新形勢下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑探究

高一文

（臨沂市精神衛(wèi)生中心，山東 臨沂 276005）

對于各單位、機(jī)構(gòu)的管理而言，辦公室作為中樞大腦，通過發(fā)出準(zhǔn)確地指令，確保整個單位或是結(jié)構(gòu)的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化及精細(xì)化的運(yùn)作。而檔案作為單位的重要信息，對檔案長期發(fā)展的情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，辦公室作為綜合管理部門，主要工作職責(zé)是對具體工作中的關(guān)鍵工作內(nèi)容、重要事件等方面的內(nèi)容加以記錄、整理及保管，從而為單位的經(jīng)營發(fā)展、決策制定等提供必要的資料[1]?；诖?，各單位辦公室必須高度重視檔案管理工作，積極創(chuàng)新自身的管理方式，加大對信息技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合新形勢下對檔案管理人員的要求，不斷提升其綜合素質(zhì)，從而保障辦公室檔案管理工作的高質(zhì)高效展開。

1 辦公室檔案管理的基本原則

在辦公室檔案管理工作最為關(guān)鍵的任務(wù)是立卷歸檔，管理人員在開展這一項(xiàng)任務(wù)時，應(yīng)遵循以下基本原則：一是，明確重點(diǎn)，對各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)有效的分工，且必須對具體資料和文件的區(qū)別進(jìn)行明確的標(biāo)識，做到具體問題具體分析；二是，充分掌握立卷歸檔文件的時間性，保障全部文件均是已經(jīng)達(dá)成當(dāng)下任務(wù)的文件；三是，做好立卷歸檔的整體維護(hù)工作，既要明確文件的主次性，嚴(yán)格把控立卷歸檔工作，嚴(yán)禁不滿足歸檔規(guī)范的文件歸檔，還應(yīng)提前準(zhǔn)備好公文制發(fā)工作，即始終保持規(guī)范意識，嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度來保證制發(fā)公文的質(zhì)量，且應(yīng)嚴(yán)格簽發(fā)手續(xù)來確保公文的準(zhǔn)確性等[2]。

2 新形勢下辦公室檔案管理工作存在的問題

1）管理方法相對落后。在新形勢背景下，各領(lǐng)域逐漸實(shí)現(xiàn)了管理的信息化，以此來提高自身的管理效率和水平。然后，就當(dāng)前的情況來看，很多單位的檔案管理工作依然停留在檔案的查找、存放管理中，仍然停留在檔案柜階段，并沒有引入各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，也缺乏檔案管理軟件的應(yīng)用，這就導(dǎo)致檔案資料的利用率大大降低，且極易出現(xiàn)檔案丟失或是損毀等問題。

2）信息風(fēng)險意識顯得不足。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理的工作效率大大提升，然而由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，往往會存在諸多信息安全隱患，若檔案管理系統(tǒng)受到不法分子或是病毒等入侵，將會導(dǎo)致系統(tǒng)無法繼續(xù)運(yùn)行，甚至造成單位的核心數(shù)據(jù)泄露或是丟失。針對這一問題，要求檔案管理具備較強(qiáng)的信息風(fēng)險意識，以此來防止信息安全隱患的發(fā)生，但是很多檔案管理人員的信息風(fēng)險意識顯然不足，無法做到防患于未然，這就給辦公室檔案管理帶來嚴(yán)重的信息風(fēng)險[3]。

3）缺乏完善的辦公室檔案管理制度。要想確保檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)積極建立起一套適合時代發(fā)展需求、切實(shí)有效的檔案管理制度，清晰明確各崗位人員的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)整個檔案管理中各環(huán)節(jié)工作的制度化與標(biāo)準(zhǔn)化[4]。但是在具體的辦公室檔案管理工作中，很多單位并沒有建立起完善的辦公室檔案管理制度，這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

3 新形勢下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1）管理方法上加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用。在具體的辦公室檔案管理工作中，管理人員需要轉(zhuǎn)變自身以往的管理理念，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，不斷創(chuàng)新管理模式，并積極引入先進(jìn)的信息化技術(shù)和軟件等，從而實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化，從而確保各類檔案資料的充分利用，提高辦公室檔案管理工作的水平和質(zhì)量。具體做到以下幾點(diǎn)：（1）適當(dāng)增加硬件設(shè)備投入。搭建專業(yè)化、規(guī)范化的檔案數(shù)字化館，其中涉及計(jì)算機(jī)、檔案自動服務(wù)機(jī)及服務(wù)器等；（2）強(qiáng)化軟件系統(tǒng)建設(shè)。結(jié)合單位或是機(jī)構(gòu)的發(fā)展需要，打造相應(yīng)的辦公室檔案管理信息化系統(tǒng)，積極實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理的可視化，有效連接檔案實(shí)物與網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)信息的交換，從而達(dá)到對檔案信息資料的智能定位、識別及跟蹤的目的。同時，需在辦公室檔案管理系統(tǒng)中引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以此來實(shí)現(xiàn)在檔案中對電子標(biāo)簽的標(biāo)注，借助這一標(biāo)簽、服務(wù)器及閱讀器之間的通信，以便管理人員能夠及時找到檔案的存儲位置，并對各類檔案進(jìn)行妥善保管[5]；（3）建立三維互動展覽室，確保辦公室檔案在互聯(lián)網(wǎng)中得到更加充分的利用，并創(chuàng)設(shè)虛擬檔案袋，將其放置到展覽室中，使用者可以通過系統(tǒng)訪問權(quán)限來得到所需檔案資料，這就盡量避免一些關(guān)鍵紙質(zhì)檔案的丟失、損壞；（4）積極實(shí)現(xiàn)辦公室檔案資源共享，即借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，有效連接單位辦公室檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)，立足于使用者需求來建立辦公室檔案信息資源檢索目錄，借助局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳輸，從而真正形成數(shù)據(jù)共享。

2）提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)。在信息時代背景下，辦公室檔案管理人員必須注重檔案信息的保密性與安全性，并具備較強(qiáng)的信息風(fēng)險意識。基于此，在具體辦公室檔案管理工作中，單位需要強(qiáng)化對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，結(jié)合檔案信息化管理的需求來采取對應(yīng)的培訓(xùn)方式，不斷提高其信息風(fēng)險意識，充分認(rèn)識到檔案信息保密工作與安全工作的重要性，且有效提升其專業(yè)知識水平與技能，使之形成良好的職業(yè)道德素質(zhì)，在具體工作中具備良好的責(zé)任心和服務(wù)意識，從而使單位具備一支高素質(zhì)、高技能的檔案管理隊(duì)伍[6]。同時，單位需要積極向社會引進(jìn)優(yōu)秀的復(fù)合型檔案管理人才，不僅精通各類信息化技術(shù)和先進(jìn)檔案軟件的應(yīng)用，且具備過硬的檔案管理能力，從而進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作的效果。

3）完善辦公室檔案管理制度。在新形勢背景下，為確保辦公室檔案管理工作的有序推進(jìn)，單位必須積極制定完善的辦公室檔案管理制度，該制度的內(nèi)容應(yīng)涉及檔案管理的內(nèi)容、信息化建設(shè)方法、職責(zé)、考核條例、獎懲措施等，還應(yīng)確定具體的檔案管理流程，制定切實(shí)有效的監(jiān)督約束機(jī)制，合理劃分各層級的任務(wù)目標(biāo)，將各任務(wù)目標(biāo)落實(shí)到個人，并實(shí)現(xiàn)檔案管理成果與績效考核的相掛鉤。同時，單位需要建立完善的安全保障制度，對已有的檔案信息化管理安全體系進(jìn)行進(jìn)一步完善和改進(jìn)，從而確保網(wǎng)絡(luò)中檔案信息的安全性與可靠性。還應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)安全評估與監(jiān)管制度，對辦公室檔案管理中可能存在的風(fēng)險問題進(jìn)行充分評估，并提前采取有效地防范措施，從而有效降低信息風(fēng)險問題的發(fā)生。

4 結(jié)語

綜上所述，在新形勢背景下，辦公室檔案管理工作需要緊跟時代發(fā)展的趨勢，明確當(dāng)下檔案管理工作中存在的問題，然后積極引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化，不斷創(chuàng)新管理方法、管理模式、管理理念等，并有效提升管理人員的綜合素質(zhì)，建立完善的檔案管理制度，從而更好的促進(jìn)辦公室檔案管理工作的順利開展，推進(jìn)單位和機(jī)構(gòu)的良好發(fā)展。