魅力檔案的啟示與思考

張毓森

（福建省廈門雙十中學，福建 廈門 361000）

學籍檔案有學生的學籍卡片，報名表和各種入學手續(xù)證明以及品德操行評語卡等等。學籍檔案是學校教育教學主體職能的集中體現，是有別于其他單位的特殊的專門檔案。學籍檔案是學校檔案的重要組成部分，也是民生檔案有機組成部分。

因為學籍檔案是關乎學生和校友最根本的利益，我校綜合檔案室很重視學籍檔案的收集整理和管理利用，由于收集得好，管理好，利用率也高。在學校檔案家族中，是一款很有人氣的魅力檔案。

1 學籍檔案主要在以下八方面被充分利用，服務于民

1）為學生提供在校學生證明。這其實在學籍材料在教務處產生開始就產生服務作用了，學生一入學，學籍材料就有記載。學生需要各種任何證明材料，都可以以學籍材料為憑據為其出具在校生證明。比如：辦理公交IC卡，乘坐飛機打折證明等等與學生學習出行等生活有關方面得到利用。學籍檔案讓很多學生和家長懂得運用檔案。

2）為學生提供成績證明。現在很多初中畢業(yè)生，高中畢業(yè)生都選擇出國留學。在報考外國學校時，一般外國學校都需要學生提供原在國內低一級學校的學習成績。去國外上高中的，需要提供初中三年學習成績，去國外上大學的，需要提供高中三年成績。如果是高中沒畢業(yè)去國外繼續(xù)讀高中的學生，也需要在國內讀的成績，這些等等，學籍檔案都能幫上忙。學籍檔案為我們的學生能進一步深造提供了至關重要的成績證明。

3）為學生提供在校表現評語等。學生入黨政審，征兵政審等等，都需要用到學籍檔案的評語部分。學籍檔案為學生積極要求進步，向黨組織靠攏，為學生報效祖國，征兵工作中提供原始真實的品行表現。為征兵工作順利進行，為黨挑選新的血液而嚴格把關。

4）為畢業(yè)生提供學歷證明。（1）遺失畢業(yè)證書的學歷證明。學校畢業(yè)生都有畢業(yè)證書，可以證明學歷，可現在很多人畢業(yè)證書找不著，早些年的畢業(yè)生連畢業(yè)證書有沒有領也不清楚。但是，只要學籍檔案保存得好，這些人的學歷證明都可以出具。（2）有畢業(yè)證書的學歷證明。有些早年的校友高中畢業(yè)證書保存完好，但是因為時代久遠，政府部門也查詢不到證書的真?zhèn)?，還需要校友自己到學校證明其學歷。有一些校友，為了工作和待遇，也需要到學校證明其畢業(yè)證書的真實性。學籍檔案為有需要的往屆畢業(yè)生校友們提供學歷證明，為他們找到工作，評職稱定級，提升工資待遇，考試學習等等方面提供了有力的憑證。

5）為畢業(yè)生補辦補充人事檔案。近些年來，國家政府重視人事檔案的準確完整，按有關規(guī)定，國家公務員及行政事業(yè)單位的領導和職工的人事檔案需要整理規(guī)范，各類材料需要補全。各單位人事部門在整理本單位職工的人事檔案時，發(fā)現基本上每個人都有高中階段材料的缺漏，畢業(yè)生登記表，學籍證明，評語等材料。有些干部需要提拔或者調動，整理檔案辦理手續(xù)時，發(fā)現缺少高中學籍檔案等。學校檔案室都可以為畢業(yè)生校友提供高中時的學籍資料。同時有一部分畢業(yè)生到大學讀書，人事檔案被遺失。他們還可以回到中學，調出學籍檔案，為他們補充好個人高中甚至是初中在校情況。有些出國留學的畢業(yè)生畢業(yè)回國工作，需要重新建立人事檔案，學校檔案室提供學籍檔案復印件讓這些畢業(yè)生的人事檔案從零到有，并且是關鍵的高中檔案材料。我校也保存了寄讀生的學籍材料，寄讀生也能找到他們的原始數據，補充他們的人事檔案。學籍檔案為我們的畢業(yè)生填補了中學階段的人生記憶，彌補了人事檔案的起步階段，使他們的人事檔案得以完整。

6）為畢業(yè)生提供各種證明。（1）高中畢業(yè)生需要復讀高考，需要向高考報名部門提供一份，當年高中錄取名單。學校檔案室能提供高一錄取名單，復印蓋章使用。（2）往屆畢業(yè)生需要參加教師招考，公務員招考，研究生招考及各種招工，都需要出具學籍證明，他們的學籍檔案都能幫上大忙。（3）畢業(yè)生人事檔案中信息的校對更正，都需要以學籍檔案作為原始證明。比如出生年月，入團，入黨時間，父母姓名等信息。（4）公正處，公安局，用人單位等單位的證明，證明高中畢業(yè)證書的真?zhèn)危C明親子關系。

7）為畢業(yè)生找到同學，老師，籌辦師生聚會，提供學生名單，照片，電話，地址等等。

人老了就懷舊，許多學校畢業(yè)生到了工作退休后，要組織中學同學聚會，共敘同學情，緬懷曾經的青春歲月。學籍檔案幫助老校友了卻了這個心愿。

8）為學校編寫校友名錄提供原始完整數據。學校90周年及95周年校慶，都出版了校友名錄集，就是學籍檔案的功勞。學籍檔案為學校校慶順利編寫出版校友名錄提供了原始數據，讓學校的歷史有了厚重感，讓廣大校友有了歸屬感。

學籍檔案在這些方面的服務能力是顯著的，是有目共睹的，產生了一些效應，在利用者心中，它的魅力無限。

2 學籍檔案的利用帶給我們的啟示

學籍檔案如何能成為魅力檔案呢？這其中的原因值得我們思考：

首先，是學籍檔案的“真”。一個人有沒有魅力，不僅僅看他的外表如何，更為重要的是他的言行舉止，他的思想，他的心靈。一個有魅力的人，特別是有人格魅力的人，他是慈悲為懷，為別人著想的。一個人最能打動人是“真誠”，是“真”。同樣，檔案也是要“以人為本”，為人民所想，為人民提供便利真實可靠的憑據。學籍檔案的服務利用處處是“真”的體現，在加上我們檔案工作者的“誠”，正所謂“真誠所至，金石為開”！

其次，是學籍檔案的“全”。這里的“全”，筆者認為有兩層含義：1）信息的完整性。2）檔案保存完整。不管是在材料產生之初，到中間過程的到進入歸檔階段，每個步驟都需要每個部門每個接觸過此材料的個人重視每個細節(jié)每個環(huán)節(jié)的記錄，做好每一步，才能最大限度地發(fā)揮檔案的價值。并且檔案在還未成為所謂的“檔案”之前，也是應該把她當成檔案的，也就是在材料一開始產生，它就已經具有了利用的價值。比如，學籍資料在教務部門時，就已經為在校生提供各種證明，有其利用價值。

第三，魅力檔案的“全民性”，即一款檔案能成為魅力檔案，她一定是款“全民檔案”。檔案與每個人息息相關，不僅是產生的時候還是利用的時候。那么做好檔案，提升檔案魅力不僅是檔案工作者的事，更是大家的事情。檔案是什么呢？是一個人生存足跡，大到人類在地球上的生存足跡，這是跟安全一樣重要的東西，甚至密不可分。一個人在地球上生活，一個要考慮怎樣安全健康的活著，首先是安全，其次是健康，包括身體和心理的健康，這是關乎生命的質量和長度的基礎，而另一方面是要考慮為自己為人類為后代為人類生存的環(huán)境帶來什么有意義的事，我理解的檔案就是這一方面所包括的材料。也就是我們的生存足跡。同時，利用的時候，也是面向全民開放的。所以形成檔案的過程中靠大家，最后也使大家受益。

這個所謂的“全民檔案”，在新時代里，還有個更廣闊的意義，就是檔案部門與社會其他部門工作和內容的融合，在人員方面，技術方面，利用方面等的全方位融合是時代發(fā)展的趨勢。

檔案的魅力是無窮的，看我們怎樣去認識理解它。因此它的服務能力也是巨大的。只是我們沒有發(fā)現而已，我們每個人每時每刻不在與檔案在一起。我們每一個人都要為檔案做點什么。

3 “以人為本”——檔案魅力塑造思路

我們要更新思維，拓展思路，只有做到這樣，才能從根本上真正意義地提升檔案魅力，就是“從人中來，又走進人中”：

3.1 “從人中來”，做好檔案收集整理。

檔案與眾不同的特點在于它的真實性，它是人類社會在地球上生存生活勞作中留下的足跡。它的特點決定了它最與眾不同的價值：憑證作用。這個憑證作用能補充人類頭腦記憶力的不足，以及讓這些寶貴財富世代相傳，幫助人類取得進步。

人類文明，人類歷史是檔案價值的體現。我們檔案人員只有站在歷史的高度，將自己置身于歷史長河中，有一種歷史責任感，為后人負責，為我們的子孫考慮，才能做好檔案。

檔案魅力塑造，最基本的是檔案收集整理要做好?？蓹n案工作不單單是檔案工作者的事情，也是全民的事情；或者說是全民都是檔案工作者，或是檔案不同階段的工作者。

從檔案本身來講，從檔案產生之初的材料到進入綜合檔案室的檔案，檔案在不同人手里流轉，在不同部門流轉，這過程，是每個經手的部門都應該本著檔案便于保存利用的原則加以整理和保護。不能到了檔案部門那里才把她看做檔案，才來規(guī)范整理，這樣往往效率極低，檔案質量也不好，補救又費時費工難以完成，這樣造成很多寶貴的資料遺失或不全。我認為這是檔案工作沒辦法真正做好的主要原因所在。

從全民這個“人”來講，就是從小開始，中小學大學，甚至到各種專門學校等等，都應該設立檔案課程，檔案課程應是每個人必修的基礎課程。從學校畢業(yè)后，走上工作崗位，把檔案知識或是技能定為每個工作崗位的基本要求，錄用職工。讓每個人頭腦中都有檔案意識，就像每個人頭腦中都要有安全意識一樣。這樣一來，每個人都能在學習中，工作中，生活中，把跟自己相關的那部分檔案工作做好。比如象銀行柜臺的工作人員，他們在辦理每個公民的銀行業(yè)務時，都會留下單據，辦理完后，工作人員會將這些單據逐一打上頁碼，按順序夾起來，這就是在整理檔案了。把整理檔案放在工作中去完成，而不是等一年再來整理，也不是材料移到檔案部門來整理。

那么，到了綜合檔案室的檔案質量一定高，我們現在的檔案工作者就能夠做好最后的把關，匯總，編排，更有時間從大量的檔案中找尋有價值檔案信息資源進行再加工，編演出更好的信息資源服務于大眾。

當然，要實現這一點，需要國家從法律法規(guī)，教育教學，個人工資獎金考核等利益等方面實施。本文主要是探討一種思路設想，不涉及具體的實施細則。

3.2 “走進人中”，做好檔案利用

檔案的利用也是要回歸到“人”身上，只有想人之所想，“急人之所急”，檔案才能得到人的認可，才能體現出檔案的終極價值，才能散發(fā)出檔案與眾不同的獨特的魅力。要想讓檔案具有不可替代的服務能力就應該抓住兩個關鍵點：檔案的憑證性和“以人為本”的利用。就像學籍檔案中的種種利用，都是跟每個人的學習工作生活密不可分，我認為，當老校友看到檔案中那兒時的自己和同學的模樣，在那滄桑臉上綻放出孩子般純真的開心笑容。就是檔案最寶貴的價值所在，也是檔案最有魅力的時候。

綜上所述，把檔案收集整理和檔案利用工作的立足點放在“人”上，是最中心的思想原則。這也是學籍檔案魅力提升的原因所在，我們始終把學生把校友的需要放在首位，學籍檔案才能得到大家的認可。

檔案魅力和檔案工作是相輔相成的，檔案工作“以人為本”地做好，檔案“以人為本”地利用好，檔案魅力就得到提升，而同時，檔案魅力的提升又促進了檔案工作的開展，提高了檔案的利用服務能力。