信息化在企業(yè)物資采購管理工作中的創(chuàng)新應用

張磊

摘? 要：企業(yè)經(jīng)營規(guī)模不斷擴大，對各類物資的需求量也在持續(xù)提升，物資采購管理面臨的工作壓力也相應增加。除了要注意控制物資采購的質量、成本外，還要實現(xiàn)物資的最優(yōu)化利用，減少因為庫存積壓帶來的損耗。將信息技術應用到物資采購管理中，搭建物資采購管理平臺，實現(xiàn)對采購方案、采購合同的科學管理，以及對采購過程的全面監(jiān)督，推動物資采購管理向規(guī)范化、精益化方向發(fā)展。文章首先概述了物資采購管理信息化的重要價值和應用現(xiàn)狀，隨后介紹了信息技術在采購方案管理、財務結算管理方面的創(chuàng)新應用，最后就如何保障物資采購管理信息系統(tǒng)的推廣使用提出了幾點建議。

關鍵詞：信息化;物資采購;財務結算;采購合同

中圖分類號：TP391 文獻標志碼：A 文章編號：2095-2945（2020）06-0026-02

Abstract： With the continuous expansion of the operation scale of enterprises， the demand for all kinds of materials is also increasing， and the work pressure of material procurement management is also increasing accordingly. In addition to paying attention to controlling the quality and cost of material procurement， it is also necessary to achieve the optimal use of materials and reduce the loss caused by overstocking. To apply information technology to material procurement management， build a material procurement management platform， achieve scientific management of procurement plans and procurement contracts， as well as comprehensive supervision of the procurement process， and promote the development of material procurement management to the direction of standardization and lean， this paper first summarizes the important value and application status of material procurement management informatization， and then introduces the innovative application of information technology in procurement scheme management and financial settlement management. Finally， the paper puts forward some suggestions on how to ensure the popularization and use of material procurement management information system.

Keywords： informationization; material procurement; financial settlement; procurement contract

物資采購是企業(yè)生產(chǎn)與運營的基礎環(huán)節(jié)之一，以往企業(yè)采購管理中，由于對物資供需信息變化的掌握不及時，經(jīng)常會出現(xiàn)采購費用超支，物資供不應求或供大于求的情況，不利于物資的最優(yōu)化配置。物資采購管理工作中要引進信息技術，搭建信息平臺，在減輕采購人員壓力、提高采購工作效率的基礎上，支持企業(yè)各項業(yè)務的正常開展，進而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效率和競爭實力的全面提升。

1 企業(yè)物資采購管理信息化的重要性

1.1 有利于實現(xiàn)物質采購管理的全面監(jiān)督

物質采購管理需要重點關注兩個要點，其一是確保物資的質量、品類、規(guī)格等符合要求;其二是控制采購成本，杜絕資金浪費或挪用等不合理的情況。信息技術的運用，讓整個采購過程變得更加透明，企業(yè)的管理人員能夠做到全面監(jiān)督。在采購管理中將質量管理應用到物資采購的各個環(huán)節(jié)之中，嚴格管理市場準入，對供應商的產(chǎn)品標準和質量保證體系加以審查考評。對采購計劃質量標準與要求進行審查，對入庫管理、合同管理、驗收管理及出庫管理等方面，均應制定相應的管理要求，使采購過程實現(xiàn)全方位和全過程的管理，從源頭上杜絕了各類不規(guī)范行為。

1.2 有利于提升物資采購管理的工作效率

以往企業(yè)的物資采購，從前期編制采購方案、采購各類物資，再到財務結算，整個過程需要花費較長的時間，物資采購周期越長，管理工作的壓力越大，企業(yè)方面需要投入的人力成本、時間成本就越多，損害了企業(yè)的利益。而信息化的應用，則精簡了物資采購的流程，讓時間成本大幅度縮減。例如，以往的企業(yè)采購，需要采購人員提前調查多家供應商的報價，然后進行綜合對比，確定合作對象。在運用信息技術之后，可以靈活掌握市場上各類物資的價格情況，消除了供應商和企業(yè)之間的信息不對稱問題，有助于企業(yè)采購人員合理選擇供應商，提高物資采購效率。

2 信息化在企業(yè)物質采購管理中的應用現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)采購管理部門的信息基礎較為薄弱

現(xiàn)代企業(yè)對信息技術的重視程度越來越高，但是在采購業(yè)務上，傳統(tǒng)的思維仍然根深蒂固，信息化建設比較滯后。雖然企業(yè)采購部門也順應信息化發(fā)展形勢，引進了管理信息系統(tǒng)，但是后續(xù)的支持工作沒有跟進，信息系統(tǒng)的價值受到了很大限制。以ERP系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)涵蓋了物資管理、人力管理、財務管理、信息管理等各個方面，是現(xiàn)代企業(yè)必備的管理信息工具。企業(yè)雖然引進了ERP系統(tǒng)，但是沒有與時俱進的進行系統(tǒng)升級，日常的運營維護工作也不到位，低版本的ERP系統(tǒng)軟件與其他辦公軟件不兼容，在物資采購管理中的實際作用沒有完全發(fā)揮出來。

2.2 物資采購管理人員的信息技術操作能力差

隨著企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)研發(fā)的深入和應用范圍的擴展，對采購管理人員的綜合素質也提出了更高的要求。根據(jù)調查結果來看，企業(yè)在職的采購管理人員中，有相當多的人員對管理信息系統(tǒng)比較陌生，只能完成基本的操作，而對于數(shù)據(jù)資源的調取與分析，采購與供應的協(xié)調等更加重要的功能，沒有做到熟練掌握。在這種情況下，采購管理信息化的應用優(yōu)勢沒有體現(xiàn)出來，不能給企業(yè)創(chuàng)造價值和利潤，企業(yè)高層領導在這一方面的重視程度降低，從長遠來看不利于采購管理部門信息化建設的發(fā)展。

2.3 現(xiàn)有物資采購管理信息系統(tǒng)的功能單一

不同企業(yè)在物質采購管理信息化建設方面投入的財力、人力支持不一，這也就意味著物資管理信息系統(tǒng)的整體水平、實用功能各有差異。從整體上來看，物資采購管理新系統(tǒng)的功能偏少，還不能很好地滿足采購業(yè)務開展的需要。現(xiàn)有的采購管理信息系統(tǒng)中，雖然增加了價格對比、價格預測的功能，但是系統(tǒng)內部數(shù)據(jù)庫中的價格信息更新緩慢，這也導致系統(tǒng)提供的物料參考價格不具備實用性。

3 企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應用

3.1 采購方案管理

企業(yè)生產(chǎn)與運營中，對于各類物資的需求量存在很大差異，如果物資采購數(shù)量偏少，會因為物資短缺而影響企業(yè)工作開展的持續(xù)性;相反，如果一次性采購過多的物資，還會造成庫存積壓，增加了庫存成本?；谛畔⒓夹g的物資采購管理系統(tǒng)，則可以動態(tài)的掌握物資庫存、需求、供應之間的變動關系。管理信息系統(tǒng)首先按照企業(yè)制定的生產(chǎn)計劃，核實某個時間段內所需物料的種類與數(shù)量。然后每隔一段時間對比庫存物資的剩余量，根據(jù)對比結果確定采購方案，明確各類物資采購的數(shù)量。這樣一來，就可以避免物資短缺或過剩的問題。

3.2 采購合同管理

采購合同的管理主要包含采購訂單的審核、變更、注銷以及訂單的初始化和回退等系統(tǒng)功能。采購人員在采購訂單、詢價方案及采購方案的基礎上編制采購合同，通過信息化的采購管理，采購合同內容應包含企業(yè)與供應商名稱、交貨的時間和地點、采購總價與標準等。采購員能夠修改和刪除采購合同，并在采購合同執(zhí)行完后核銷合同。企業(yè)要嚴格審核采購過程中的合同性和審批手續(xù)，建立與之相應的合同管理臺賬，使合同的執(zhí)行過程能夠隨時被監(jiān)督，還能有效了解合同到貨與付款等情況。

3.3 企業(yè)計劃管理

物資采購還會受到企業(yè)各部門生產(chǎn)效率、銷售能力的影響。例如引進新的生產(chǎn)線后，生產(chǎn)效率大幅度提升，對物資的需求量也會增加，這種情況下就需要調整物資采購計劃。利用信息技術，在網(wǎng)上對物資采購計劃進行接收，還可以直接將書面物資需求計劃進行錄入，實現(xiàn)企業(yè)庫存物資狀況、代用物資狀況和期貨資源等信息的有效匯總。在以上基礎上構建相應的采購計劃，并隨時跟蹤和了解物資的需求計劃和采購計劃的實施狀況，從而開展物資儲備定額的制定工作。

3.4 財務結算管理

通過將信息化應用到企業(yè)采購管理中，財務結算管理主要包括出入庫匯總、稽查單據(jù)、統(tǒng)計收發(fā)單據(jù)以及申請付款等內容。對財務結算進行管理，要將采購過程中的出入庫單、合同、移庫單、貨款發(fā)票、報廢單等數(shù)據(jù)加以審核和統(tǒng)計，辦理相應的付款憑證。統(tǒng)一管理物資采購中的資金，定期對采購儲備資金的使用情況、周轉情況加以分析，并對在途資金及時清理，確保能夠對物資采購和供應環(huán)節(jié)資金預算與支付狀況進行有效監(jiān)督。

4 完善企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的建議

4.1 建立長效投入機制，完善信息基礎設施

企業(yè)采購部門信息管理系統(tǒng)的建設與應用，需要一定的資金投入。為了支持采購管理工作的高質量開展，企業(yè)方面除了要給予足夠的重視外，也必須從物質層面上提供充分的保障。要建立長效投入機制，除了在前期用于信息基礎設施建設的費用外，后期物資采購管理系統(tǒng)的運營維護、更新升級等，也要提供專項的經(jīng)費支持。以目前主流的ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)為例，短則數(shù)月，長則一兩年，就會進行一次系統(tǒng)升級，例如增加數(shù)據(jù)庫平臺的數(shù)量、優(yōu)化用戶界面等。

4.2 重視人力資源培訓，提高采購人員復合能力

在企業(yè)積極構建“互聯(lián)網(wǎng)+采購管理”模式的背景下，新時期的采購管理人員，必須要具備復合能力。除了要掌握供應鏈管理、采購合同編制等專業(yè)技能外，熟練掌握行業(yè)相關的信息技術，也是必備的技能之一。特別是隨著企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的逐步推廣使用，如果不懂信息技術、不會操作信息系統(tǒng)，注定要被時代所拋棄。因此，企業(yè)的人力資源部門，也應當順應采購管理信息化的發(fā)展趨勢，針對采購管理人員，重點開展信息技能方面的培訓。例如熟悉ERP系統(tǒng)的功能，掌握操作技巧等，為物資采購管理提供人才支持。

4.3 重視系統(tǒng)功能開發(fā)，充分發(fā)揮采購管理優(yōu)勢

現(xiàn)階段企業(yè)雖然在物資采購管理信息化建設方面提供了人力、財力的支持，采購管理信息系統(tǒng)初步建成并投入使用，但是也存在一些問題，例如功能方面還比較單一，多數(shù)情況下還只能完成一些簡單的物資材料編輯、采購價格對比等工作，顯然無法滿足企業(yè)物資采購管理工作的開展需要。為此，要重點加強系統(tǒng)功能開發(fā)，立足于企業(yè)采購業(yè)務的辦理需要，盡快拓展系統(tǒng)功能。例如，各類物資的市場價格波動變化明顯，可以在系統(tǒng)中增加歷史價格統(tǒng)計與未來價格走向預測等功能。根據(jù)預測結果，選擇在低價格時購進物資，從而幫助企業(yè)節(jié)約一大批采購成本。

5 結束語

當前企業(yè)的采購部門，還存在信息系統(tǒng)功能單一，采購人員對管理信息系統(tǒng)操作不夠熟練等問題。下一步要重點做好資金投入保障，加強人才隊伍建設，開發(fā)系統(tǒng)新功能，讓物資采購管理信息系統(tǒng)在物質信息獲取、價格對比、庫存管理等方面，發(fā)揮應有的價值。

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