打通堵點?？紤]到市政工程面廣線長專業(yè)性強，在市政工程檔案資料編制與歸檔平臺管理上一定要不斷優(yōu)化。首先是要共享標準化表格，建設(shè)、施工、監(jiān)理各項目部，還包括各分包項目部，要將與本市政工程相關(guān)的省級規(guī)范表格、行業(yè)標準表格、業(yè)內(nèi)自編表格進行共享，絕不能自行其是，搞得資料編制五花八門。有的重大市政工程會根據(jù)本項目的特點，出臺專門的文件，明確各種用表，下發(fā)參建各方，這是很好的工作方法；二是要統(tǒng)一簽章，按時間節(jié)點，統(tǒng)一對資料表格進行簽字、蓋章，減少重復(fù)勞動，保障資料編制進度。因為在分部驗收時，各有關(guān)方都會派技術(shù)負責人員參加，所以一般情況下是一個分部驗收一批次簽字蓋章到位，千萬不要拖拖拉拉；三是要大力推廣電子檔案編制，實現(xiàn)移動填報、審核、簽字、蓋章、流轉(zhuǎn)，將檔案資料以數(shù)據(jù)方式在云空間共享，使資料編制不受距離與時間的限制，還可以在線檢查，實時修正錯誤，提高編制質(zhì)量與效率。目前，市政工程檔案資料編制軟件平臺比較多，一定要選擇有國家確認軟件著作權(quán)并通過了相關(guān)標準化體系認證的軟件平臺，確保按照新修訂的《檔案法》要求，市政工程檔案資料電子文件來源可靠，程序規(guī)范，要素合規(guī)，也確保電子數(shù)據(jù)的真實性、完整性、安全性和可用性。

4 結(jié)語

市政工程是最為重要的城市建設(shè)工程，在落實以人民為中心的城市建設(shè)理念，讓城市功能更好為市民服務(wù)方面有著關(guān)鍵作用。做好市政工程檔案資料編制與歸檔管理工作，既是為了促進市政工程質(zhì)量和規(guī)范管理，也是為了市政工程使用維護過程中有完備的檔案資料參考，這是功在當代，利在千秋的大好事。希望各方面都來重視和支持市政工程檔案資料編制與歸檔管理工作，做到檔案資料編制與歸檔真實、完整、科學、規(guī)范、高效，為市政工程建設(shè)和城市整體發(fā)展做出檔案方面更大的貢獻。