新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式改革創(chuàng)新研究

孫艷華

（范縣對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)，河南 濮陽 457000）

事業(yè)單位檔案是不僅是記錄歷史發(fā)展腳步，更是為發(fā)展提供決策幫助的信息資源，是事業(yè)單位中最為重要的無形資產(chǎn)。新時(shí)期下，事業(yè)單位檔案的管理要有效的運(yùn)用信息化手段完成升級換代，傳統(tǒng)的檔案管理體系和制度已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展變化，通過信息化檔案管理的建設(shè)完成事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)模式的改革與創(chuàng)新。

1 事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式中出現(xiàn)的問題

1）檔案管理工作過于傳統(tǒng)。事業(yè)單位的檔案管理仍然受傳統(tǒng)管理體系影響，工作狀態(tài)處于被動(dòng)狀態(tài)。新時(shí)期下，任何行業(yè)和工作都在適應(yīng)時(shí)代發(fā)展而加速發(fā)展與變化，仍然沉浸在傳統(tǒng)的等、靠工作狀態(tài)下，必然將面臨淘汰。檔案管理中沒有清醒認(rèn)識到收集、整理、存檔只是基礎(chǔ)工作，更為重要的要做到隨時(shí)隨地的資料搜集。監(jiān)督體制的缺乏導(dǎo)致檔案資料的搜集中出現(xiàn)跟蹤不到位、資料零散、不及時(shí)等諸多問題。2）信息化的檔案管理工作缺乏專業(yè)性。事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)隨著社會(huì)發(fā)展完成了初步的建設(shè)，傳統(tǒng)的工作狀態(tài)和方法已經(jīng)無法滿足電子信息檔案的管理模式，所以導(dǎo)致電子檔案的利用率以及效率十分低下。新生事物的使用需要具有一定專業(yè)性的人才來完成建設(shè)和使用，而現(xiàn)有工作人員無法快速的完成身份的轉(zhuǎn)換，甚至拒絕改變，所以缺乏專業(yè)人才實(shí)操的信息化檔案管理工作無法正常開展。即便對現(xiàn)有人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)也是需要一定的時(shí)間來達(dá)到熟練的程度，所以事業(yè)單位在檔案信息化方面的管理水平仍然處于效率低下的狀態(tài)。3）檔案管理工作無法做到專人專職。事業(yè)單位中檔案管理工作多是由工作人員兼職完成，沒有固定的部門和管理人員，專業(yè)性較低，重視程度較低。采用兼職模式是無法完成檔案管理的工作，兼職人員往往會(huì)因?yàn)槠渌ぷ鞫鲆暀n案工作，讓檔案管理慢慢的邊緣化，兼職人員一般都缺少專業(yè)的技能，對檔案的收集、整理、存檔等無法做到專業(yè)化管理，工作質(zhì)量可想而知。

2 新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)及信息化建設(shè)的必要性

1）新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)。新時(shí)期下，社會(huì)的發(fā)展變化帶動(dòng)各行業(yè)的進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作更要緊跟其腳步，完成數(shù)字化與信息化的建設(shè)。融合數(shù)字化和信息化的事業(yè)單位檔案管理具有兩方面的特點(diǎn)；第一，檔案管理的信息化建設(shè)在成本費(fèi)用方面能夠達(dá)成降低的目標(biāo)，更能完成工作效率提升的績效目標(biāo)；第二，事業(yè)單位的信息化檔案管理建設(shè)和開展，讓信息資源流動(dòng)起來，為發(fā)展和決策提供幫助，檔案管理工作的重要性得到展現(xiàn)。2）新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，要充分運(yùn)用信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化處理，通過硬件和軟件完成高效的服務(wù)職能，管理服務(wù)模式才能有新的創(chuàng)新和改革。由此，建設(shè)具有信息化的事業(yè)單位檔案管理的十分必要，首先，隨著社會(huì)的進(jìn)步我國的信息技術(shù)會(huì)達(dá)到更高的層次，所以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的改革創(chuàng)新，合理的應(yīng)用信息技術(shù)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然路徑；其次，事業(yè)單位的變革要緊隨時(shí)代的發(fā)展，建設(shè)現(xiàn)代化的事業(yè)單位管理體系必然不能脫離信息技術(shù)的支持，檔案管理是具有代表性之一，所以事業(yè)單位要加快檔案管理工作的信息化建設(shè)。最后，傳統(tǒng)的檔案管理工作在資料的收集、整理、存檔方面都有著程序復(fù)雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，其中最為突出的是不能將檔案信息進(jìn)行及時(shí)運(yùn)用，因此檔案的調(diào)用和查詢的時(shí)效和結(jié)果都差強(qiáng)人意。

3 建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)為管理服務(wù)模式創(chuàng)新提供幫助

事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新和改革要依托具有現(xiàn)代化信息化的檔案管理系統(tǒng)，所以信息化檔案管理建設(shè)中要遵循固定的原則，遵循業(yè)務(wù)流程、職責(zé)分工的同時(shí)靈活的對現(xiàn)有管理體系進(jìn)行升級改造，建設(shè)中要注重保持檔案管理的動(dòng)態(tài)與靜態(tài)，由此，事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面入手：

1）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。數(shù)字化技術(shù)主要有數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，所以檔案管理的模式建設(shè)要與這些技術(shù)進(jìn)行融合，讓檔案信息完成數(shù)字化檔案的升級。數(shù)字化檔案信息可以在信息的收集、整理、更新、統(tǒng)計(jì)、補(bǔ)充等多個(gè)方面完成工作效率的提升，讓事業(yè)單位中的無形資產(chǎn)得到及時(shí)的應(yīng)用，讓檔案信息廣泛應(yīng)用。2）自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理模式建設(shè)要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理是完成事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式改革創(chuàng)新的重要部分。運(yùn)用自動(dòng)化的技術(shù)（包含數(shù)碼掃描識別、電子標(biāo)簽以及OCR識別等）讓檔案管理自動(dòng)完成收集、整理、整合、篩選，并能運(yùn)用最少的步驟完成信息的檢索和提取。自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)在檔案信息資料的批量處理方面提供了巨大的支撐。3）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位的檔案管理模式要形成專業(yè)化的管理體系。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化信息化的檔案管理要能夠做到銜接內(nèi)部流程，提升檔案管理的重要性和參與性。4）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理模式的建設(shè)最終目的是事業(yè)單位的運(yùn)營和發(fā)展提供支持以及對事業(yè)單位發(fā)展歷程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，那么檔案就不能是單一方面的保存。要加強(qiáng)檔案的互動(dòng)性，完善事業(yè)單位檔案管理信息化體系中的互動(dòng)性，有效的提升和強(qiáng)化檔案系統(tǒng)的改革。

4 事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式的改革創(chuàng)新措施

完成事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是改革檔案管理服務(wù)模式的首要任務(wù)，具有現(xiàn)代化信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)楣芾矸?wù)模式的改革提供更好的支持。

1）加強(qiáng)專業(yè)性的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式的改革創(chuàng)新要先完成專業(yè)性的建設(shè)，在管理的模式、硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)方面都要提升專業(yè)性能，特別是對工作人員的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力對于順利開展檔案管理服務(wù)模式的建設(shè)以及工作質(zhì)量和效率的提高都有很大的影響力。通過培訓(xùn)讓檔案管理人員明確認(rèn)識到索要承擔(dān)的工作職責(zé)，要積極的完成檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。2）加深檔案管理工作的重要性。積極對檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)，從而提升事業(yè)單位中檔案管理在業(yè)務(wù)流程中的參與度，拓寬檔案管理服務(wù)的范圍、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式，也能充分提升重要性。事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新亦不可閉門造車，要積極運(yùn)用現(xiàn)有的設(shè)備和資源信息完成改革，讓檔案管理的服務(wù)具有即時(shí)性、自動(dòng)型、主動(dòng)性。3）規(guī)范業(yè)務(wù)流程和監(jiān)督機(jī)制。事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)模式具有其特定的業(yè)務(wù)流程，所以要?jiǎng)?chuàng)新改革服務(wù)模式要從業(yè)務(wù)入手完成流程優(yōu)化，并對業(yè)務(wù)流程制定相關(guān)的規(guī)范制度，讓檔案管理的服務(wù)模式在既定的制度內(nèi)運(yùn)行。此外，監(jiān)督機(jī)制的制定更是增強(qiáng)服務(wù)水平、提高服務(wù)意識的重要手段，從而打造新型的事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式。

5 小結(jié)

綜上所述，新時(shí)期下事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是改革的基礎(chǔ)，通過建設(shè)現(xiàn)代化信息化的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，檔案管理服務(wù)模式能夠更好的完成創(chuàng)新與改革，從而保證事業(yè)單位能夠持續(xù)穩(wěn)定的保持發(fā)展，加速事業(yè)單位的改革。