關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

◎羅振霞

在社會(huì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，對(duì)于檔案信息資源的需求量不斷增加，這也導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式越來(lái)越無(wú)法滿足需求。將信息技術(shù)引入到檔案工作中來(lái)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐，利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理和利用，不僅可以降低檔案管理者工作強(qiáng)度，而且能夠提高檔案的高效利用，為檔案信息資源的共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、檔案信息化建設(shè)的含義和特點(diǎn)

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，為了能夠更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值，提高檔案的實(shí)用性和服務(wù)性，各檔案部門越來(lái)越重視檔案信息資源的管理與服務(wù)，加快推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。在實(shí)際檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展過(guò)程中，基于檔案保存的客觀需求下，將先進(jìn)的信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用。在具體檔案信息化建設(shè)工作中，需要合理運(yùn)用信息化手段，統(tǒng)一檔案信息存儲(chǔ)、整合和管理，并不斷的更新檔案管理方式方法，積極推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和信息化發(fā)展，借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，打造檔案信息管理的共享平臺(tái)。

在檔案信息化管理的初期階段，通過(guò)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。并運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的隨時(shí)調(diào)閱，全面提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。而且檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化，檔案利用方式得以豐富，同時(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)等不斷完善，檔案信息實(shí)現(xiàn)了電子化高效存儲(chǔ)，還可以借助于云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的云端存儲(chǔ)，可以有效的保證檔案信息存儲(chǔ)的安全性和長(zhǎng)效性，加快推動(dòng)虛擬檔案館的建設(shè)和發(fā)展。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化認(rèn)識(shí)存在不足

在當(dāng)前實(shí)際檔案管理工作中，存在對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足的情況，由于沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，因此檔案信息化建設(shè)還停留在簡(jiǎn)單的工作上，檔案信息化建設(shè)的深度和廣度不夠，這也影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，不利于檔案管理工作水平的提升。

（二）信息數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢

在當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普及應(yīng)用的新形勢(shì)下，其為檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展提供了有效的支持。通過(guò)將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，能夠直接對(duì)辦公過(guò)程中形成的電子文件進(jìn)行收集、整理和歸檔，并傳遞到數(shù)據(jù)庫(kù)中，為檔案利用者查詢提供更多的便利性。但在實(shí)際工作中，部分檔案管理部門檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程過(guò)于緩慢，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建的也不完善，這對(duì)于檔案管理信息化水平的提升帶來(lái)了一定的阻礙。

（三）檔案信息化建設(shè)和管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性

在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，部分檔案管理部門也結(jié)合自身實(shí)際情況制定了各項(xiàng)建設(shè)措施，并引入了相應(yīng)的管理模式，取得了很多成果。但是在實(shí)際建設(shè)的過(guò)程中，卻出現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)缺乏明確標(biāo)準(zhǔn)的情況，檔案信息化建設(shè)情況不盡相同，導(dǎo)致在實(shí)際組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理和規(guī)劃的目標(biāo)，會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理效果產(chǎn)生不良的影響。

（四）檔案管理人員素質(zhì)偏低

在實(shí)際檔案管理工作中，檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，無(wú)法結(jié)合信息化建設(shè)需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不利于檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，在一些檔案管理體系中，工作人員業(yè)務(wù)能力不足、服務(wù)意識(shí)差并且無(wú)法結(jié)合信息技術(shù)有效開(kāi)展檔案信息化管理工作，這對(duì)于檔案信息化建設(shè)的成效帶來(lái)了較大的影響。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

（一）提升檔案信息化認(rèn)知水平

在當(dāng)前新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，需要對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，都需要加快轉(zhuǎn)變管理理念，積極配備完善的檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，并深入挖掘檔案信息的價(jià)值，將更多有價(jià)值的檔案信息提供給檔案利用者使用，更好的發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

（二）推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要構(gòu)建一個(gè)完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)提供重要的指導(dǎo)。因此在實(shí)際工作中，需要明確檔案管理制度和要求，積極踐行檔案管理信息化建設(shè)理念，選擇切實(shí)可行的方法來(lái)制定檔案收集管理標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)用語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)，逐步推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。推動(dòng)檔案管理硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)格式，優(yōu)化硬件和軟件配置，定期更新和維護(hù)電子設(shè)備，結(jié)合實(shí)際情況引入信息化設(shè)備，重視檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，積極打造檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（三）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

增加投入力度推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，編制合理的工作計(jì)劃，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)全過(guò)程監(jiān)管和控制，更好的滿足用戶客觀需求。檔案管理部門應(yīng)該兼顧紙質(zhì)檔案和電子檔案資料，通過(guò)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一收集、整理和利用，進(jìn)一步提高檔案的檢索和利用水平。

（四）改變?cè)械臋n案管理模式，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)水平

根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)類型和方式上的差異來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行接收和處理，并利用信息技術(shù)手段來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。同時(shí)還要對(duì)檔案信息進(jìn)行鑒定、分類和歸檔，保證檔案信息的完整性、真實(shí)性和有效性。結(jié)合自身情況來(lái)制定完善的檔案信息化管理方法，進(jìn)一步規(guī)范檔案信息化管理，并嚴(yán)格按照具體的制度進(jìn)行執(zhí)行，全面提升檔案信息化建設(shè)的成效。而且為了能夠提高檔案信息化管理的效率，還要重視檔案檢索系統(tǒng)的建設(shè)，提高檔案信息檢索的快速性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

（五）做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)

由于檔案信息化管理水平與檔案管理人員綜合素質(zhì)息息相關(guān)，因此需要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)開(kāi)展具有針對(duì)性的培訓(xùn)，有效的提升檔案管理人員的專業(yè)技能，促使其加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，增強(qiáng)其主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量和水平的提升。同時(shí)還要重視對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠更好的應(yīng)對(duì)檔案信息化管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，檔案信息化管理水平有了較大程度的提升。這也對(duì)檔案信息安全和檔案管理人員整體水平有了更高的要求。因此在實(shí)際工作中需要建立健全檔案管理體系，重視各種先進(jìn)技術(shù)手段的運(yùn)用，促進(jìn)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)，全面提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。