信息時代背景下城建檔案管理思考

◎魏嵐

（作者單位：嘉興市秀洲區(qū)城建檔案館）

信息時代的到來，改變了各行各業(yè)，推動了時代的發(fā)展。在這樣的時代背景下，全面做好檔案管理工作是需要研究的管理課題。城建是重要的領(lǐng)域，其檔案較為復(fù)雜特殊，更需要用先進(jìn)信息技術(shù)支持，創(chuàng)新城建檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化及智能化發(fā)展，這樣，才能更加有效提高城建檔案管理效率。本文主要通過對城建檔案管理分析，進(jìn)一步提出信息時代背景下，城建檔案管理對策，以此，推動檔案事業(yè)快速發(fā)展。

隨著城市的快速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模加大，各類城建檔案越來越多，如何快速形成高效安全的檔案管理機(jī)制，是保證城市發(fā)展的基礎(chǔ)。一座城市規(guī)劃、建設(shè)及管理過程中，會產(chǎn)生大量的城市檔案與數(shù)據(jù)，這是城市發(fā)展的記錄，更是一個城市未來建設(shè)的基本材料，對于城市發(fā)展形成的各種資料信息需要通過整理歸檔保存下來，才能體現(xiàn)檔案的價值。城建檔案是城市勞動成果和智慧結(jié)晶，真正記錄著一座城市的整個發(fā)展歷史，通過對檔案的了解，能夠更好地為城市今后規(guī)劃、建設(shè)、管理、維護(hù)、史志編修、科研工作開展提供重要文獻(xiàn)。

一、信息時代背景下城建檔案管理重要性

（一）符合信息時代的發(fā)展需求

城建檔案內(nèi)容復(fù)雜，品種繁多，在長期的積累中，形成了一定的規(guī)模，要想全面利用，則會較為麻煩。當(dāng)下，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在這樣的時代背景下，則需要與時代融合，全面創(chuàng)新檔案管理能力。城市歷經(jīng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動，會留存大量的資料，這些數(shù)量繁多龐大的城建檔案，如果依靠傳統(tǒng)管理方式，勢必影響到城建檔案使用價值，更不能讓紙質(zhì)檔案資料長期保存。通過電子化、數(shù)字化整合，能夠全面提高工作整體效率，把各種檔案信息利用先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用管理起來，形成紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案，必定大大提升城建檔案管理效率和質(zhì)量，跟進(jìn)時代發(fā)展。

（二）促進(jìn)城建檔案管理規(guī)范化

信息時代背景下，要全面規(guī)范檔案管理，使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。進(jìn)行城建檔案管理創(chuàng)新則是向規(guī)范化方向發(fā)展的途徑。城市建設(shè)過程中，已經(jīng)形成了一個完整的流程，城建檔案管理工作也需要把流程可視化、集成化，利用信息化管理模式，從報建到驗(yàn)收的全部檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)動態(tài)化跟蹤管理，這樣，才能從根本上保證城建檔案管理所涉及到的所有環(huán)節(jié)均保存完整，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化目標(biāo)。另外，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建城建檔案信息數(shù)據(jù)庫，使各類數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一，保證了信息的完整性，充分發(fā)揮城建檔案開發(fā)利用價值。

二、信息時代背景下城建檔案管理對策

（一）先進(jìn)城建檔案管理理念

整個城市的發(fā)展與建設(shè)，產(chǎn)生大量的檔案，城建檔案管理工作占據(jù)著極其重要地位。當(dāng)前的情況看，還不夠重視城建檔案管理，使許多城建檔案管理工作片面化，局部化。所以說，只有不斷創(chuàng)新思想，提高認(rèn)識，才能在工作意識上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，通過改進(jìn)提升創(chuàng)新的空間。要不斷創(chuàng)新思維定式，以時代發(fā)展為依據(jù)，提高管理意識，轉(zhuǎn)變落后觀點(diǎn)，城建檔案管理工作人員要不斷調(diào)研，在開展實(shí)踐工作過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，杜絕因循守舊、固步自封的自我觀念。檔案管理工作要創(chuàng)新。只有全面轉(zhuǎn)變了管理的理念，才能形成創(chuàng)新的機(jī)制，轉(zhuǎn)變理念則是創(chuàng)新的前提。

（二）加大先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用力度

在信息時代的大背景下，各行各業(yè)均離不開信息的支撐，檔案管理工作也不例外，需要與信息技術(shù)相結(jié)合，才能更好地實(shí)現(xiàn)管理效能。城建檔案管理創(chuàng)新離不開對先進(jìn)信息技術(shù)的利用，先進(jìn)信息技術(shù)的良好應(yīng)用，極大的保證了城建檔案的質(zhì)量。城市建設(shè)產(chǎn)生的大量檔案信息，涉及到各個方面，城建檔案類型繁多、數(shù)量龐大，這是所有城市建設(shè)過程中形成的基礎(chǔ)，城建管理起來難度非常大，城建檔案管理人員工作的壓力可想而知，要想保證檔案完整性，則需要更多的時間與精力，而通過與信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化管理，不斷推進(jìn)城建檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，保證了城建檔案的科學(xué)合理利用，使各種資源能夠在一定時間內(nèi)得到有效資源共享。城建檔案管理需要各個方面的支持，政府需要投入一定的資金，全面提升軟硬件水平，在信息化建設(shè)方面必須結(jié)合當(dāng)下的時代背景，不斷進(jìn)行技術(shù)更新與改造，跟上時代的趨勢，相應(yīng)完善好軟件硬件，保證檔案管理自動化、智能化水平。另外，城市檔案管理與相關(guān)的企業(yè)進(jìn)行基礎(chǔ)性合作，全面尋求與信息技術(shù)的對接，通過與企業(yè)的有效對接，設(shè)計出具有個性化、針對性的城建檔案管理軟件系統(tǒng)和電子檔案在線接收平臺，通過先進(jìn)的系統(tǒng)，使城建檔案能夠?qū)崿F(xiàn)及時的收集、整理與利用，更好地保證了管理效果，從根本上減少了對城建檔案人員的壓力，這樣，相關(guān)管理人員則能夠有精力與時間進(jìn)行檔案管理上的創(chuàng)新與實(shí)踐，不斷推動檔案管理向先進(jìn)化方向發(fā)展。當(dāng)下，信息技術(shù)發(fā)展速度較快，要與時俱進(jìn)開發(fā)各種手機(jī)APP軟件，這樣，就更加方便人們直接在手機(jī)端操作進(jìn)行查檔，通過借助APP軟件直接查詢獲取信息，保證了相關(guān)檔案的得用共享，實(shí)現(xiàn)檔案價值。

（三）健全完善城建檔案管理制度

要不斷健全完善城建檔案管理制度，從制度上形成規(guī)范，只有全面形成良好的制度保證，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新效能。城建檔案管理制度健全完善需要長期作為，通過持續(xù)有效的推進(jìn)，才能在實(shí)踐中形成豐富的經(jīng)驗(yàn)，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，然后再對不符合時代發(fā)展的管理方式加以完善，通過城建檔案管理制度動態(tài)健全完善，不斷推動檔案管理創(chuàng)新。全面設(shè)計好標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善后的城建檔案管理制度需要包括各個方面，在各個環(huán)節(jié)上保證質(zhì)量，數(shù)字城建檔案需要保證收集、歸檔、保管、查閱、利用各個流程的方便與快捷，通過制度的完善，進(jìn)一步形成規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，保證了城建檔案管理工作能夠更加順利的開展。

（四）加強(qiáng)城建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

城建檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，作為城建檔案管理工作者，需要全面提升自身素質(zhì)，提高知識能力，結(jié)合城建檔案管理實(shí)際，形成系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，采用多樣化培訓(xùn)方式有效提升相關(guān)人員的個人素質(zhì)與能力，這樣，通過專業(yè)培訓(xùn)，全面有效調(diào)動檔案管理者的積極性、主動性。外樹形象，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，為城建檔案管理創(chuàng)造一個良好的基礎(chǔ)。檔案管理者要不斷提高技術(shù)操作水平，使他們能夠跟上時代的變化，熟悉各種軟件有應(yīng)用，在城建檔案管理、信息化意識、軟硬件操作等方面不斷提高自身本領(lǐng)。檔案管理是一個重要的崗位，需要嚴(yán)格進(jìn)行管理，通過競爭性上崗、績效獎勵等方式進(jìn)一步激發(fā)城建檔案管理人員工作的積極性，增強(qiáng)服務(wù)大局、服務(wù)城市、服務(wù)人民的服務(wù)意識，通過與高校聯(lián)合，引進(jìn)先進(jìn)的人才，使隊(duì)伍注入新生機(jī)活力，共同推動城建檔案管理創(chuàng)新。

三、結(jié)束語

信息時代背景下，只有不斷創(chuàng)新，才能跟上時代發(fā)展，城建檔案管理更要積極探索實(shí)踐，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，通過有效創(chuàng)新跟上時代發(fā)展步伐，這是檔案管理工作的必然選擇，這樣，才能更好地服務(wù)城市建設(shè)，推動經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。