探析醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

符方毅

（海口市第三人民醫(yī)院 科教科，海南 海口 571100）

醫(yī)院檔案看似只是一些簡(jiǎn)單的資料收集，保存工作，其實(shí)非常復(fù)雜，對(duì)工作人員的專業(yè)要求也非常高。尤其近些年來(lái)，隨著醫(yī)院自身的快速發(fā)展，醫(yī)院的檔案內(nèi)容越來(lái)越龐大，這就顯著增加了醫(yī)院檔案管理的難度。而信息技術(shù)的引入與應(yīng)用也對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了新的標(biāo)準(zhǔn)與要求。如何做好醫(yī)院檔案的科學(xué)管理，為醫(yī)院其它工作的開(kāi)展提供充分的信息參考，已經(jīng)成為許多醫(yī)院共同關(guān)心的問(wèn)題之一。

1 醫(yī)院檔案管理的重要作用

第一，它能夠確保醫(yī)院檔案信息的真實(shí)性、完整性與安全性，有效提升檔案的利用價(jià)值。第二，它能夠?yàn)獒t(yī)院和醫(yī)療行業(yè)進(jìn)行技術(shù)探索、疾病攻克、學(xué)術(shù)研究等提供具有寶貴價(jià)值的信息資源。第三，它能夠記錄患者的健康狀態(tài)與就診情況，方便患者后續(xù)的復(fù)診治療，促進(jìn)患者的身心康復(fù)。第四，它能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展提供最直接的資料來(lái)源，方便工作人員隨時(shí)查閱讀，針對(duì)性進(jìn)行醫(yī)療業(yè)務(wù)拓展。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1）檔案管理制度不健全。健全完善的檔案管理制度是有序開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作的前提與基礎(chǔ)，能夠充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院管理中的各種作用。但是目前我國(guó)許多醫(yī)院的檔案管理制度都不健全，一方面，部分醫(yī)院根本沒(méi)有因地制宜地制定相應(yīng)的檔案管理制度，也未設(shè)置專業(yè)的檔案管理部門，日常檔案管理工作主要由科室人員與部門人員共同完成。另一方面，有些醫(yī)院雖然設(shè)置了專業(yè)檔案管理部門，也制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但由于制度本身缺乏實(shí)用性，所以并沒(méi)有真正被落實(shí)，檔案管理中仍存在嚴(yán)重的形式化現(xiàn)象。這些都使得醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量一直得不到提升，檔案管理雜亂無(wú)章[1]。

2）檔案開(kāi)發(fā)利用不足。檔案信息是醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)展開(kāi)的資源基礎(chǔ)，能夠極大地促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。但是當(dāng)前我國(guó)很多醫(yī)院在檔案開(kāi)發(fā)利用方面都明顯不足。一方面，部分醫(yī)院?jiǎn)渭兊貙n案信息視作一種靜態(tài)的查閱資料，沒(méi)有真正的對(duì)檔案資源進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)。以致很多檔案資源長(zhǎng)久被擱置在檔案室，根本發(fā)揮不了其應(yīng)有的實(shí)用價(jià)值。另一方面，有些醫(yī)院的檔案存儲(chǔ)管理方式不科學(xué)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源分散、零亂，系統(tǒng)性不強(qiáng)，這樣就增加了檔案管理人員分析、利用檔案的難度，難以較好地激活與實(shí)現(xiàn)檔案各方面的功能價(jià)值，最終使得檔案利用率持續(xù)偏低。

3）檔案信息化建設(shè)程度低。目前許多醫(yī)院的檔案管理技術(shù)與檔案管理設(shè)備都已經(jīng)偏于陳舊，醫(yī)院又沒(méi)有加強(qiáng)在此方面的資金投入，以致醫(yī)院檔案管理的軟硬件設(shè)施長(zhǎng)期得不到更新，阻礙了檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)期，有些醫(yī)院甚至仍沿用著傳統(tǒng)的人工收集與檢索方式，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用較少，檔案資源整合不足，檔案管理效率與質(zhì)量一直得不到提升[2]。

4）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高。醫(yī)院檔案管理人員是檔案管理工作的直接實(shí)施者，其個(gè)人素養(yǎng)直接影響著檔案管理質(zhì)量的高低。但是目前我國(guó)許多醫(yī)院都片面將精力放在對(duì)醫(yī)療人員的培養(yǎng)上，根本不注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，以致醫(yī)院檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)整體有待提高，根本難以滿足醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際需要。

3 醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

1）制定健全完善的檔案管理制度。醫(yī)院的檔案管理工作十分繁瑣，涉及科室較多，檔案內(nèi)容復(fù)雜，而完善的檔案管理制度則可以有效確保醫(yī)院檔案管理的效率與質(zhì)量。所以要做好檔案管理工作，醫(yī)院應(yīng)該及早建立健全本院的檔案管理制度，依據(jù)相應(yīng)的規(guī)劃制度有條不紊地展開(kāi)檔案管理工作。首先，醫(yī)院應(yīng)該制定有效的檔案管理執(zhí)行制度，通過(guò)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行制度宣傳與制度內(nèi)容培訓(xùn)，確保所有檔案管理人員都能夠深入了解相關(guān)檔案管理制度，這樣其在檔案管理工作實(shí)踐中才能自覺(jué)貫徹執(zhí)行相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化展開(kāi)檔案管理工作。其次，醫(yī)院應(yīng)該制定科學(xué)的檔案安全管理制度。在該制度中細(xì)化檔案的評(píng)估、監(jiān)督與反饋工作，進(jìn)一步提升本院檔案管理的安全性。最后醫(yī)院要積極制定相應(yīng)的檔案安全應(yīng)急制度，以便在面臨一些突發(fā)事件與不良自然災(zāi)害時(shí)，仍可以有效保障檔案資料的安全性、完整性與保密性。

2）強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容本身較為復(fù)雜，只有在一個(gè)優(yōu)質(zhì)的檔案管理環(huán)境中，才能有效確保醫(yī)院檔案的完整性與安全性，為此醫(yī)院十分有必要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的環(huán)境與軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一方面，醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)相關(guān)施工標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化設(shè)計(jì)建設(shè)檔案室，從源頭上防止一些客觀因素對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的不良影響，科學(xué)管控好檔案室的溫濕環(huán)境，同時(shí)通過(guò)嚴(yán)格的檔案安全監(jiān)測(cè)與安全審查作業(yè)，有效提升醫(yī)院檔案的安全系數(shù)。另一方面，注重醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)工作。主動(dòng)加大在檔案管理方面的資金投入，這樣檔案管理部門才有充足的資金革新檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施，建設(shè)科學(xué)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和購(gòu)買先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件等。而各級(jí)政府與相關(guān)部門也理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重視，通過(guò)相關(guān)的稅費(fèi)優(yōu)惠政策，有力支持醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)工作[3]。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的最終目的在于為今后的經(jīng)營(yíng)管理工作提供真實(shí)可靠的信息參考。但是只有在檔案資源被充分的開(kāi)發(fā)利用后，檔案資源才能真正實(shí)現(xiàn)其相應(yīng)價(jià)值。所以在醫(yī)院檔案管理工作中需要重視檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作。盡可能地通過(guò)多種方式與手段，加大檔案信息的開(kāi)發(fā)利用率，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的各項(xiàng)功能價(jià)值。比如醫(yī)院可以通過(guò)定期組織研討會(huì)的方式，深入研究與討論當(dāng)前檔案信息，并適時(shí)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄，以便能為后續(xù)參閱人員提供更全面、更具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。同時(shí)醫(yī)院也可加強(qiáng)與其它醫(yī)療機(jī)構(gòu)的溝通交流，及早構(gòu)建相應(yīng)的信息交流平臺(tái)，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)間的信息共享，有效激活檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)效益。

4）重視檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)。在醫(yī)院檔案管理工作中，不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，促使他們及時(shí)學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，可以明顯提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。因此醫(yī)院一方面應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，在增強(qiáng)檔案管理人員檔案管理意識(shí)，拓寬檔案管理人員視野的同時(shí)，促使他們真正將所學(xué)理論知識(shí)應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐中，進(jìn)一步改進(jìn)與完善檔案管理工作。另一方面，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員先進(jìn)信息技術(shù)的培訓(xùn)，以便他們能充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)等多種信息技術(shù)手段，提升檔案管理效率與水平[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的相關(guān)文件資料。它既包括前來(lái)醫(yī)院就診的所有病患的醫(yī)療就診信息，也包括醫(yī)院人事、財(cái)務(wù)、后勤、醫(yī)療部門等醫(yī)院內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件信息?；诋?dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理不理想的實(shí)際狀況，醫(yī)院應(yīng)該積極通過(guò)建立健全檔案管理制度、強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方法，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理，能進(jìn)而促進(jìn)自身的健康良性發(fā)展。