淺談檔案管理和公文處理銜接問題和處理對策

梁少婷

（廣東電網(wǎng)有限責任公司中山坦洲供電分局，廣東 中山 528467）

公文處理與檔案管理是行政管理的核心模塊之一，已經(jīng)納入了各個行政部門的戰(zhàn)略體系中。在當前信息化時代背景下，我國行政部門的內(nèi)外部環(huán)境已經(jīng)出現(xiàn)了非常顯著的變化，要求各個行政部門能夠做好檔案管理和公文處理的銜接問題，使得這兩個模塊可以在行政部門日常管理活動中發(fā)揮更好的價值。事實上，檔案管理和公文處理本身就涉及了關鍵數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略分析，并給行政部門提供有用的決策數(shù)據(jù)信息。如果行政部門能夠做好兩者的銜接工作，就能夠達到“1+1>2”的效果?；谶@種情況，就有必要對兩者銜接過程中存在的問題與優(yōu)化措施進行全面深入的探索。

1 檔案管理和公文處理銜接存在的問題

1.1 檔案管理人員對于文檔一體化的認識水平較低

結合當前我國行政單位來看，很多檔案管理人員對于文檔一體化的認知水平還比較低，造成檔案管理和公文處理銜接很難具備較好的內(nèi)部環(huán)境，在實踐貫徹過程中很容易遭到阻礙。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為檔案管理人員在平時的時候并沒有關注兩者的銜接活動，同時也沒有到認清兩者銜接活動對于部門發(fā)展的重要意義。這種情況也導致檔案管理與公文處理的銜接活動在單位內(nèi)部很難取得較好的成效，同時也容易出現(xiàn)較多的障礙與困境，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視。

1.2 銜接管理制度還存在顯著欠缺

我國很多行政單位在實現(xiàn)兩者銜接的時候，并沒有建立針對性的制度體系。一方面，多數(shù)行政單位在公文管理方面，還比較重視數(shù)量，使得公文處理活動的整體質(zhì)量表現(xiàn)不足，同時也容易造成公文處理的內(nèi)部紊亂。另一方面，行政單位部門對于兩者銜接活動的認知水平不高，導致最終制定的銜接管理制度跟實際銜接活動脫節(jié)，造成檔案管理與公文處理各自為政的情況。

1.3 沒有充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的價值

當前我國行政單位雖然已經(jīng)建立了內(nèi)部信息體系，但是立足于檔案管理與公文處理的角度來看，單位部門還沒有充分發(fā)揮其價值。目前很多單位部門僅僅將信息系統(tǒng)作為統(tǒng)計公文與檔案的工具，并沒有全面引入信息技術進行深入處理。這種情況也導致兩者銜接活動很難獲得較高價值的戰(zhàn)略數(shù)據(jù)，需要在后續(xù)時間里進行針對性的調(diào)整。

1.4 缺乏高素質(zhì)文書人才

我國行政單位在兩者銜接活動中，還缺乏必要的高素質(zhì)人才。這種情況也導致兩者銜接活動的開展，很難引入各類新型技術，同時銜接活動的開展效率也很難得到保證。事實上，在人才缺失的情況，檔案管理與公文處理的銜接活動很難邁向更高的層次。

2 檔案管理和公文處理銜接的改善對策

2.1 全面貫徹文檔一體化的戰(zhàn)略意識

對于我國各個單位部門來說，在后續(xù)時間里應該切實提高檔案管理人員對于文檔一體化的認知水平，使得文檔一體化戰(zhàn)略可以在單位內(nèi)部得到較好的貫徹成效。在這個過程中，單位部門也應該積極開展一些關于檔案管理與公文處理銜接的會議，同時還要在會議上通過引入實例，讓檔案管理人員直觀明確兩者銜接的戰(zhàn)略意義。通過這些活動，檔案管理人員就能夠真正具備較強的文檔一體化戰(zhàn)略意識，同時也可以在后續(xù)工作過程中將這些理念融入到自身工作過程中，實現(xiàn)戰(zhàn)略體系在檔案管理與公文處理銜接活動中的全面貫徹。

2.2 構建全過程動態(tài)質(zhì)量管理體系

要想充分保證檔案管理與公文處理銜接活動的成效，單位部門也要逐步構建全過程動態(tài)質(zhì)量管理體系。第一，單位部門應該充分提高內(nèi)部人員的質(zhì)量意識，適當降低公文數(shù)量，但要提高公文數(shù)據(jù)的質(zhì)量。這也需要單位部門能夠全面貫徹標準化與質(zhì)量化的相關理念，全面推動精細化管理，最終也就能夠顯著提高兩者銜接活動的質(zhì)量成效。第二，單位部門還要逐步完善兩者銜接的管理制度。這也需要單位部門在平時的時候，充分明確銜接活動的細節(jié)內(nèi)容，實行一體化管理，避免出現(xiàn)兩者各自為戰(zhàn)的情況，使得兩個模塊的銜接變得更加緊密。與此同時，單位部門也可以考慮針對兩者銜接制定專項的獎懲機制，通過這套制度對內(nèi)部人員形成激勵作用。第三，單位部門在構建兩者銜接的動態(tài)質(zhì)量管理體系的時候，還要結合《檔案法》、《國家行政機關公文管理辦法》等內(nèi)容，嚴格進行制度調(diào)整，保證這些管理制度能夠充分發(fā)揮作用，提高兩者銜接的質(zhì)量水平。

2.3 建立完善全面的信息化系統(tǒng)

在我國單位部門的檔案管理與公文處理銜接過程中，還應該充分發(fā)揮信息技術的作用，構建完善全面的信息化系統(tǒng)。在這個過程中，單位部門應該通過信息系統(tǒng)，針對各個檔案數(shù)據(jù)和公文信息的走向進行全面分析和實施監(jiān)督，提高這些數(shù)據(jù)信息的流轉速度，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實施歸檔。與此同時，信息化系統(tǒng)還應該實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效處理，同時還要做好的網(wǎng)絡信息安全管理工作，避免這些重要信息遭到泄露和篡改，造成不利影響。除此之外，信息化系統(tǒng)的建立還要積極融入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等各類模塊，使得單位部門能夠充分發(fā)揮這些信息化模塊的作用，使得檔案管理與公文處理銜接活動步入新的格局。

2.4 拉起一支高素質(zhì)文書人才隊伍

對于我國單位部門來說，檔案管理和公文處理銜接活動也是比較復雜的，需要高素質(zhì)文書人才作為支撐。一方面，單位部門可以考慮適當提高文書人才的招收標準，從行業(yè)市場環(huán)境中吸取高素質(zhì)人才。隨著我國高校擴招戰(zhàn)略的全面貫徹，我國高素質(zhì)人才的數(shù)量與比例都得到了顯著提高。在此基礎上，單位部門提高文書人才招收標準以后，依然能夠通過較低的成本比較容易獲得更高素質(zhì)的人才。另一方面，單位部門還要在平時的時候，針對文書人才進行必要的培訓教育活動。在具體開展培訓活動的時候，培訓講師要注意多進行實踐技能教學，使得文書崗位人員可以熟練使用信息系統(tǒng)開展檔案管理和公文處理的銜接活動。與此同時，培訓教育活動還要針對文書人員日常工作過程中遇到的問題與困境進行集中分析，切實提高他們的綜合素質(zhì)水平。

3 結束語

綜合來看，檔案管理和公文處理的銜接活動存在較為顯著的戰(zhàn)略價值，需要各個單位部門充分引起重視，并在后續(xù)時間里做好這些方面的內(nèi)容。對于單位部門來說，應該能夠真正重視兩者的銜接融合，同時還要結合本單位日常管理的實際情況，構建動態(tài)管理制度，給兩者的銜接提供較好的內(nèi)部空間。與此同時，單位部門還應該充分關注信息化系統(tǒng)的建設水平，并在系統(tǒng)內(nèi)部設計兩者銜接的框架，使得相關數(shù)據(jù)信息能夠通過互聯(lián)網(wǎng)渠道進行共享流轉。這樣以后，單位部門就可以充分發(fā)揮兩者的戰(zhàn)略價值，給單位部門的內(nèi)部管理優(yōu)化與調(diào)整提供戰(zhàn)略支撐。