探析網(wǎng)絡時代完善事業(yè)單位檔案管理編目工作的方法

杜超琛

（淄博市衛(wèi)生人才交流服務中心，山東 淄博 255000）

在事業(yè)單位中檔案管理編目工作較復雜，其會涉及諸多的信息與對象，在進行正式管理時若采用傳統(tǒng)方式，在降低工作效率的同時還會引發(fā)操作失誤，因而管理人員需借助新型管理模式，找出更為適宜的檔案管理方法。

1 在網(wǎng)絡時代下事業(yè)單位開展檔案管理編目工作的作用

在事業(yè)單位整理資料的過程中，其主要運用工具為檔案管理，該項工作的水準將直接影響其內(nèi)部檔案資料的運用效果。隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理的理念與方式也要適時更新，運用信息技術既符合當前網(wǎng)絡時代的基本要求，也代表著未來檔案管理的新趨勢，管理人員應主動提升信息技術，并將其應用在各項管理流程中，因此，新時期事業(yè)單位實行檔案管理編目工作需帶有新型時代特征，通過網(wǎng)絡技術與檔案資料的高度融合，提升編目工作的科學性，促進了事業(yè)單位的工作效率。在開展檔案管理期間工作人員應擁有現(xiàn)代化管理能力與極強的信息技術使用水準，從而有效改進編目工作的整體效果，借助網(wǎng)絡化的檔案管理，可使事業(yè)單位的內(nèi)部信息變得更為清晰[1]。

2 優(yōu)化網(wǎng)絡時代下事業(yè)單位檔案管理編目工作方法的有效措施

2.1 采取現(xiàn)代化的整合手段

正式的檔案管理中編目工作具有極強的獨立性，由于檔案信息內(nèi)的內(nèi)容不同，該信息的編排方法也不盡相同，會使編目工作出現(xiàn)新的變化。在進行后期管理時編目工作的地位較重要，其為后期開展信息檢索時的重要依據(jù)，因而改進編目效果顯得較為重要。編目工作中的主要內(nèi)容為數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲與數(shù)據(jù)采集等，在研究該項目期間工作人員可采用人工智能、知識庫與數(shù)學等現(xiàn)代化手段，編目工作涉及了歸納學與法律等方面的知識，因而可通過現(xiàn)代化手段進行整合。

此外，當前檔案資料的管理已不再采用人工操作模式，借助網(wǎng)絡存檔功能可將信息保存的更為完整，在整合各類編目信息時借助網(wǎng)絡技術不但能加強此類工作的透明度，提升信息的檢索效率，還能高效完成檔案資料的分享，促進檔案管理工作的專業(yè)性。

2.2 提升編制檢索的科學性

隨著網(wǎng)絡時代的快速發(fā)展，信 息技術也逐漸運用到了事業(yè)單位的檔案管理中，為提升信息的查準率與查全率，多數(shù)單位可將其繪制成網(wǎng)頁形式，即通過科學性極強的網(wǎng)絡技術將其內(nèi)部的資料分類并集中上傳，借助網(wǎng)頁形式，其信息的呈現(xiàn)不但清晰明了，其索引程序也極為便捷、精準。檔案資料的查詢?nèi)藛T在搜索有關信息時，只需在網(wǎng)頁內(nèi)輸入對應的關鍵詞，即能找到對應信息。相較于傳統(tǒng)資料庫，運用科學的檢索工具可有效縮減信息搜尋的時間，提升信息資料的精準度、及時性。此外，事業(yè)單位中的檔案管理者還可構建有效的網(wǎng)址鏈接，將剩余網(wǎng)頁中的分散性信息整合到分享網(wǎng)站內(nèi)，使檔案內(nèi)部的信息網(wǎng)更為清晰，此方式不僅有效降低了資源分散，還通過多項檢索技術，增強了信息服務質(zhì)量。在開展編制檢索工作期間，檔案管理人員需站在用戶角度，適時創(chuàng)新檢索方式，使檔案信息的管理方向朝著類別化、層次化發(fā)展。

2.3 創(chuàng)新檔案管理方法

首先，針對事業(yè)單位而言，在管理檔案編目的過程中應創(chuàng)建一套適宜的檔案管理模式，在網(wǎng)絡條件的帶動下，使用現(xiàn)代化的信息技術手段。通常來講，在進行檔案管理期間工作人員需制定出嚴格規(guī)范，且將信息技術帶入到基本操作規(guī)范中，通過對信息的采集、整理與提取來改進檔案管理中的編目工作。

其次，在采集檔案資源期間要將其信息合理收集，適時進行歸納、分類與總結工作。若在整理過程中遇到價值含量較低的信息時需及時摒棄，避免出現(xiàn)各類無用信息的盲目堆積現(xiàn)象。對于信息采集的過程，要盡量做到有分類、有目標、有計劃，徹底優(yōu)化當前的文獻資料，繼而順利實現(xiàn)資料入庫。管理人員針對資料信息的不同性質(zhì)，還可設立科學性較強的電子資料體系，運用網(wǎng)絡技術來完成該系統(tǒng)的優(yōu)化工作[2]。

最后，為增強事業(yè)單位內(nèi)部的多部門聯(lián)系，管理人員還可借助信息技術設立單位內(nèi)部的信息搜索平臺，在該平臺中工作人員可直接開展搜索工作，防止出現(xiàn)其余部門人員隨時出入檔案室的不良現(xiàn)象，繼而增強檔案管理的工作效率。在進行搜索時借助系統(tǒng)內(nèi)部的分門別類，使信息搜索工作變得更為容易。

2.4 增強檔案管理的人才素養(yǎng)

由于管理經(jīng)驗與管理理念的落后，部分事業(yè)單位的檔案管理者的綜合素質(zhì)不高，也缺乏與編目工作相關的人才。在選擇檔案管理人才時，其不僅要擁有極強的編目意識，還要學會使用各類以信息技術為主的現(xiàn)代化設備。事業(yè)單位在完成人才的招收后，還需開展專業(yè)性較強的技術培訓，特別是針對信息技術內(nèi)容，此項目將會給編目工作的準確性與效率帶來直接影響，受訓人員需增強重視力度。統(tǒng)計學與編目工作的關系較緊密，事業(yè)單位中的編目人員除了要擁有網(wǎng)絡技術外，還要具備極強的統(tǒng)計能力，以更好地適應檔案管理中的各項工作。

3 總結

綜上所述，在網(wǎng)絡時代的影響下，事業(yè)單位管理者需及時創(chuàng)新檔案管理模式，通過思維的轉變來改進其內(nèi)部的編目工作，再利用網(wǎng)絡技術來加強系統(tǒng)的管理，從而提升檔案編目工作的整體質(zhì)量。