新形勢下提高檔案管理工作的思索與探究

郭俊琴

（山西省呂梁市汾陽市紀律檢查委員會舉報中心，山西 呂梁 032200）

社會形勢在發(fā)生轉(zhuǎn)變,想要使檔案管理工作應跟隨時代發(fā)展腳步，與時俱進，就應該將信息技術應用在日常工作過程中，使檔案管理工作質(zhì)量得以提升。辦公室檔案管理創(chuàng)新過程中，管理者要幫助檔案管理工作人員樹立正確的信息化管理觀念，創(chuàng)建信息化管理模式，不斷向科學化標準化方向發(fā)展。

1 現(xiàn)階段我國檔案管理存在的問題

1）科學管理檔案的意識不足。受到多方面因素的限制，目前檔案管理工作的開展效果仍然不算理想，檔案管理意識并沒有真正深入人心。這些問題都不利于檔案管理的科學化，使得我國檔案管理水平停滯不前，沒有大的突破。同時，檔案管理人員的業(yè)務能力不足，在實際工作中效率不高。尤其是在信息技術廣泛應用的背景下，檔案管理模式急需革新。但部分員工學習新事物的能力不夠，傳統(tǒng)的檔案管理意識根深蒂固，對檔案管理工作的認識存在偏差。這決定了部分員工的工作態(tài)度散漫，創(chuàng)新意識薄弱[1]。

2）缺乏完善的科學化檔案管理基礎設施。對于檔案管理工作而言，必須要積極應用計算機設備、互聯(lián)網(wǎng)技術，以緊跟時代發(fā)展步伐，滿足社會的需求。但就目前情況來看，檔案管理基礎設施還不完善。由于硬件條件較差，相關工作難以高效開展，這限制了檔案管理工作的進步。這主要是因為有關部門的重視程度不夠，在基礎設施建設方面投入的資金有限。尤其是在經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，檔案管理基礎設施很少，等基礎設備，檔案管理工作還沿用著傳統(tǒng)的模式，要想取得一些突破是很難的。

3）檔案管理人員水平落后?，F(xiàn)階段，檔案信息化管理依賴于將原有紙質(zhì)文件數(shù)字化，其中相應工作人員必定存在對掃描機器使用經(jīng)驗不足的情況，可能會出現(xiàn)少掃漏掃的問題，進而影響整個數(shù)據(jù)歸檔進程。另外，由于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)管理模式對相關工作人員水平要求比較寬松，不需要掌握相關大數(shù)據(jù)知識，此時突然引用大數(shù)據(jù)信息化管理，對人員素質(zhì)要求較高，此時管理人員學歷不足的弊端便顯現(xiàn)出來，其不能在較短時間內(nèi)了解相應運作方式及操作方法，導致數(shù)據(jù)處理效率降低，不能發(fā)揮原有技術的本質(zhì)作用，造成資源浪費及時間增加，導致企業(yè)白費資金引入相應技術[2]。

2 提高檔案科學管理水平的建議

1）優(yōu)化檔案管理部門結(jié)構(gòu)。用信息化手段取代重復性簡略性工作，進行模式創(chuàng)新；對提出創(chuàng)新舉措的相應人員進行獎勵，同時進一步對檔案管理步驟進行優(yōu)化，確保整體完整的情況下使整個過程更加高效快捷，企業(yè)及時與檔案管理人員溝通，使其明白自身定位，做好自己的本職工作。同時重視數(shù)據(jù)安全，對機密數(shù)據(jù)進行加密管理，確保儲存檔案的電腦不聯(lián)網(wǎng)，其密鑰設計成雙人以上才能完整開啟的模式，防止競爭公司利用不當手段拉攏檔案管理人員，或采用黑客手段，通過攻擊服務器的方式來獲取數(shù)據(jù)，對企業(yè)造成不可挽回的損失[3]。

2）建設信息化檔案管理。辦公室檔案管理工作涉及的信息復雜，任務繁瑣，需要對涉及的檔案進行妥善的管理、歸類，從而在下次使用時能夠在最短的時間內(nèi)找到。隨著時間的沉淀，檔案數(shù)量隨之增多，致使檔案管理工作效率低下，不能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求。近年來，信息技術不斷更新，網(wǎng)絡時代飛速發(fā)展，辦公室檔案管理工作有了全新的契機。信息技術在辦公室檔案管理工作過程中的應用，能夠使檔案管理工作人員的效率和質(zhì)量得以提升，不光能夠加快信息查找速度，節(jié)約勞動力，還能夠節(jié)省檔案存放空間，減少檔案管理成本。將信息化檔案管理方式和紙質(zhì)檔案管理進行比較，信息化檔案管理能夠使信息的持久性和安全性得以提升。

3）加大資金投入。在能夠承擔的前提下，繼續(xù)加大對應用大數(shù)據(jù)技術管理檔案的資金投入力度，引入相關的先進管理設備及人員，配備相應的硬件設施（如數(shù)據(jù)服務器、語音錄入設備等），不僅能使檔案管理工作變得更加高效，更能減輕相應檔案管理工作人員的負擔，使數(shù)據(jù)的獲取變得更加簡便。因為前期的投入，必定能使相應技術應用更加完善，能從長遠上解決企業(yè)檔案管理消耗過高的問題。

4）實現(xiàn)檔案管理的集中化。當前各個地區(qū)都有自己的檔案管理系統(tǒng)和檔案館，同時各個地區(qū)之間的檔案管理并不流通和交融，導致資源比較分散和獨立，無法實現(xiàn)資源的共享和交流。因此，在面對當前多元化的信息需求，必須要建立各個地區(qū)之間檔案信息的共享和交流平臺。一方面將各個地區(qū)的檔案進行“大檔案”模式的管理，能夠有效減少對冗雜信息的處理和過濾時間，提高檔案管理效率。另一方面，通過互聯(lián)網(wǎng)資源的有效整合，可以讓更多的公眾參與到檔案整理當中來，從而保證檔案管理工作能夠緊跟時代的步伐[4]。

5）提高檔案管理安全性能。首先就黑客攻擊方面而言，建立和完善有效的安全系統(tǒng)是防止黑客攻擊的第一步。在網(wǎng)絡監(jiān)管中，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全高效運轉(zhuǎn)。一方面，建立合理有效的監(jiān)督機制，不僅能夠提高網(wǎng)絡信息安全防護的能力，同時還能有效進行風險檢測和監(jiān)控，有效防止黑客入侵。另一方面，培養(yǎng)相關的技術人才，在為檔案信息提供安全系統(tǒng)保障的同時，還能夠為檔案管理的專業(yè)型人才的培養(yǎng)奠定基礎。其次是加大對平臺的研發(fā)力度和存儲能力的擴大，以此來保證平臺的平穩(wěn)運行和不斷發(fā)展，減少平臺崩潰的可能和數(shù)據(jù)信息的丟失，從而達到數(shù)據(jù)保護的目的。最后是相關檔案管理工作人員要具備充分的安全防范意識。除了網(wǎng)絡系統(tǒng)的信息維護和保密工作外，還應該建立相關的網(wǎng)絡管理制度和從業(yè)人員的工作標準，對于出現(xiàn)的違反相關規(guī)定的行為嚴懲不貸。

6）加強對檔案管理工作人員的教育、培訓。為了增強檔案管理工作人員對自身工作的勝任能力，應當重視對其教育、培訓工作的開展。一方面，要對其進行職業(yè)認知、職業(yè)道德方面的教育，提高他們對自身工作重要性的認識，使其能夠從更加感性的角度，來對待自身工作，增強他們對自身工作的責任感，使其能 夠更加積極、主動地投身檔案管理事業(yè)，并嚴格約束自身工作行為，達到所有的工作標準、要求，遵守所有的工作制度、規(guī)范；另一方面，還要對他們進行檔案管理、信息化技術等方面的專業(yè)知識、技能培訓，使他們在面對復雜、瑣碎的檔案管理工作時，可以事無巨細地處理好所有工作事務，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性及質(zhì)量。

3 結(jié)束語

長期以來檔案的存儲形式多以紙張作為主要存儲介質(zhì)，保管于檔案庫房，由于存儲技術落后，占地面積大，查詢調(diào)閱煩瑣，維護保養(yǎng)難度大，管理工作復雜等，為檔案管理工作帶來諸多實際困難。如今，科技飛速發(fā)展，檔案管理工作者得以憑借更多先進科技手段，摒棄繁瑣復雜的工作，在輕松解決上述問題的同時，為檔案檢索查閱提供更加人性化服務，實現(xiàn)檔案資源最大化利用。