推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理

金 鑫

（平泉市財(cái)政局，河北 平泉 067500）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作一直以來(lái)都是重要的工作內(nèi)容，隨著經(jīng)濟(jì)水平的提升和社會(huì)的發(fā)展必須不斷加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理力度，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作效率以增強(qiáng)管理質(zhì)量，為此探索科學(xué)有效的檔案管理辦法可以加快規(guī)范化管理進(jìn)程。

1 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理核心在于建立一套完善、科學(xué)、高效的管理體系，明確職責(zé)劃分任務(wù)使得管理工作效率逐步提升，作為事業(yè)單位規(guī)范化管理的重要部分必須加強(qiáng)管理力度提升管理效率。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理水平已經(jīng)迫在眉睫，主要包括以下幾個(gè)方面的重要性：第一，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理可以保證工作順利開(kāi)展促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容檔案管理不僅僅記錄員工信息還有單位的發(fā)展以及工作單位，換言之，衡量一個(gè)事業(yè)單位的工作效率重要參考就是檔案管理水平；第二，規(guī)范化的檔案管理可以為事業(yè)單位的后期發(fā)展提供參考，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位保持持續(xù)健康的發(fā)展；第三，事業(yè)單位的檔案管理工作會(huì)影響到單位領(lǐng)導(dǎo)的了解和管理效率，從而在用人決策、單位員工的升遷、調(diào)職等工作具有很大的限制條件，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化必須探索新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理途徑以保持競(jìng)爭(zhēng)力。因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施過(guò)程中必須發(fā)展存在的問(wèn)題進(jìn)行有效的引導(dǎo)，積極探索科學(xué)的檔案管理方法不斷加快檔案規(guī)范化管理進(jìn)行，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位得以順利健康發(fā)展。

2 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理高效策略

2.1 建立健全檔案管理制度，突出檔案管理重要意義

檔案管理工作作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容具有現(xiàn)實(shí)的意義，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理工作旨在提升管理效率和質(zhì)量，為此機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須加強(qiáng)認(rèn)知做出努力以探索一套行之有效的管理制度。事業(yè)單位依據(jù)自身的實(shí)際情況和管理水平制定一套科學(xué)完善的檔案管理制度是基礎(chǔ)，針對(duì)管理工作中的人員、職業(yè)和崗位要求必須明確單位，加強(qiáng)考核力度強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，定期對(duì)單位的檔案管理人員進(jìn)行調(diào)查以加強(qiáng)監(jiān)督力度。其次，事業(yè)單位的工作要和日常的工作相結(jié)合，專門建立規(guī)范化的檔案管理小組制定詳細(xì)的工作計(jì)劃來(lái)展開(kāi)檔案管理工作，保證整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理有序進(jìn)行。

例如，在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)飛速發(fā)展的背景下給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)了一定的壓力，這就要求機(jī)會(huì)事業(yè)單位把檔案管理和單位發(fā)展作為一個(gè)整體，革新檔案管理方式加強(qiáng)重視程度以建立健全檔案管理制度。像針對(duì)檔案數(shù)量多、內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)，單位可以要求管理進(jìn)行對(duì)整個(gè)檔案系統(tǒng)進(jìn)行徹底清點(diǎn)，明確檔案的內(nèi)容和存放位置在需要的時(shí)候可以快速獲得，制度是管理的保障需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理者的共同努力。根據(jù)制定的檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行按時(shí)的監(jiān)督檢查，杜絕違反紀(jì)律行為的發(fā)生以提升檔案管理工作的規(guī)范化。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)，強(qiáng)化檔案規(guī)范管理質(zhì)量

人是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵，單位領(lǐng)導(dǎo)必須重要到管理專業(yè)人才的培養(yǎng)投入一定的時(shí)間、財(cái)力對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，打造一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍以保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。一直以來(lái)我國(guó)大部分事業(yè)單位的檔案管理人員以退休或者將要退休的人員擔(dān)任，大部分人缺乏專業(yè)的管理知識(shí)難以進(jìn)行有效的檔案管理，為此機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)籌兼顧加強(qiáng)檔案管理，只有重視檔案管理才能采取一系列有效措施來(lái)提升管理質(zhì)量。為此，事業(yè)單位應(yīng)到招聘一些具有管理學(xué)思維的專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，或者對(duì)單位現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)核心學(xué)習(xí)，掌握高效、科學(xué)的檔案管理方式提升工作效率保證檔案管理的規(guī)范化。

例如，從實(shí)際來(lái)看方案工作人員對(duì)于方案的規(guī)范化管理具有重要的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要重視檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)適度、長(zhǎng)期的培訓(xùn)工作來(lái)提升管理人員的綜合素質(zhì)，為檔案管理提供人員保證以推動(dòng)規(guī)范化管理進(jìn)程。像針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視并且落實(shí)到行動(dòng)中及時(shí)解決問(wèn)題，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)會(huì)必須完成培訓(xùn)考核或者心得體驗(yàn)的驗(yàn)收工作，真正把培養(yǎng)一批有能力、專業(yè)素養(yǎng)的管理人員作為提升檔案管理工作的有效方法，切實(shí)推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化水平得以不斷提升。

2.3 借助現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，提升檔案管理智能水平

在信息技術(shù)高度發(fā)展的背景下我國(guó)已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，特別是在計(jì)算機(jī)技術(shù)普及的情況下我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公設(shè)備呈現(xiàn)出先進(jìn)、辦事效率高、操作流暢的特點(diǎn)，顯著提升了我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范程度，為此提高檔案管理的現(xiàn)代化程度使得檔案管理和整個(gè)工作效率得以順利發(fā)展。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)培養(yǎng)旨在掌握先進(jìn)的管理手段，通過(guò)圖像、影音、文字等信息構(gòu)建全新的管理管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于提升管理制度產(chǎn)生了積極的影響。借助信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)明顯提升了管理效率，切實(shí)推進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

例如，在信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代資源互相加快、人員聯(lián)系緊密、提升行政事業(yè)單位工作效率也迫在眉睫，對(duì)于檔案管理人員必須扎實(shí)檔案專業(yè)知識(shí)熟練掌握信息化操作技巧，針對(duì)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)性的培養(yǎng)和強(qiáng)化訓(xùn)練旨在提升信息技術(shù)應(yīng)用水平，從而構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的信息化檔案管理系統(tǒng)全面提升我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。注重檔案的歸檔和立卷制度可以促使檔案管理工作得到更好的發(fā)展，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理一體化建設(shè)。

2.4 制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理工作效率

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中制定標(biāo)準(zhǔn)具有衡量和評(píng)判的重要，針對(duì)我國(guó)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)狀政府部門和領(lǐng)導(dǎo)班子需要結(jié)合實(shí)際出臺(tái)適當(dāng)?shù)臋n案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，要求相關(guān)的人員嚴(yán)格按照要求展開(kāi)工作促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化檔案，為全面提升管理資源的利用水平創(chuàng)造條件。檔案的規(guī)范化管理離不開(kāi)相關(guān)工作人員的支持，在一定管理標(biāo)準(zhǔn)的制約下管理人員的工作責(zé)任心、負(fù)責(zé)態(tài)度會(huì)產(chǎn)生質(zhì)的轉(zhuǎn)變，從而對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)調(diào)整和規(guī)范化的設(shè)計(jì)，不斷創(chuàng)新和發(fā)展檔案管理制度以及提升工作力度實(shí)現(xiàn)的真正意義上的檔案規(guī)范化管理。

在我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中必須重視以下幾個(gè)方面的工作，主要包括確保公文制發(fā)質(zhì)量、明確管理人員工作職責(zé)、規(guī)范檔案管理流程和調(diào)用制度等，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的順利發(fā)展有利于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展。像針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理混亂、管理人員職責(zé)劃分不明確的情況，整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)必須在多次討論和協(xié)商后制定一套管理制度，梳理管理工作的具體環(huán)節(jié)和規(guī)范化的程度以提升檔案管理工作的效率。

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的規(guī)范化檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展具有重要的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須意識(shí)到檔案管理的重要性制定一套行之有效的檔案管理制度方可以提升規(guī)范化管理水平，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的全面提升促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率得以全面提升。