研究生檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題及措施研究

陳柳喬

（湖南省人民醫(yī)院（湖南師范大學(xué)附屬第一醫(yī)院），湖南 長(zhǎng)沙 410005）

所謂的研究生檔案指的是研究生在學(xué)校內(nèi)經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)活動(dòng)、管理活動(dòng)等形成的，具有參考價(jià)值和保存意義的資料，如文字資料、聲像資料、證書(shū)資料等。高等院校研究生檔案是對(duì)學(xué)生在校情況予以記錄的重要載體和形式，更是對(duì)學(xué)生研究生學(xué)習(xí)階段具體表現(xiàn)的記錄，屬于人事檔案范疇，做好這方面的管理工作，可以為學(xué)生接下來(lái)的就業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以，我們作為高等院校檔案管理工作者，應(yīng)該深入研究如何更好的規(guī)范化管理研究生檔案資料，在本文中筆者對(duì)此進(jìn)行研究和探索。

1 當(dāng)前高校研究生檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

1）管理意識(shí)比較薄弱。就研究生的角度來(lái)看，很多學(xué)生缺乏必要的檔案意識(shí)，不關(guān)心自身檔案的去向，有的學(xué)生甚至不能把檔案資料及時(shí)上交，導(dǎo)致歸檔不全面，檔案缺失的情況。從檔案管理人員的角度來(lái)看，研究生檔案需要較長(zhǎng)的形成時(shí)間，在整個(gè)研究生學(xué)習(xí)時(shí)間段內(nèi)，都應(yīng)該精心的保管所有檔案資料，不然很容易出現(xiàn)丟失的情況。目前國(guó)內(nèi)研究生教育的學(xué)制趨向于彈性制，碩士研究生學(xué)制為2-5年，博士研究生的學(xué)制為3-8年。事實(shí)上，研究生檔案內(nèi)容主要以學(xué)籍為主，含有成績(jī)單、注冊(cè)表等等相應(yīng)的資料，每一個(gè)檔案跨度時(shí)間都較長(zhǎng)。在這較長(zhǎng)的時(shí)間段內(nèi)，無(wú)法保障每一位檔案管理人員都具有較高的素質(zhì)，難以有效把控歸檔資料的質(zhì)量。

2）歸檔范圍比較小。事實(shí)上，目前國(guó)內(nèi)很多高等院校檔案管理歸檔范圍比較小，有的學(xué)校甚至自自始至終都沒(méi)有改變過(guò)歸檔范圍。除了招生錄取研究生的相關(guān)資料、學(xué)籍證明材料、畢業(yè)論文情況等等，幾乎沒(méi)有更多的材料，沒(méi)有體現(xiàn)個(gè)體化的內(nèi)容。相比本科生的相關(guān)專(zhuān)業(yè)范圍，研究生涉及的內(nèi)容更加廣泛，具有多樣的形式、復(fù)雜的結(jié)構(gòu)等，因此更應(yīng)該把研究生檔案資料的差異化予以體現(xiàn)。但是，畢業(yè)生檔案中除了相應(yīng)的信息之外，剩下的材料一般都比較類(lèi)似，不能夠把學(xué)生的個(gè)性特征予以反映。尤其是在相應(yīng)的評(píng)價(jià)欄目里，評(píng)語(yǔ)都比較公式化，具有單一的內(nèi)容，并不能把畢業(yè)生的實(shí)際情況很好的反映。

3）信息化建設(shè)不足。當(dāng)下很多高等院校檔案管理以手工作業(yè)為主，一般是成卷后向檔案館移交，相關(guān)人員的排列、編目等工作主要以手工為主。大量重復(fù)性、繁重的工作讓很多檔案管理人員無(wú)法顧及內(nèi)容資料和其中隱藏的巨大價(jià)值，同時(shí)由于作業(yè)形式比較原始，所以工作效率比較低。我們?nèi)绻茉谶@項(xiàng)工作中引入信息化管理方式，能夠全面提升管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。用信息化的管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案信息管理形式，對(duì)研究生檔案資料的管理具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。比如，我們可以構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，在該系統(tǒng)的幫助下，學(xué)生通過(guò)該系統(tǒng)就可以了解到自己檔案的情況，不僅可以向?qū)W生很好的展示，還能夠更好的展示給用人單位，更便于及時(shí)的調(diào)閱使用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的高效化。

2 提升高校研究生檔案管理規(guī)范化程度的措施

1）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理水平。研究生檔案具有較強(qiáng)的實(shí)用性，因此管理更趨于專(zhuān)業(yè)。這就要求作為管理主體的人員，必須全面提升自身的管理素質(zhì)和水平，這和檔案管理水平息息相關(guān)。很多人認(rèn)為檔案管理工作比較清閑，或者并不認(rèn)為檔案管理工作比較重要，這些思想的存在都導(dǎo)致很多學(xué)校不重視檔案管理工作，因此并不能?chē)?yán)格執(zhí)行相應(yīng)的政策和法規(guī)，只是簡(jiǎn)單的整理研究生的檔案資料。由于收集、整理研究生的檔案資料需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，涉及的人員較多，因此我們需要對(duì)檔案管理從業(yè)人員開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不斷提升他們的業(yè)務(wù)能力和水平，提高檔案管理意識(shí)，以便于在工作中嚴(yán)格落實(shí)相應(yīng)規(guī)定，確保規(guī)范化的管理研究生檔案資料。

2）科學(xué)界定歸檔范疇。我們都知道研究生檔案資料具有較多的種類(lèi)，涉及的內(nèi)容也比較廣泛，因此作為高等院校需要依托國(guó)內(nèi)相關(guān)規(guī)定法規(guī)，和本學(xué)校的實(shí)際情況相結(jié)合，制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔、移交等標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)有序化、規(guī)范化的管理工作。比如為了實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的管理，我們不僅需要把常規(guī)類(lèi)的資料，比如成績(jī)單、畢業(yè)論文等資料予以歸檔，還可以把誠(chéng)信檔案、專(zhuān)業(yè)檔案等加入其中。不僅如此，還可以把導(dǎo)師個(gè)性化的評(píng)語(yǔ)納入其中，從而保障研究生檔案資料更加豐富，提升檔案資料的價(jià)值性，實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

3）提高管理水平。其一，明確專(zhuān)職人員開(kāi)展工作。按照目前的相關(guān)規(guī)定，高校研究生每年形成的檔案資料非常多，工作量極大，因此我們必須明確專(zhuān)職人員對(duì)這項(xiàng)工作推進(jìn)。在一些案資料較少的時(shí)間，可以科學(xué)安排整理已經(jīng)歸檔的資料，對(duì)歸檔資料比較頻繁的月份，可以選拔兼職人員積極配合專(zhuān)職人員收集整理檔案資料；其二，選拔優(yōu)秀檔案管理人員。我們?cè)谑占砀咝Ｑ芯可鷻n案資料的時(shí)候，一定要把相關(guān)的規(guī)章制度給予落實(shí)，把一些能力強(qiáng)、作風(fēng)硬、紀(jì)律優(yōu)及語(yǔ)言功底好的同事安排到這個(gè)崗位上來(lái)，切實(shí)提升收集整理研究生檔案資料的質(zhì)量和效果。

4）加大資金投入。經(jīng)費(fèi)保障對(duì)高等院校研究生檔案的管理來(lái)講至關(guān)重要，我們應(yīng)該在原有的財(cái)政預(yù)算內(nèi)，優(yōu)化資金而機(jī)構(gòu)，加大專(zhuān)項(xiàng)資金投入，完善軟件和硬件支撐。有效結(jié)合完善和新建機(jī)制，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的高等院校研究生檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)門(mén)的檔案室，做好各項(xiàng)安全防護(hù)工作。在條件允許的情況下，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀及檔案管理軟件的配備，逐步提升信息化水平，并對(duì)原有的紙質(zhì)檔案有規(guī)劃的推動(dòng)電子化進(jìn)程，最大限度的實(shí)現(xiàn)高等院校研究生檔案資料管理工作的信息化能力。

5）強(qiáng)化制度建設(shè)。其一，對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度要嚴(yán)格落實(shí)落地，確保每一項(xiàng)檔案管理工作的規(guī)范化程度；其二，在一定范圍內(nèi)組織開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)的檢查評(píng)比工作，分階段、分時(shí)間的檢驗(yàn)并考察高等院校研究生檔案管理工作的情況，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)的從制度等方面給予堵塞。其三，對(duì)相關(guān)制度要進(jìn)一步完善，要求從事這項(xiàng)工作的檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟，在日常工作中對(duì)此制度嚴(yán)格遵守，認(rèn)真鑒定和審核高等院校研究生檔案資料，確保資料的完整性、真實(shí)性，對(duì)不符合當(dāng)下規(guī)章制度的檔案要選擇出來(lái)，不符合進(jìn)入檔案的資料堅(jiān)決不予入檔；其四，完善責(zé)任追究制度，對(duì)一些信息虛假信息報(bào)送、對(duì)檔案進(jìn)行私自改變的行為，要對(duì)當(dāng)事人及相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行追責(zé)，維護(hù)檔案資料的真實(shí)性和權(quán)威性。

3 結(jié)束語(yǔ)

進(jìn)入新世紀(jì)后，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，高等院校研究生檔案管理工作也迎來(lái)了新局面，我們對(duì)這項(xiàng)工作要有清醒的認(rèn)識(shí)和了解，明晰這項(xiàng)工作的重要性，了解這項(xiàng)工作當(dāng)前存在的不足，以此為基礎(chǔ)，采取各種措施不斷完善該項(xiàng)工作，借此實(shí)現(xiàn)高等院校研究生檔案管理工作質(zhì)量的提升。