大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應用研究

李 敏

（國家能源準能集團有限責任公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術(shù)在社會各個方面的應用范圍都有所擴大，為了促進檔案管理的發(fā)展，提高檔案管理工作水平，積極推廣大數(shù)據(jù)分析技術(shù)應用于檔案管理顯得十分有必要。為了更好地促進大數(shù)據(jù)技術(shù)在文件管理方面的應用，需要對大數(shù)據(jù)的具體應用展開更加深入的討論。

1 在大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的必要性

1）促進檔案信息管理思想的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理工作，屬于企業(yè)的常規(guī)性與輔助性業(yè)務，存在被動性、消極性，容易受到忽視，這種情況下，企業(yè)檔案信息并不能發(fā)揮其應有的作用。同時，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理工作主要針對紙質(zhì)檔案進行管理，而這一階段企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，完全可以通過人工管理的方式進行收集與整合。但在大數(shù)據(jù)時代下的今天，企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息大量增加，傳統(tǒng)的檔案信息管理方法完全無法支撐檔案信息管理工作的需求，企業(yè)檔案信息管理工作就需要不斷創(chuàng)新工作方法，引進更加先進的管理技術(shù)。企業(yè)檔案管理部門應就傳統(tǒng)的管理思想進行優(yōu)化與轉(zhuǎn)變，將檔案信息作為重要的信息資源，突出用戶或消費者的中心地位，建立檔案信息管理理念，向用戶或消費者提供人性化管理，改善企業(yè)產(chǎn)品或服務。

2）豐富檔案信息管理工作內(nèi)容。大數(shù)據(jù)時代下數(shù)據(jù)的海量增長為檔案管理工作提供豐富資源，這種情況下企業(yè)的數(shù)據(jù)檔案管理部門工作內(nèi)容有所改變，突破工作內(nèi)容的原本的限制，就企業(yè)檔案信息管理部門而言，其檔案資源不僅包含本館資源，還與其他部門進行資源信息的共享，以打破企業(yè)自身檔案資源局限，為信息使用者提供豐富而有效的檔案資源，保證信息合理性。海量檔案信息資源可以為企業(yè)檔案信息管理工作提供數(shù)據(jù)信息支撐，保證其管理內(nèi)容的豐富性，并滿足信息數(shù)據(jù)使用者的實際需求。在豐富檔案信息管理內(nèi)容的同時，對檔案信息管理方式加以完善。檔案信息管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展需要以服務為基礎前提，以此來滿足個人與社會的發(fā)展需求，通過為其提供更加多元化與便捷化的服務模式，讓用戶能夠在最短的時間內(nèi)進行檔案數(shù)據(jù)的檢索與查找，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案部門可以基于傳統(tǒng)的服務方式，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)及先進的信息技術(shù)，可有效擴大檔案信息服務范圍，實現(xiàn)服務質(zhì)量的有效提升。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理應用中面臨的問題

1）檔案管理思想亟待改變。傳統(tǒng)思想認為，檔案管理是一項管理性、服務性和政治性的工作，認為檔案管理不產(chǎn)生物質(zhì)財富，也不由管理機構(gòu)和人員利用，其發(fā)展也是以規(guī)范化和提高工作效率為目標。而現(xiàn)代檔案管理思想則在于進一步挖掘檔案的價值，使檔案重新具有活力，變?yōu)槠髽I(yè)的一種資源，為企業(yè)創(chuàng)造價值。因此首先要轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的重新認識和定位。

2）勝任大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理人員缺乏。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應用，傳統(tǒng)檔案管理工作者已難以勝任新的技術(shù)條件下所應具備的工作技能?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理實則是對檔案管理工作方式的重構(gòu)，需要具備較高的數(shù)據(jù)收集、管理、分析和處理能力，這也是大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應用的關(guān)鍵，造成多數(shù)從業(yè)者難以勝任，制約了檔案管理工作的提升。

3）檔案管理安全防范意識不足。信息技術(shù)迅速發(fā)展，給生產(chǎn)和生活提供極大的便利，同時也隱藏了信息泄露的危險，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理，將呈現(xiàn)出多樣、快速和真實的特點，企業(yè)的各類檔案資源將以數(shù)據(jù)信息的形式出現(xiàn)，新技術(shù)所帶來方便、高效的同時，也給檔案安全帶了新的挑戰(zhàn)，而大多數(shù)檔案管理人員忽視了這其中存在的安全風險，沒有樹立良好的安全防范意識。

4）檔案資源信息化開發(fā)不夠合理。我國目前的檔案資源絕大多數(shù)是紙質(zhì)資源，根據(jù)我國目前的發(fā)展狀況來看，許多部門以及基層文件管理機構(gòu)或檔案館仍然在相當長的一段時間內(nèi)都缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用，這極大的影響了檔案資源的信息化管理。另一方面，部分經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的資金投入不足，基礎設施建設力度欠缺，最基礎文件管理中所需硬件均不具備，也就使得這些地區(qū)的檔案管理信息化建設嚴重落后，檔案資源信息化發(fā)展不合理。開發(fā)力度不大，這是我們檔案管理在現(xiàn)階段面臨的一個主要問題，部分地區(qū)的大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)應用于檔案管理中，但文件管理信息化的發(fā)展并不完善，檔案資源的開發(fā)和利用關(guān)系不密切，存在著脫節(jié)問題，檔案管理信息化的發(fā)展緩慢，文件管理也難以全面發(fā)展。檔案管理現(xiàn)在與辦公系統(tǒng)的自動化關(guān)系不全，檔案數(shù)據(jù)的管理效率低下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用缺乏科學和普遍性，檔案管理的一體性和現(xiàn)代化也較差。資源的利用率有待進一步提高，檔案的精細化管理和集成化管理還有很長一段路要走。

5）檔案信息安全管理制度執(zhí)行不嚴。部分單位和企業(yè)的檔案管理是具有私密性的工作之一，部分檔案資料是具有較高保密級別的，這些檔案資料或重要文件信息等必須要進行安全管理，避免檔案資料被盜取或被篡改，要保證檔案資料的完整性和安全性。運用計算機實現(xiàn)對檔案資料的管理是一種高效率的管理模式，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)也是有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息科學管理的手段，但是安全問題一直是社會各界比較關(guān)心的問題，但部分檔案管理人員對于檔案的私密性和安全性不夠重視，導致檔案資料的管理不夠嚴格，檔案資料的查閱和借閱管理較為松散，管理制度不夠全面，檔案資料的提取和數(shù)據(jù)庫的登錄賬戶管理不夠嚴格，導致部分檔案資料和重要數(shù)據(jù)信息泄露，影響企業(yè)各項事業(yè)的順利開展。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的對策

1）積極開發(fā)檔案管理新技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅表現(xiàn)在數(shù)據(jù)的龐大容量上，而且還表現(xiàn)在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，能夠提高檔案的管理效率并且有價值地利用。因此為了優(yōu)化和提高檔案管理與利用，需要加強對大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究和應用，通過收集、儲存、挖掘和分析大數(shù)據(jù)，并合理使用傳統(tǒng)的檔案信息資源和大數(shù)據(jù)背景的存儲與應用技術(shù)，促進文件管理的自動和智能化，使文件管理成為遠程檢索，在線使用文件數(shù)據(jù)，及時提供有關(guān)決定和執(zhí)行數(shù)據(jù)的可靠支持，為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營提供便利，有效地提高檔案管理效益。

2）建立一套完善的檔案管理體系。建立健全檔案管理機制，統(tǒng)一實行檔案管理規(guī)范和標準，有效地提高檔案的管理效率和利用質(zhì)量。通過應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以有效地建立科學管理平臺，實現(xiàn)部門間的統(tǒng)一管理，并通過線上形式實現(xiàn)各個部門間檔案信息共享與交流，充分地創(chuàng)造巨大價值。然而，在傳統(tǒng)的檔案管理體制的約束下，各部門間的文件信息資源往往相對獨立，難以有效地整合、共享文件。因此，需要建立一套完善的檔案管理機制，與各部門在工作環(huán)節(jié)中進行溝通、有效地提高檔案資源利用率、文件管理效率，實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的規(guī)模性、經(jīng)濟性。

3）加強電子文件管理安全系統(tǒng)建設。一方面，需要加強對準入安全的建設。信息數(shù)據(jù)訪問管理是確保檔案資源共享和有效地保障檔案資源安全的重要手段，對檔案網(wǎng)絡安全的保護具有重要意義。通過適當使用訪問管理技術(shù)，可以對認證用戶的訪問權(quán)進行管理和控制，從而確保資源的非法侵權(quán)和惡意泄露。通常，訪問管理的方法包括：文件權(quán)限設置，密碼加密，身份認證，網(wǎng)絡設備的權(quán)限控制等；另一方面，需要加強接入安全的建設。訪問管理是電子文件信息資源的受控共享，確保文件信息資源的訪問與檔案信息資料符合規(guī)定的有效性。為了保證電子文件資源的安全儲存，檔案部門要事先對電子文件信息進行掃描，然后再傳送到綜合共享平臺，從而有效地避免了惡意文件的入侵。同時，檔案部門應選擇適當?shù)募用艽鎯夹g(shù)，文件存儲系統(tǒng)和共享機制，以有效地保證文件的加密存儲，保護文件云平臺和文件信息資源在共享平臺上的存儲安全。

4）培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。為了促進檔案管理工作符合社會發(fā)展需要，提高檔案管理工作的質(zhì)量，一定要加強檔案管理人才培養(yǎng)，提高文檔管理人員專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理一定要跟上時代，檔案管理的方法要不斷創(chuàng)新，只有這樣做才能推動文件管理的發(fā)展，使檔案管理工作符合社會發(fā)展需要。此外，還要重視工作人員的素質(zhì)提高，對檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)知識進行講解，提高文件管理人員的檔案技術(shù)能力，提高文件管理人員的工作水平。培訓檔案管理人員工作技能，特別是提高工作人員的運用大數(shù)據(jù)技術(shù)能力，對檔案管理人員進行大數(shù)據(jù)技術(shù)知識教育，使檔案管理人員更多地了解大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的影響。

5）開展可視化分析工作。對企業(yè)檔案信息進行可視化分析與管理，可有效提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的可理解性，便于檔案信息管理人員及使用者對檔案信息加以了解。通過可視化技術(shù)，可以實現(xiàn)分析過程的人際交互與技術(shù)手段，促進計算機技術(shù)、信息技術(shù)計算能力及人的能力充分融合，以有效提高數(shù)據(jù)信息的洞察能力。考慮到企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息資源的可視化分析需求，可充分利用可視化工具以實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的轉(zhuǎn)化，形成直觀化、可視化及交互性的檔案數(shù)據(jù)信息的分析管理過程，提高企業(yè)經(jīng)營者及管理者對檔案的理解能力與利用能力。

4 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在企業(yè)檔案工作中發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用，同時也是社會發(fā)展的一個必然趨勢。通過利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠更加科學地管理企業(yè)檔案，有效提高檔案管理效率，提高信息資源的完整、可靠和參考價值。同時，增加檔案數(shù)據(jù)類型和數(shù)量，極大地滿足用戶不同的需求，提高信息服務質(zhì)量。