油田檔案數(shù)字化的實踐探索

蔣秋菊

（大慶油田第七采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163517）

檔案的收集與歸檔工作是每個企業(yè)工作中必不可少的一環(huán)，企業(yè)無論大小，都需要對檔案工作進行歸納和整理，尤其是對于大型的油田企業(yè)來說，需要記錄的信息和情況很多，進行收集和歸納工作的工作量也比較大，所以很容易出現(xiàn)偏差。所以在這個信息時代，對于油田企業(yè)來說必須對檔案進行數(shù)字化管理，才能找到發(fā)展的蓬勃之路。油田企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，就必須提高檔案的數(shù)字化管理水平，同時還要提高企業(yè)員工的信息水平，尤其是檔案從業(yè)人員的水平，這樣才能更好地完成檔案的數(shù)字化管理工作。

1 油田企業(yè)檔案數(shù)字化所存在的問題

1）電子檔案的歸檔存在問題。油田企業(yè)的檔案資料種類較多，如果工作人員在對其進行處理時，沒有嚴格的整理和歸檔，那么將達不到數(shù)字化的要求。目前，油田檔案數(shù)字化剛剛被應用于企業(yè)中，屬于初期階段，所以，當前的電子檔案的歸檔并不夠及時有效，檔案的質(zhì)量相對來說比較低。另外，當前對電子檔案的歸檔還沒有統(tǒng)一的要求，例如存儲信息的方式等都不夠規(guī)范?？傊髽I(yè)應該強化電子檔案歸檔的統(tǒng)一性，將其中的各項工作都進行規(guī)整，提升檔案歸檔的質(zhì)量與效率。

2）檔案借閱服務體系存在問題。目前，檔案數(shù)字化還處于起步階段，這導致檔案管理的借閱服務體系存在問題。首先，檔案管理體系并沒有規(guī)定清楚存在哪些有權限的人員，并且沒有規(guī)定這些人員可以查詢哪一部分的檔案。特別是油田企業(yè)生產(chǎn)中的一些重要的信息數(shù)據(jù)等，如果不進行明確的權限規(guī)定，那么可能會導致企業(yè)的重要信息泄漏。所以，企業(yè)必須完善檔案管理的借閱服務體系，對權限進行有效的控制，從而提升油田檔案數(shù)字化的安全系數(shù)。

3）安全方面存在問題。目前，油田檔案數(shù)字化所存在的最大問題便是安全方面的問題。因為檔案資料借助于計算機進行存儲，一旦有黑客或者系統(tǒng)漏洞，那么就可能導致檔案丟失，從而造成重要信息泄漏。如果一些保密的資料丟失，那么可能會對我國的安全造成一定的損失。所以，企業(yè)必須加強檔案安全方面的管理，比如說設置防火墻等，并且定期對安全管理方面進行檢查，及時進行更新。

2 提升油田檔案數(shù)字化管理的措施

1）建立檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)。檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)能夠幫助提升油田企業(yè)的檔案數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)，使得企業(yè)能夠滿足生產(chǎn)的需求。使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠?qū)⑵髽I(yè)的各種信息資料都收進系統(tǒng)中，一方面能夠方便企業(yè)的查詢，另一方面能夠?qū)嵭须娮訖n案的歸檔工作，實現(xiàn)了檔案的高效與快捷性。建立檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)提升信息資料的質(zhì)量，并且縮短采集資料的時間，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。不斷的完善檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，能夠提升企業(yè)的競爭力。

2）檔案數(shù)據(jù)庫管理的可擴展性。當前時代計算機發(fā)展速度很快，所以必須將數(shù)字化與電子化廣泛的應用于油田檔案中。油田的檔案數(shù)據(jù)庫涵蓋的范圍較大，所以必須提升它的靈活性，存儲與查詢都應該更加的方便，提升數(shù)據(jù)庫管理的可擴展性。油田檔案的資料應該及時的進行更新與建檔，油田企業(yè)應該通過運行多個系統(tǒng)，保證檔案數(shù)據(jù)庫管理的高效性。將電子檔案的數(shù)據(jù)庫資料進行擴展與更新，才能發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)庫的作用。通過提升檔案數(shù)據(jù)庫管理的可擴展性，能夠充分發(fā)揮出油田檔案數(shù)字化的價值，從而為油田企業(yè)的發(fā)展提供可靠信息的支撐。

3）電子檔案的存儲和檢索。電子檔案資料進行全文存儲和檢索，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠保證各部門隨時對有價值的檔案文件進行存儲，從而提升油田檔案數(shù)字化的高效性，提升它的價值。利用電子檔案，能夠?qū)τ吞锲髽I(yè)人力資源信息進行歸檔，從而提升企業(yè)對人力資源的利用程度。另外，通過電子檔案的存儲和檢索，能夠?qū)τ吞锲髽I(yè)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)報表資料進行歸檔。對電子檔案的存儲和檢索，還應該加強安全措施，比如說人臉識別或者指紋等，需要提升其的安全系數(shù)，避免企業(yè)的信息泄漏。

4）提升檔案管理的自動化程度。油田企業(yè)的信息較多，如果繼續(xù)依賴傳統(tǒng)的方式編輯檔案等，不利于企業(yè)對各方面信息進行存儲與查詢，長此以往，會使得企業(yè)的競爭力下降，與時代脫軌。在當今時代，油田企業(yè)應該提升檔案管理的自動化程度，用先進的計算機技術來代替人力，從而實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目標。油田企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)ζ髽I(yè)各方面的信息進行統(tǒng)計，利用先進的計算機技術，來將檔案管理的價值發(fā)揮到最大，為相關企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益。

5）健全管理制度。油田檔案數(shù)字化能夠提升該工作的效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，從而提升企業(yè)的競爭力。然而，為了保證油田檔案數(shù)字化的有效實施，必須健全檔案數(shù)字化的管理制度。首先，企業(yè)應該建立統(tǒng)一的管理模式，將各項規(guī)章制度給規(guī)定清楚，從而保證各部門之間存在有效的制度對他們進行約束。其次，檔案管理人員應該明確檔案信息的標準，然后對檔案進行嚴格的查收，確保檔案信息資料齊全，方便他人的查詢?？傊?，健全管理制度能夠提升檔案的數(shù)字化程度，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

6）加強相關人員的培訓。油田企業(yè)涉及油田的生產(chǎn)與運輸?shù)榷囗椆こ?，這些項目需要進行歸檔的信息較多，并且該工程所涉及的人力也非常多，一些油田企業(yè)檔案管理崗位上缺乏相關的專業(yè)人才，導致該工作的效率不高。如今的檔案管理在朝著自動化方向發(fā)展，所以工作人員必須掌握相關技能。相關企業(yè)應該定期對該崗位的人員展開培訓，使他們熟悉工作流程，并且掌握檔案管理的基礎知識，提升他們的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。另外，企業(yè)應該將對人員的培訓納入工作人員的業(yè)務考核中，使得他們對培訓重視起來，從而為該崗位培養(yǎng)更多的人才。

3 結(jié)束語

我國還需要不斷的對油田檔案數(shù)字化管理進行研究，不斷的促進油田檔案管理的自動化進程，確保其的高效性與便捷性，并且提升其的安全系數(shù)，完善權限體系，明確借閱標準，避免重要檔案資料發(fā)生泄漏。企業(yè)應該對該方面的資源進行共享，對其進行科學的規(guī)劃，從而確保油田檔案數(shù)字化朝著正確的方向發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益。