關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

◎董菱

（作者單位：常德市屈原公園管理處）

事業(yè)單位的檔案資源對本單位的發(fā)展歷程進行了詳細的記錄，涵蓋了文字、音像等諸多載體形式。而檔案管理則是收集、整理、保管這些多樣化載體形式的資料，以便將這些檔案資源的價值充分發(fā)揮出來。為了創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，促進檔案管理的科學化與規(guī)范化，需要從實際出發(fā)，推動事業(yè)單位檔案管理工作進一步發(fā)展。

引言：檔案是十分重要的信息資源，對信息資料有著記載與傳遞的作用。我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，推動各個領(lǐng)域進入新時期，現(xiàn)代化作為事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展趨勢，在其未來工作及發(fā)展中具有重要的推動作用。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)通過對檔案管理工作重要性的認知，尋找創(chuàng)新檔案管理的途徑，使事業(yè)單位能夠快速發(fā)展。

一、加強事業(yè)單位檔案管理重要性

事業(yè)單位對檔案管理的保存方式多以紙質(zhì)形式為主，其在日常工作中檔案信息的形成速度較快且數(shù)量較多，如果僅以紙質(zhì)形式對其進行保留與存放，則要擴大儲存規(guī)模，并設(shè)立專門存放檔案的地點，但新檔案收集與整理數(shù)量的不斷增加，也使得存放空間逐漸減少，而一旦發(fā)生意外事故，其損毀或丟失的概率極大，因此，檔案紙質(zhì)保存方式仍存在較大問題。

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的進步與發(fā)展，事業(yè)單位電子文檔的數(shù)量大大增加，而通過信息化技術(shù)對檔案信息進行處理與存儲不僅使其容量提升，還優(yōu)化傳統(tǒng)檔案存儲的方式，提高檔案管理工作的安全性。事業(yè)單位檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在工作流程等重要信息的保管中，大量文件不僅需要在每年年末進行歸檔，還需要錄入與整理，對記錄重大事件的文檔進行歸檔時要采取特殊標注，方便其日后保存。在以往檔案管理工作中采用傳統(tǒng)方式進行處理，通過整理、篩選、歸檔、保存等工作流程實現(xiàn)其管理目的。

創(chuàng)新途徑以信息化管理工作為基礎(chǔ)，不僅能夠保證相關(guān)工作的準確率，還降低人力、資源等方面的消耗，從而最大程度地提高工作質(zhì)量與效率。信息化管理工作的實現(xiàn)提升檔案查找的速度，改變紙質(zhì)檔案保存不易的模式，延長保存壽命。電子檔案作為新時期事業(yè)單位檔案管理形式，使檔案保存時間得到延長，滿足檔案管理的基本需求，促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作

1.檔案管理工作重視度不足。部分領(lǐng)導沒有認識到檔案管理工作的價值，認為檔案工作比較簡單，因此沒有在檔案管理方面投入相應(yīng)的精力。其錯誤的認為文件的分類、儲存就是檔案工作的全部內(nèi)容，只需要避免遺漏、不損壞檔案資料即可。受這些因素的影響，檔案管理工作的創(chuàng)新開展難以實現(xiàn)，檔案管理工作職能得不到充分發(fā)揮。

2.檔案管理制度不健全。只有構(gòu)建了完善的制度體系，方可有效順利開展各項檔案管理工作。但就目前來講，部分事業(yè)單位所構(gòu)建的檔案管理制度體系并不完善，檔案管理體系相對滯后。同時，單位沒有針對檔案管理創(chuàng)新制定相應(yīng)的激勵制度，導致職工難以積極主動地改革與完善工作方法。部分事業(yè)單位在檔案管理中，沒有明確限定工作人員的職責范圍，導致難以徹底有效執(zhí)行檔案管理工作。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平不足。很多事業(yè)單位的檔案管理人員在上崗之前并未經(jīng)過專業(yè)的培訓與學習，而且因為人事變動等原因，從事檔案管理工作的人員還有可能頻繁變動，在人員變動的過程中工作交接過于簡單，新到檔案管理工作崗位上的員工還沒有完全熟悉自己的工作就開始獨立開展工作了。這些情況都會使得檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，難以滿足檔案管理工作崗位的要求。

三、加強事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革措施

1.加強檔案管理工作重視程度。單位領(lǐng)導在工作中所起到的是帶頭作用、引領(lǐng)作用，其對一項工作給予充分重視，這項工作才能在單位的諸多工作中受到重視。事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理工作應(yīng)給予充分重視，其他工作人員才能重視并且積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作。事業(yè)單位領(lǐng)導應(yīng)對與檔案管理工作有關(guān)的政策文件進行充分解讀，安排分管領(lǐng)導專門抓檔案管理工作。在改革過程中，事業(yè)單位領(lǐng)導要在人力、物力與財力上對檔案管理工作的順利開展給予充分支持。為了提高工作效率，可以抽調(diào)其他部門的人員一起幫忙完成整理檔案的工作，同時也需要提供必要的管理設(shè)施，保證在機構(gòu)改革過程中，檔案管理工作可以高效有序地進行。

2.創(chuàng)新檔案管理機制。首先，設(shè)立檔案資源收集中心。檔案數(shù)據(jù)收集是檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，不僅對后續(xù)檔案資源的開發(fā)利用有著關(guān)鍵作用，還會影響到檔案管理部門的發(fā)展。因此，就需要對檔案資源收集中心進行設(shè)立，促使檔案信息利用需求得到充分滿足。特別是近些年來，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作覆蓋了更多的內(nèi)容，顯著提升了信息量。如果依然采取傳統(tǒng)的收集方式，很多資料將會遭到遺漏，事業(yè)單位發(fā)展需求也得不到滿足。因此，就需要通過檔案資源收集中心的設(shè)立，有效收集、整合相關(guān)的信息資源。

其次，對單位檔案管理制度體系大力完善。要結(jié)合事業(yè)單位的實際狀況，制定匹配的管理制度體系。同時，對檔案考核機制、工作目標等合理設(shè)置，這樣可以有效調(diào)動檔案管理人員的積極性，還能夠更加有序的開展各項工作。事業(yè)單位要結(jié)合時代發(fā)展要求，對檔案管理考核內(nèi)容積極更新，以此來促進檔案管理人員水平的提升。

3.加強檔案管理平臺開發(fā)創(chuàng)建。當前，事業(yè)單位想要推動檔案管理信息化，就應(yīng)重視信息系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)，加大投入力度，推動檔案管理平臺的建設(shè)。基于這種情況，事業(yè)單位領(lǐng)導應(yīng)當充分結(jié)合自身發(fā)展情況，深入調(diào)查事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀，根據(jù)工作人員日常需要，制定高效密的系統(tǒng)建設(shè)計劃，對單位人力資源進行配置，合理調(diào)配事業(yè)單位內(nèi)部資源，創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，針對單位現(xiàn)階段檔案管理情況，開發(fā)出高效便捷的信息檔案信息管理系統(tǒng)，滿足事業(yè)單位當前的答案管理需求，從而解決管理中存在的各種問題，提高檔案管理水平。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理工作的開展對于人員的要求較高，其不僅需要具備較強的專業(yè)能力，還需要輔助其他部門工作人員做好業(yè)務(wù)工作。檔案管理部門需要加強對工作人員的培訓，讓其在工作的同時也提高自身的實際操作能力。針對檔案管理工作的開展，有關(guān)部門需要設(shè)立專門的檔案管理室，讓工作人員可以在自身的工作區(qū)域內(nèi)發(fā)揮職能，減少人員身兼數(shù)職的情況。在現(xiàn)代化社會發(fā)展的過程中，工作人員需要了解目前的工作要求，對于更新的管理手段及方法加深學習。管理部門需要適當提高工作人員的待遇，使其在工作當中更加積極，并且在工作中得到更好的發(fā)展。在日常收集檔案資料時，工作人員需要提高自身的檔案管理意識，管理單位要組織工作人員進行專業(yè)培訓教育，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力，使其可以從各個方面加強檔案管理水平。

結(jié)束語：綜上所述，在當前機構(gòu)改革的關(guān)鍵時期，做好檔案管理工作是保證事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。為此，事業(yè)單位領(lǐng)導應(yīng)加強檔案管理工作的重視度，在單位中積極宣傳和推進檔案管理工作，促使單位的全體職工都能對此項工作加以重視，積極配合檔案管理工作的開展，保證檔案管理工作效率