鑒別、整理人事檔案應(yīng)注意事項(xiàng)分析

姚 霞

（中國(guó)振華集團(tuán)永光電子有限公司（國(guó)營(yíng)第八七三廠），貴州 貴陽(yáng) 550018）

1 引言

對(duì)于人事檔案而言，記錄了許多非常重要的信息和內(nèi)容，包括個(gè)人的經(jīng)歷、政治面貌、工作情況以及道德品行等內(nèi)容，在人事管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，人事檔案是非常重要的依據(jù)，有著非常重要的憑證和參考作用。因此，在人事檔案鑒別和整理工作開(kāi)展的過(guò)程中，我們要能夠給予足夠的重視，要能夠滿足人事檔案整理對(duì)于完整、真實(shí)、條理和實(shí)用的各項(xiàng)要求，這樣才能夠更好的為企業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2 充分認(rèn)識(shí)人事檔案鑒別、整理工作的重要性

1）有利于查詢和提供利用。對(duì)于人事檔案來(lái)說(shuō)，其存在的價(jià)值就是能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，同時(shí)確保本人及家屬的合法權(quán)益能夠得到相應(yīng)的保障，而在這個(gè)過(guò)程中檔案材料的真實(shí)性尤為重要。通過(guò)對(duì)人事檔案資料的鑒別和管理，能夠?qū)σ恍┘姺睆?fù)雜的檔案資料進(jìn)行科學(xué)的梳理、編目和排序，從而能夠形成條例規(guī)范、精練實(shí)用的案卷，這樣就能夠?yàn)榻M織和人事部門(mén)的利用創(chuàng)造極其有利的條件。

2）便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充檔案資料。在對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒別和整理的過(guò)程中，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案中存在的不足和缺漏，從而能夠?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行不斷的充實(shí)和完善。但是，在過(guò)去階段人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，大多數(shù)人的檔案管理意識(shí)都非常的淡薄，檔案材料在形成的過(guò)程中就存在諸多問(wèn)題，從而導(dǎo)致在檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)關(guān)鍵材料的不完整或缺失。而通過(guò)科學(xué)的檔案管理工作，就能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改問(wèn)題。

3）有利于提高人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)。對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其本身就有著較強(qiáng)的技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性檔案管理人員要具有扎實(shí)的理論知識(shí)和豐富的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且要能夠具有較強(qiáng)的政治素養(yǎng)，同時(shí)為了防止在管理的過(guò)程中出現(xiàn)人為的缺漏和遺失，還要能夠具有耐心細(xì)致的意志品質(zhì)。在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，工作人員要能夠?qū)γ恳环輽n案材料都進(jìn)行認(rèn)真的、全面的綜合審核分析，準(zhǔn)確梳理每一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，并對(duì)相應(yīng)的信息進(jìn)行準(zhǔn)確的分類(lèi)和排序，任何環(huán)節(jié)的疏忽都可能會(huì)對(duì)整個(gè)檔案的正常使用帶來(lái)巨大的影響。因此對(duì)于人事檔案管理人員就有著越來(lái)越高的要求，為了更好的應(yīng)對(duì)各種工作情況，提高檔案整理工作的質(zhì)量，檔案管理人員必須要能夠?qū)ψ陨淼膶?zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行不斷的完善與強(qiáng)化，同時(shí)還要增強(qiáng)自己的責(zé)任心和事業(yè)心，不斷的創(chuàng)新和改進(jìn)工作方法。

3 準(zhǔn)確鑒別、分類(lèi)、整理，保證人事檔案的規(guī)范

1）整理人事檔案時(shí)將履歷材料歸為第一類(lèi)。履歷材料包括多年來(lái)的登記表、簡(jiǎn)歷表以及履歷表以及屬于個(gè)人閱歷的全部材料，同時(shí)還要能夠保證各種履歷表中內(nèi)容填寫(xiě)準(zhǔn)確，并且每份履歷表在結(jié)尾處都應(yīng)該有個(gè)人的簽字確認(rèn)。對(duì)于這一類(lèi)材料來(lái)說(shuō)，能夠?qū)⒁粋€(gè)人在各個(gè)時(shí)期的經(jīng)歷情況準(zhǔn)確的反應(yīng)出來(lái)，例如對(duì)于干部履歷表的填寫(xiě)，從表中可以看出此人的基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、入黨時(shí)間、工作情況、家庭情況等詳細(xì)內(nèi)容，通過(guò)對(duì)履歷材料的科學(xué)歸類(lèi)，能夠在一定程度上大大提高人事檔案管理工作的效率，但必須注意的是完整的履歷材料，四個(gè)要素必不可少：本人近期的照片、本人的親筆簽字、材料形成的具體日期和組織審核單位的公章。

2）自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料歸為第二類(lèi)。對(duì)于該類(lèi)材料來(lái)說(shuō)，不是每個(gè)人的檔案信息中都有，自傳材料多數(shù)在抗戰(zhàn)時(shí)期或入黨等特定時(shí)期形成的，以此材料為基礎(chǔ)，能夠?qū)€(gè)人三齡二歷一身份的填寫(xiě)情況進(jìn)行進(jìn)一步的檢查，因此從該檔案信息的本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，我們可以將其認(rèn)定為個(gè)人信息的寫(xiě)真，能夠生動(dòng)形象、有血有肉的反應(yīng)一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，有著非常高的參考價(jià)值。

3）鑒定、考核、考察材料屬于第三類(lèi)。該類(lèi)材料包括以鑒定為主要內(nèi)容的人員登記表、干部的表現(xiàn)材料、干部調(diào)動(dòng)任免的考察材料以及年度考核登記表等，對(duì)于這一類(lèi)材料來(lái)說(shuō)，最核心的就是年度考核表。一般來(lái)說(shuō)，自參加工作之后，每個(gè)人每年都需要填寫(xiě)年度考核表，同時(shí)還要能夠有本單位的考核意見(jiàn)并組織單位進(jìn)行統(tǒng)一蓋章，最后由本人簽字確認(rèn)。對(duì)于這類(lèi)人事檔案來(lái)說(shuō)，最重要的就是保證考核結(jié)果的準(zhǔn)確。

4）學(xué)歷和職稱(chēng)材料為第四類(lèi)。現(xiàn)階段的學(xué)歷材料主要包括學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)、報(bào)名成績(jī)表和登記表等，不管是第一學(xué)歷還是后期取得的學(xué)歷，都應(yīng)該具有相應(yīng)的學(xué)歷登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)單以及和學(xué)位授予相關(guān)的材料。對(duì)于職稱(chēng)材料來(lái)說(shuō)，主要包括每一個(gè)等級(jí)的職稱(chēng)晉升材料以及相關(guān)的評(píng)審表等。在對(duì)這些人事檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，首先要對(duì)其中的學(xué)歷學(xué)位證書(shū)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔處理，這樣就能夠清晰的掌握和學(xué)歷相關(guān)的人事信息，同時(shí)還能夠?qū)θg二歷一身份進(jìn)行進(jìn)一步的核定。在以往的人事檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)學(xué)歷失真問(wèn)題，就是實(shí)際情況與評(píng)定情況之間不相符，忽視了資料的真實(shí)性和可靠性。所以，在當(dāng)前階段人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，要能夠使資料內(nèi)容的真實(shí)性得到可靠的保障，人事管理部門(mén)要能夠?qū)φ鎸?shí)性進(jìn)行全面的審核。

4 科學(xué)鑒別，保證人事檔案材料的完整、真實(shí)

1）鑒別歸檔材料是否完整。在人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，在各種因素的影響下，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致人事材料缺失或者不完整問(wèn)題的出現(xiàn)，因此必須要給予歸檔材料的管理足夠的重視，在鑒別歸檔材料是否完整的過(guò)程中，其主要的鑒別方法如下：（1）倒推法。就是以歸檔材料的最近時(shí)間為參照往回推，以此來(lái)判斷歸檔材料是否完整，例如對(duì)于職稱(chēng)材料的整理，如果是正高職稱(chēng)，就應(yīng)該有副高、中級(jí)以及初級(jí)的相關(guān)材料，對(duì)于學(xué)歷材料來(lái)說(shuō)，如果是博士研究生的話，就應(yīng)該有碩士和本科生材料。（2）根據(jù)材料的完整性進(jìn)行倒退推，對(duì)于黨員來(lái)說(shuō)，入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、政審材料等都是應(yīng)該具有的材料；（3）根據(jù)記載來(lái)進(jìn)行推導(dǎo)。人事檔案材料的記載，一般就是結(jié)合個(gè)人的履歷記載，查找是否具有相應(yīng)的材料文件，只有使檔案材料的完整性得到可靠的保障，才能夠更好的為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供重要的保障。

2）保證人事檔案的真實(shí)有效。對(duì)于人事檔案歸檔材料來(lái)說(shuō)，歸檔材料的真實(shí)性就是歸檔材料的生命，只有使歸檔材料的真實(shí)性得到可靠的保證，才能夠使人事檔案管理工作的質(zhì)量得到可靠的保障，才能夠成為后續(xù)人事調(diào)動(dòng)、提拔任用工作開(kāi)展的重要依據(jù)。在對(duì)人事檔案資料的真實(shí)性進(jìn)行判斷的過(guò)程中，其主要的鑒別依據(jù)如下：首先就是對(duì)檔案資料的出處進(jìn)行判斷，是否是出自于權(quán)威部門(mén)，同時(shí)判別文字是否清晰，內(nèi)容是否符合客觀實(shí)際；其次就是對(duì)檔案資料是否存在修改痕跡進(jìn)行鑒別，判斷其是否符合實(shí)際；最后就是對(duì)檔案中的姓名、性別等一些自然信息情況進(jìn)行檢查，判斷其與檔案記載情況是否保持一致。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著新時(shí)代的到來(lái)，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始向著數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)型發(fā)展，因此企業(yè)的檔案管理工作也要能夠跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力也提出了越來(lái)越高的要求，在實(shí)時(shí)學(xué)習(xí)國(guó)家最新政策規(guī)定的同時(shí)，企業(yè)要能夠組織相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)工作，從而能夠提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能水平，更好的為企業(yè)和社會(huì)提供高效、快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。