探析文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

李艷榮

（奇臺(tái)縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，新疆 昌吉回族自治州 831800）

文書(shū)檔案整理在事業(yè)單位管理制度當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，有利于對(duì)人們從事活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的經(jīng)歷，是一個(gè)人的實(shí)際情況的反應(yīng)，也是人才信息的重要載體[1]。加強(qiáng)文書(shū)檔案整理工作的開(kāi)展能夠提高事業(yè)單位工作的效率，從而為事業(yè)單位效能化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1 文書(shū)檔案管理在事業(yè)單位效能化發(fā)展中的意義

1）文書(shū)檔案管理是促進(jìn)事業(yè)單位檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。目前，文書(shū)檔案管理是檔案建設(shè)的關(guān)鍵類(lèi)型，因此我們必須要保證檔案資料具有一定的完整性，通過(guò)文書(shū)檔案整理工作的有效開(kāi)展，能夠保證檔案資料更加完整，并提前做好相關(guān)的整理工作，使檔案管理呈現(xiàn)出規(guī)范化的特點(diǎn)，保證檔案的利用效率，這是文書(shū)檔案整理的關(guān)鍵價(jià)值 所在。

2）文書(shū)檔案管理對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)具有重要作用。在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，我們必須意識(shí)到其主要的目的是能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的有效利用，如果文件在較為零散的狀況下，那么必然會(huì)投入大量的時(shí)間和精力，導(dǎo)致不能了解事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況，管理價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)[2]。所以我們必須要重視文書(shū)檔案的系統(tǒng)化整理，從而為事業(yè)單位的檔案規(guī)范管理奠定良好基礎(chǔ)。

3）文書(shū)檔案整理工作有利于事業(yè)單位管理的持續(xù)發(fā)展?？茖W(xué)合理的開(kāi)展檔案管理工作能夠保證工作效率，提高檔案管理質(zhì)量，因此我們必須要重視檢索文檔體系的有效建設(shè)，從而體現(xiàn)文檔的實(shí)際價(jià)值。所以我們必須要加強(qiáng)科學(xué)合理文檔管理的有效利用，使檔案管理工作呈現(xiàn)優(yōu)化特點(diǎn)，提高檔案管理工作的效率，保證文檔信息資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1）文書(shū)檔案整理方式落后。目前，在開(kāi)展事業(yè)單位管理工作的過(guò)程中，傳統(tǒng)實(shí)體文書(shū)檔案整理模式占據(jù)的空間相對(duì)較大，常常通過(guò)紙質(zhì)檔案來(lái)對(duì)相關(guān)的信息資源進(jìn)行保存。在時(shí)間不斷推移的背景下，檔案調(diào)動(dòng)情況較多，檔案數(shù)量不斷加大，對(duì)空間的占有率也越來(lái)越多，對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是停留在初級(jí)階段，現(xiàn)代化的管理手段整體處于落后狀態(tài)，文書(shū)檔案整理工作效率普遍較為低下，因此使得文書(shū)檔案整理工作開(kāi)展受到一定的限制。

2）文書(shū)檔案整理者專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)。現(xiàn)階段，文書(shū)檔案整理人員內(nèi)部的專(zhuān)職檔案員，人數(shù)相對(duì)較少而具備專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格的專(zhuān)職文書(shū)檔案整理人員更是極為缺乏，大部分的文書(shū)檔案整理工作人員主要是事業(yè)單位部門(mén)的工作人員進(jìn)行兼職，由于事業(yè)單位人員出現(xiàn)頻繁的變動(dòng)，因此導(dǎo)致文書(shū)檔案整理工作受到較大的影響。同時(shí)，文書(shū)檔案整理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)弱。文書(shū)檔案整理人員的整體年齡結(jié)構(gòu)相對(duì)較大，并且并未受到過(guò)事業(yè)單位提供的專(zhuān)業(yè)檔案培訓(xùn)，使得文書(shū)檔案整理專(zhuān)業(yè)知識(shí)整體較為缺乏，文書(shū)檔案整理隊(duì)伍素質(zhì)不過(guò)關(guān)。除此之外，文書(shū)檔案整理人員自身思想覺(jué)悟差，事業(yè)心弱[3]。由于多數(shù)文書(shū)檔案整理人員對(duì)文書(shū)檔案整理工作常常存在認(rèn)識(shí)不足的情況，因此部分事業(yè)單位內(nèi)部的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作的質(zhì)量對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展影響并不大，不重視文書(shū)檔案整理工作的重要作用發(fā)揮，使得文書(shū)檔案整理工作被忽略。

3 提高事業(yè)單位文書(shū)檔案整理水平的有效策略

1）重視文書(shū)檔案整理信息化發(fā)展。在文書(shū)檔案整理的過(guò)程中，我們必須要基于信息社會(huì)背景下重視文書(shū)檔案整理逐步向信息化進(jìn)展，從而提高事業(yè)單位文書(shū)檔案整理的水平，使其能夠?qū)κ聵I(yè)單位效能化發(fā)展提供重要的推動(dòng)作用[4]。首先，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案整理認(rèn)識(shí)，在開(kāi)展文書(shū)檔案整理工作的過(guò)程中，必須要增強(qiáng)全員對(duì)文書(shū)檔案整理重要意義的滲透，尤其是文書(shū)檔案整理工作人員，文書(shū)檔案整理工作是文書(shū)檔案整理工作的重要部分，領(lǐng)導(dǎo)也要引起足夠的重視，提高文書(shū)檔案整理工作在文書(shū)檔案整理工作中的地位，加強(qiáng)文書(shū)檔案整理工作和業(yè)務(wù)建設(shè)的同步進(jìn)行，并注重人力和財(cái)力的支持，保證文書(shū)檔案整理部門(mén)的有效提升，消除文書(shū)檔案整理工作遇到的各種問(wèn)題，提高各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文書(shū)檔案整理工作的重視，使文書(shū)檔案整理工作順利的進(jìn)行。除此之外，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理方式的有效運(yùn)用，在新形勢(shì)下文書(shū)檔案整理工作開(kāi)展的過(guò)程中，事業(yè)單位必須要意識(shí)到現(xiàn)代管理技術(shù)的重要意義，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識(shí)的研究，使其能夠適應(yīng)干部文書(shū)檔案整理現(xiàn)代化的實(shí)際需求。

2）完善文書(shū)檔案信息化管理制度。文書(shū)檔案整理工作者必須要充分認(rèn)知到自身所肩負(fù)的重要責(zé)任，意識(shí)到文書(shū)檔案的重要價(jià)值。同時(shí)，管理層應(yīng)當(dāng)基于信息化背景,加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化管理制度建設(shè)，并且優(yōu)化相關(guān)的文書(shū)檔案服務(wù)工作，建立互聯(lián)網(wǎng)云端信息平臺(tái)，從而提供高質(zhì)量的文書(shū)檔案服務(wù)，要將文書(shū)檔案工作提升至戰(zhàn)略高度，增加對(duì)于文書(shū)檔案部門(mén)的資金預(yù)算和人力資源支持[5]。除此之外，結(jié)合目前文書(shū)檔案工作中實(shí)際存在的困境和問(wèn)題，制定科學(xué)完善的管理機(jī)制，要明確文書(shū)檔案工作要求，提高文書(shū)檔案的利用效率充分，認(rèn)知到制度所起到的引導(dǎo)性作用，必須要讓文書(shū)檔案整理工作在透明化制度下而運(yùn)行，不斷規(guī)范文書(shū)檔案信息化工作流程，相關(guān)的工作人員要增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，對(duì)于文書(shū)檔案的一切操作，包括建立檔案、借出以及轉(zhuǎn)入等操作，都需要留有詳細(xì)的記錄和登記。

3）提高文書(shū)檔案整理人員的綜合素質(zhì)。目前，在文書(shū)檔案工作開(kāi)展的過(guò)程中，事業(yè)單位必須要做到以人為本，基于信息化背景來(lái)提高事業(yè)單位內(nèi)部文書(shū)檔案整理工作人員的綜合素質(zhì)，保證文書(shū)檔案整理工作的質(zhì)量。首先，提高文書(shū)檔案整理工作人的思想政治素質(zhì)。文書(shū)檔案整理工作人員必須要具備一定的思想，政治素質(zhì)遵循較強(qiáng)的黨性原則，按照正確的方向樹(shù)立正確的觀念和立場(chǎng)，從而具備強(qiáng)烈的事業(yè)心，事業(yè)單位的文書(shū)檔案整理部門(mén)也要對(duì)文書(shū)檔案整理工作人員及時(shí)的進(jìn)行培訓(xùn)，使其樹(shù)立正確的價(jià)值觀念，同時(shí)提高他們操作計(jì)算機(jī)的水平[6]。在新形勢(shì)發(fā)展的背景下，文書(shū)檔案干部要增強(qiáng)文書(shū)檔案整理的意識(shí)，充分了解文書(shū)檔案整理工作所發(fā)揮的重要作用，能夠使其恪守文書(shū)檔案整理紀(jì)律。文書(shū)檔案整理工作是一項(xiàng)政治性較強(qiáng)的工作，因此文書(shū)檔案整理工作人員必須要提高自身辨別是非的能力，在對(duì)文書(shū)檔案整理工作開(kāi)展的過(guò)程中，及時(shí)的與中央政策保持高度一致，并嚴(yán)格遵守文書(shū)檔案法中的相關(guān)法律，保證文書(shū)檔案的機(jī)密性，樹(shù)立良好的職業(yè)道德，從而全心全意的為人民服務(wù)。

綜上所述，文書(shū)檔案整理工作是非常重要的一項(xiàng)任務(wù)，因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要基于信息化背景，重視檔案信息化管理工作的開(kāi)展，通過(guò)檔案信息能夠更深入的進(jìn)行選用人才并做到與時(shí)俱進(jìn)，全面掌握人才資源開(kāi)發(fā)和利用，為事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。