行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考

王 超

（平泉市財(cái)政局，河北 平泉 067500）

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的一部分，也在單位的發(fā)展建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮著積極作用。單位檔案記錄了，記載了單位發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重要舉措和歷史節(jié)點(diǎn)，也保存了單位工作人員在單位發(fā)展建設(shè)當(dāng)中做出的積極貢獻(xiàn)。對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理和合理利用，有助于為單位總結(jié)成敗得失，積極優(yōu)化內(nèi)部管理措施，提供有效依據(jù)，也能夠?yàn)閱挝坏膽?zhàn)略制定和落實(shí)提供良好環(huán)境保障。檔案管理科學(xué)化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，需要事業(yè)單位客觀分析，檔案工作中不科學(xué)現(xiàn)象，消除固步自封的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，提出一系列科學(xué)化的檔案管理措施，確保檔案管理的效率和質(zhì)量。

1 行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要作用

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性強(qiáng)的工作內(nèi)容，具備非常突出的服務(wù)性以及管理性特征，在行政事業(yè)單位的改革建設(shè)當(dāng)中，有著不可忽視的積極作用。伴隨信息化時(shí)代的到來(lái)，行政事業(yè)單位的改革工作也進(jìn)入到了一個(gè)全新階段，面對(duì)日益提高的教育改革要求怎樣提升檔案管理的科學(xué)化發(fā)展水平，助推單位的科學(xué)有序發(fā)展，已然成為當(dāng)務(wù)之急。檔案管理科學(xué)化是行政事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的必然選擇，其作用主要體現(xiàn)在：一是適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)和新媒體設(shè)備日益發(fā)展創(chuàng)新不斷的情況下，人們的生活方式和以往相比發(fā)生了極大的變化。傳統(tǒng)檔案管理模式已然甚至是被時(shí)代淘汰，助推檔案管理的系統(tǒng)規(guī)范以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展成為檔案管理的新目標(biāo)。在這樣的情況下，我們有必要重視如今的社會(huì)與科技事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，加大創(chuàng)新改進(jìn)步伐，把提高檔案管理科學(xué)化水平作為重點(diǎn)。二是促進(jìn)并且保障行政事業(yè)單位高效有序運(yùn)行。從本質(zhì)上看，檔案管理是行政事業(yè)單位發(fā)展史的載體，涵蓋單位過(guò)去各個(gè)工作落實(shí)過(guò)程當(dāng)中的真實(shí)情況。領(lǐng)導(dǎo)與單位決策者能夠透過(guò)檔案管理，掌握單位基本情況，在此基礎(chǔ)之上調(diào)整以及確定出單位的創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略。當(dāng)然單位領(lǐng)導(dǎo)也可以發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高人才選拔有效性?；鶎庸ぷ魅藛T可以結(jié)合檔案了解過(guò)去的工作狀況，及時(shí)調(diào)控工作目標(biāo)，促進(jìn)自我發(fā)展和提高。三是助推行政事業(yè)單位深化改革。在行政事業(yè)單位改革進(jìn)入到新階段之后，政務(wù)、財(cái)務(wù)與人員公開(kāi)成為新時(shí)期的必然要求，要達(dá)成這樣的要求和目標(biāo)，就需要構(gòu)建科學(xué)民主的檔案管理制度。通過(guò)科學(xué)化的檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單位發(fā)展?fàn)顩r的監(jiān)督監(jiān)管，也能夠?yàn)閱挝辉谖磥?lái)階段的長(zhǎng)效運(yùn)行指引方向。

2 行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的有效策略

1）完善檔案管理制度。由于行政事業(yè)單位的檔案記錄了單位過(guò)去的發(fā)展歷史和成敗得失，所以不管是單位要進(jìn)行未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略，都必須要把檔案作為重要依據(jù)和信息來(lái)源。檔案管理制度建設(shè)的重要性也由此體現(xiàn)出來(lái)，信息化時(shí)代檔案管理除了要迎合時(shí)代發(fā)展潮流之外，還必須把科學(xué)化管理落到實(shí)處?？茖W(xué)化管理得以實(shí)現(xiàn)的基本條件就是制定科學(xué)全面和規(guī)范性強(qiáng)的檔案管理制度，為檔案管理的推進(jìn)實(shí)施提供約束和保障條件。在檔案管理制度的制定方面，行政事業(yè)單位首先需要對(duì)當(dāng)前的工作現(xiàn)狀進(jìn)行研究，對(duì)國(guó)家針對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的一系列制度規(guī)范進(jìn)行深入研究和科學(xué)解讀，在這之后還必須考慮到本單位檔案管理的具體情況，確定出全面規(guī)范和科學(xué)的檔案管理制度。需要特別注意的是，檔案管理制度必須對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)有很強(qiáng)的約束力和指導(dǎo)作用，又能夠?qū)ζ胀▎T工的工作行為起到一定的規(guī)范和指導(dǎo)作用，真正把責(zé)任明確到個(gè)人身上，落實(shí)考核制度。在制度的執(zhí)行過(guò)程當(dāng)中需要做好全面監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)違法違規(guī)行為，必須嚴(yán)厲懲處。

2）促進(jìn)管理的信息化。如今我們所處的社會(huì)是一個(gè)高度信息化社會(huì)，在這樣的社會(huì)條件下，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)對(duì)信息化社會(huì)的適應(yīng)，哪怕是行政事業(yè)單位的檔案管理，也需要加快信息化發(fā)展步伐。檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要措施，就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，只有這樣才能夠給行政事業(yè)單位在新時(shí)期的創(chuàng)新改革指引明確方向，為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)服務(wù)。信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，為了有效達(dá)成信息化建設(shè)目標(biāo)，一方面行政事業(yè)單位需要在檔案部門(mén)建設(shè)當(dāng)中增加資金上的投入，并把資金用到現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的采購(gòu)以及檔案管理信息化系統(tǒng)的配備和優(yōu)化設(shè)置方面。在配備了完善的硬件設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀等之后，還必須根據(jù)單位檔案管理情況，選用先進(jìn)的檔案管理信息化系統(tǒng)，并在軟件的篩選環(huán)節(jié)充分考慮到性能和各個(gè)管理模塊的安排。在建設(shè)了檔案管理系統(tǒng)之后，需要及時(shí)導(dǎo)入檔案信息，促進(jìn)檔案管理電子化和智能化處理，同時(shí)也確保檔案利用的效率。另一方面，要把維護(hù)檔案管理的安全作為重中之重，做好加密處理安裝防火墻以及其他的信息防盜技術(shù)，并設(shè)置好系統(tǒng)的權(quán)限，維護(hù)信息 安全。

3）打造優(yōu)良管理環(huán)境。行政事業(yè)單位作為重要的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在承擔(dān)職能的同時(shí)，也必須把檔案管理的落實(shí)作為重點(diǎn)，認(rèn)清檔案管理，在單位當(dāng)下和未來(lái)發(fā)展當(dāng)中扮演的角色，增加人力與財(cái)力上的投資，有效改善檔案管理的相關(guān)條件，在優(yōu)質(zhì)和諧的檔案工作環(huán)境當(dāng)中，處理好檔案管理的各個(gè)事務(wù)，為檔案管理的科學(xué)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在建設(shè)良好檔案管理環(huán)境方面，必須要做好如下幾項(xiàng)工作：依照標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建專用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并配備專門(mén)的檔案柜；配置消防滅火等設(shè)備，維護(hù)檔案安全完整；把檔案管理的工作室以及閱檔室分離配備，以免相互影響；配備有專業(yè)完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，在檔案管理科學(xué)化建設(shè)當(dāng)中增加資金方面的投入，糾正不良工作態(tài)度，奠定檔案管理的科學(xué)化發(fā)展根基。

4）培養(yǎng)科學(xué)管理人才。為了加快行政事業(yè)單位改革發(fā)展的步伐，為新時(shí)期單位的改革發(fā)展提供動(dòng)力，必須在檔案管理方面加大研究，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，同時(shí)為檔案管理科學(xué)化目標(biāo)的達(dá)成提供一系列的保障條件。在檔案管理人才的培養(yǎng)當(dāng)中，需要將管理水平與專業(yè)技術(shù)水平作為重要考量?jī)?nèi)容，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理科學(xué)價(jià)值的認(rèn)知，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，更新和了解更多的檔案管理新技術(shù)與新手段，真正做到與時(shí)俱進(jìn)。另一方面要做好對(duì)檔案管理人員的思想政治教育，引導(dǎo)其形成良好的職業(yè)操守，強(qiáng)化責(zé)任感，改變過(guò)去工作當(dāng)中敷衍應(yīng)付的不良情況，始終明確各自的責(zé)任和使命，實(shí)現(xiàn)人盡其才，并維護(hù)整個(gè)隊(duì)伍的穩(wěn)定。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著當(dāng)代科技的迅猛發(fā)展，我們逐步進(jìn)入到一個(gè)全新的信息化時(shí)代，信息呈爆炸式增長(zhǎng)，信息管理的難度和要求越來(lái)越高。但是行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理科學(xué)化的認(rèn)知還沒(méi)有到達(dá)一個(gè)較高的水平，所以需要行政事業(yè)單位適應(yīng)，如今的信息化時(shí)代積極采取科學(xué)化措施提升檔案管理的科學(xué)性，提高對(duì)信息化時(shí)代的適應(yīng)能力，滿足單位在新時(shí)期的改革建設(shè)要求。檔案管理的科學(xué)化影響深遠(yuǎn)，且對(duì)檔案管理工作的要求極高，需要完善管理制度，優(yōu)化工作環(huán)境，也需要積極培育高素質(zhì)的檔案管理人才為提供多方面的支撐和保障。