校舍基建檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策分析

孫琳琳

（濟(jì)南信息工程學(xué)校，山東 濟(jì)南 250000）

基建檔案全面記錄了學(xué)校校舍每個設(shè)施的真實建設(shè)過程，作用至關(guān)重要，影響著學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。所以，校舍的基建檔案應(yīng)該得到重視，我們要重點關(guān)注目前校舍基建檔案存在的問題，進(jìn)行細(xì)致的分析并提出可行性的對策，以期解決存在的問題來提高校舍基建管理的質(zhì)量。

1 校舍基建檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）沒有完善的管理制度與專業(yè)的管理人員。雖然國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部已經(jīng)在多年以前頒布了檔案相關(guān)的規(guī)定與管理辦法，然而還是存在很多的學(xué)校校舍缺乏完善的基建管理檔案制度，這種不完善的制度導(dǎo)致很多文件資料并未登記在冊，無從查起的尷尬狀況，唯一的辦法是只能在人工的回憶中尋找出處。另外，雖有一些學(xué)校有在一定程度上比較完善的管理制度，然而卻沒有聘用專業(yè)的管理人員，從而出現(xiàn)空有制度而無法落入現(xiàn)實的情況。還存在管理人員不是全職的狀況，這些管理人員缺乏責(zé)任心與專業(yè)性，讓不少的基建資料雜亂分布，管理不嚴(yán)明，甚至?xí)霈F(xiàn)資料不全面，部分丟失的情況，嚴(yán)重地影響了校舍基建檔案管理的質(zhì)量。

2）材料存檔不全面?；üこ躺婕傲撕芏鄬I(yè)與領(lǐng)域，所以基建檔案也會保存大量而廣泛的不同專業(yè)與領(lǐng)域的材料，將這些材料分類歸檔將會耗費相關(guān)人員的大量精力與時間。在整理與編制檔案的過程中，要關(guān)注重點，如果資料文件管理人員不將其及時正確的歸檔，就會有一定概率產(chǎn)生丟失文件資料的情況，這對整理檔案人員的工作增添了一定的難度，檔案也不夠完整。另外，存在很多不重視檔案管理的企業(yè)，在工程的建設(shè)過程中管理混亂使得施工圖紙或者日志不慎丟失；還存在部分施工企業(yè)缺乏大局觀念，不注意記錄下施工過程的全部，而只保存了階段性的資料，讓工程的材料與文件完整性大大降低，基建檔案整理的難度大幅度提高。

3）檔案歸檔質(zhì)量較低。由于存在一部分檔案管理人員沒有很高的歸檔意識并且不具備較高的專業(yè)素質(zhì)，讓基建檔案的整理質(zhì)量不夠高，比如會頻頻出現(xiàn)施工過程中的圖紙不完整不整潔的情況，原因如下所述：第一，材料實際保存與要求不一致，圖紙上存在用鉛筆或者各種顏色水彩筆書寫的狀況，并且有些管理人員缺少管理素質(zhì)，擅自將未備份的原圖借出，使得文件的丟失率大幅度提高，還有一些圖紙沒有到有關(guān)部門進(jìn)行蓋章或者蓋章不清晰。第二，圖紙的編制標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，沒有形成良好的規(guī)范，使得文件圖紙丟失情況嚴(yán)重，使得資料不夠完整。第三，存在著一些圖紙受到污染或者受到破壞的情況，大大提高了檔案研究人員的難度，讓當(dāng)時的施工情況不能完整全面的反映到檔案里。

4）檔案管理機制不完善。一般項目的建設(shè)都會分為五個階段，先建立和研究項目，再對項目進(jìn)行設(shè)計，然后開始施工最后完成項目并結(jié)算，校舍的建設(shè)也是如此，工程的建設(shè)存在著工程期長，涉及范圍廣的特點，這個長時間的工程跨越了整個的施工過程會產(chǎn)生不計其數(shù)的工程資料圖紙等 ，而且由于涉及多方面的行業(yè)與知識，也產(chǎn)生了很多方面的資料，大大提高了檔案整理與管理的難度，校舍基建檔案能夠最終形成耗費了無數(shù)人的心血，過程艱辛而漫長，因為這個檔案的最終形成，全面并且細(xì)致的將工程的每一個操作規(guī)程與環(huán)節(jié)都一一記下，有一處記錄錯誤都會影響到檔案的準(zhǔn)確性，對檔案的管理機制提出了挑戰(zhàn)，必須建立健全嚴(yán)格準(zhǔn)確的檔案管理機制。

5）檔案管理手段落后，信息化程度較低。時代飛速發(fā)展也帶動了檔案管理的現(xiàn)代化，檔案的電子化也逐漸成為潮流，然而說易行難，傳統(tǒng)的檔案管理辦法與現(xiàn)代化的要求存在一定的差異，無法迅速融合為一體?，F(xiàn)在依然存在部分學(xué)校的學(xué)舍基建檔案尚未實現(xiàn)檔案電子化的現(xiàn)代要求，存在著資料查閱難、共享難等問題，但是采用傳統(tǒng)的查閱檔案辦法又會對檔案產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的影響，且查閱效率低下，過于浪費時間與精力。

2 學(xué)?；n案管理工作的應(yīng)對策略

1）加強基建檔案管理意識。要想達(dá)到提升學(xué)校校舍的檔案管理能力的目的，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持必不可少，是一個至關(guān)重要的影響因素，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要制定規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行基建檔案的管理，還要有檔案管理的意識，設(shè)置專門的部分與管理人員來進(jìn)行檔案管理工作，并制定檔案的管理辦法，讓檔案材料依據(jù)規(guī)范收集全面的信息，進(jìn)行細(xì)致的管理，做好文件的歸檔工作，才能發(fā)揮檔案關(guān)鍵作用。

2）規(guī)范化管理檔案。以國家頒布的管理辦法與規(guī)定為依據(jù)，再分析自身狀況，制定出符合自身校舍的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，讓校舍的檔案資料達(dá)到系統(tǒng)、全面、科學(xué)、準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)。使校舍基建檔案管理成為學(xué)校檔案的一部分，讓學(xué)校的每一筆工程費用都有章可循，有據(jù)可查。做到過程與建檔同步，驗收之后立馬結(jié)算，所有的歸檔文件都符合制定標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格做好文件管理，不接收缺失材料的檔案等，讓檔案管理的規(guī)范根植于每一個工作人員心中，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理隊伍，提高基建檔案管理質(zhì)量。

3）提升管理人員水平?；n案的質(zhì)量同樣反映著檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)，管理人員影響著檔案管理是否規(guī)范，檔案文件是否全面完整，檔案分類是否科學(xué)等多個方面。因此，學(xué)校擁有一個高素質(zhì)高水準(zhǔn)的人才隊伍毋庸置疑必不可少，這個隊伍的人員必須具備良好的人格素質(zhì)與相關(guān)的專業(yè)素質(zhì)，以及管理經(jīng)驗與管理水平，能夠分析校舍檔案所存在的問題，并能夠提出具備可行性的解決方案，提升基建檔案管理質(zhì)量。與此同時，他們還需具備基本的操作能力，能夠進(jìn)行文件拍照掃描復(fù)印等一系列備案工作，還能夠運用計算機來進(jìn)行不同形式的文件保存，多種技能同時具備，才能勝任這個重要且復(fù)雜的檔案管理工作。

4）加強基建檔案數(shù)字化建設(shè)?，F(xiàn)在的時代是信息化的世界，是數(shù)字化的世界，如果我們的工作脫離計算機脫離網(wǎng)絡(luò)往往寸步難行。并且校舍的基建檔案文件內(nèi)容龐雜，文件和數(shù)據(jù)較多，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理與整理方法，將耗費大量的時間與精力。因此要快速實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化，充分運用現(xiàn)代化電子辦公設(shè)備和信息化平臺，讓學(xué)校檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索，安全儲存等多種方便的功能，使工作人員從繁瑣的落后的檔案管理方式中脫離出來，投身到深層次的研究中去，所有想了解校舍基建歷史的人們能夠足不出戶的快速方便的了解到相關(guān)知識，實現(xiàn)現(xiàn)代社會資源與知識共享的目標(biāo)。

3 結(jié)束語

綜上所述，時代變化迅速，檔案管理事業(yè)也不能跟隨在趨勢之后，要結(jié)合時代趨勢，實現(xiàn)自身的發(fā)展?，F(xiàn)代越來越多的校舍不斷建設(shè)，檔案也隨之增多，極大考驗著檔案管理人員的能力。在這種情況下，更要不斷充實自身，提高自身能力，以便在各種的管理問題中能夠游刃有余，能夠快速解決出現(xiàn)的問題，讓校舍的基建檔案管理質(zhì)量不斷提高。