大數(shù)據背景下醫(yī)院人事檔案發(fā)展趨勢

●蔡曉青 謝朋呈 劉 英 項國梁

一、大數(shù)據的內涵與特征

最早提出“大數(shù)據”一詞的是美國著名的未來學家阿爾文·托夫勒。目前國內外學術界對大數(shù)據尚沒有統(tǒng)一的內涵界定。大數(shù)據是一種抽象化的事物，具有數(shù)據多樣化、數(shù)據量大、數(shù)據流動速度快、數(shù)據價值密度低等特點。大數(shù)據技術的實現(xiàn)過程包含了數(shù)據存儲、數(shù)據集成、數(shù)據挖掘、云計算、并行計算、數(shù)據庫等多種技術。聯(lián)合國發(fā)布《大數(shù)據發(fā)展白皮書》（2012年）明確指出：“大數(shù)據時代已經到來?！睓n案也不例外，不久的未來必將呈現(xiàn)出信息化、知識化、數(shù)字化的趨勢。

二、大數(shù)據時代醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理意識不足

1.醫(yī)院作為以衛(wèi)生專業(yè)技術為主的單位，更側重醫(yī)療業(yè)務、科研領域的發(fā)展和投入，在人事檔案管理工作方面，醫(yī)院領導尚缺乏對其重要性的認識，或者信息化觀念意識不強。人事檔案管理工作雖然不能像臨床一線一樣為醫(yī)院帶來直接的經濟效益，但人事檔案管理工作在醫(yī)院的人力資源管理中起著基礎性作用。全面翔實的人事檔案數(shù)據能夠有效了解醫(yī)務工作人員的能力和水平，為人才的調用和選拔提供較為科學客觀公正指標，從而實現(xiàn)人盡其才、物盡其用。

2.在調入及引進高層次人才時，對人事檔案的審查要求缺少制度約束，由于受查閱檔案相關手續(xù)的制約，一般首先側重于考核個人專業(yè)學術水平的高低、科研成果的豐富以及專業(yè)技能的強弱，滯后于個人現(xiàn)實表現(xiàn)、政治傾向等基本人事檔案材料的檢查與審定，缺少區(qū)域范圍內或者某專業(yè)領域相關數(shù)據化內容評價，僅靠面試考核作為評價結果。

3.部分受管理權限或其他原因制約的醫(yī)院，存在部分人員“人檔分離”情況，人員工作場所與檔案儲存管理場所分屬兩地，在后續(xù)材料歸檔、查閱信息、開具證明信函等方面均需專人辦理相關手續(xù)到存檔地點查閱，造成人力、財力的浪費。

（二）檔案管理模式滯后

大數(shù)據時代對醫(yī)院干部人事檔案信息化工作提出全新要求和挑戰(zhàn)，檔案信息化工作需要順應這場“數(shù)據革命”，以適應新時代對檔案準確化、便捷化要求。目前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理為檔案實體紙質保管，對檔案信息的查閱利用仍采取翻閱、抄錄、復印檔案實體的方式。建立的人事檔案管理系統(tǒng)僅僅能實現(xiàn)條目的著錄和查詢，無法與相關業(yè)務系統(tǒng)進行對接，無法實現(xiàn)資源共享。這些都大大降低了工作效率和信息的利用率。

（三）人事檔案管理方法滯后

1.檔案管理專業(yè)技術人員缺少，適應新形勢的管理方法上的思考與創(chuàng)新缺乏。干部人事檔案管理是一項基礎性的工作，技術含量相對較低，工作性質單調，容易造成檔案管理人員在工作中缺乏主動性，導致效率低下。甚至有的同志認為這項工作不重要，一定程度上阻礙了人事檔案管理工作的發(fā)展。

2.歸檔材料不齊全、信息記載不準確。真實與完整是檔案的生命，直接關系到檔案的利用價值。目前在資料收集、分類、審核過程中存在著資料不全、歸檔不及時、取舍材料主觀武斷等問題。傳統(tǒng)固有的基本人事檔案材料收集，缺少“個性化”，不能體現(xiàn)個體的醫(yī)療專業(yè)水平、科研領域成就、學術優(yōu)勢等方面材料，亟需相關部門之間的信息共享和協(xié)作配合，達到動態(tài)信息的及時補充及更新完善。

（四）人事檔案信息時效性較低

由于職工個人對檔案的認識度和重視度不夠，新生成的個人材料（如學歷、專業(yè)資格、進修、科研、獲獎等）、信息（如婚姻狀況、家庭成員狀況等）不能及時上報歸檔，人力資源管理部門不能第一時間獲取所需要更新和完善的數(shù)據，這就給醫(yī)院人事檔案管理帶來了信息時效性的限制。

三、將大數(shù)據信息化應用于醫(yī)院人事檔案管理的必然性

建立并完善醫(yī)院干部人事檔案管理綜合體系，通過運用“物聯(lián)網”“云計算”等大數(shù)據技術開展檔案數(shù)字化工作，建立高效管理平臺，提供更加全面方便的服務是大數(shù)據背景下醫(yī)院人事檔案發(fā)展趨勢。

（一）政策要求

干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，也是干部隊伍建設的重要基礎。是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎。中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（2018年11月20日），目的在于貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設高素質專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化。把審核檔案作為選人用人的必備環(huán)節(jié)、必經程序。在準確識別干部、歷史評價干部、合理使用干部、防止干部“帶病提拔”等方面發(fā)揮了不可替代的作用。組織人事部門及其干部人事檔案工作機構應當運用大數(shù)據等信息技術，建立健全干部人事檔案科學利用機制，為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準高效服務。習近平總書記在中國共產黨第十九次全國代表大會中明確指出“要善于結合實際創(chuàng)造性推動工作，善于運用互聯(lián)網技術和信息化手段開展工作。”2016年，國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出，“要加快檔案信息化進程，利用大數(shù)據等技術，提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平。探索電子檔案于大數(shù)據行動的融合。因此，大力推進干部人事檔案信息化建設，利用現(xiàn)代化技術提升檔案管理工作水平是信息化時代的必由之路。

（二）提高工作效率，確保信息鮮活及時

借助信息化大數(shù)據的技術特點，按照管理和使用權限，及時快速調取需要的數(shù)據及其他材料，有效簡化查檔和調檔工作，多數(shù)信息可以通過電子化查詢，大大簡化了流程，提高了效率。為醫(yī)院的管理者和人力資源管理工作提供便利，真正實現(xiàn)“專人管理，眾人享用”的創(chuàng)新模式，不斷提升醫(yī)院人事管理工作效率。

（三）有效保護人事檔案

檔案工作是一項非常重要的基礎性工作，經驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。因此，有效保護檔案是檔案管理的重要基礎。紙質版人事檔案材料對溫濕度環(huán)境要求較高，加之頻繁翻閱、拆卸，均易造成檔案損壞或遺失。而隨著數(shù)據技術的發(fā)展成熟，電子檔案將成為人事檔案的主要保存形式，電子文件歸檔和管理將成為人事檔案工作的主要內容。相對于紙質檔案，可不受使用頻率、操作不當和存放環(huán)境的影響，可充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的價值。

（四）提升檔案信息利用的全面性、準確性

隨著“全國干部人事檔案專項審核”工作的開展，各單位嚴格按照中組部要求對領導干部“三齡兩歷一身份”進行審核認定。在認真貫徹新時代黨的組織路線，推進全面從嚴治黨、從嚴管理干部等方面起到了重要作用。但普遍存在著認定結果在勞資審批、干部提拔、考察、申報、評獎、退休審批等一系列工作中不能得到及時充分的有效利用，多數(shù)需要手工在多個數(shù)據庫中對部分認定信息進行修改，難免導致錯誤或疏漏。因此，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的信息化管理，建立便于檔案存儲、檢索和更新的電子人事檔案數(shù)據庫管理系統(tǒng)，能夠使人事檔案管理更加便捷，信息更加真實準確、全面規(guī)范。

四、展望

通過建立健全某領域、某地區(qū)乃至全國的醫(yī)院人事檔案信息大數(shù)據庫，通過集成技術，利用數(shù)據倉庫實現(xiàn)數(shù)據共享及充分利用，及時更新個人學歷、職稱、職務變動、獎懲情況、醫(yī)療糾紛情況、服務對象表揚投訴情況等動態(tài)信息，實現(xiàn)數(shù)據庫和統(tǒng)計功能實時互動，準確及時反映干部“德能勤績廉”情況，提供全方位、科學合理、及時可靠的檔案信息，避免考核結果的主觀性或形式化。

通過智能性物聯(lián)網技術，利用云計算、模糊識別等各種智能計算技術，對海量的數(shù)據和信息進行分析和處理，提高查詢利用效率。通過安裝智能檔案密集架系統(tǒng)，提高檔案出入庫的自動化，降低了入庫管理的人工干預程度。

通過運用智能化檔案庫的消防系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，有效降低安全隱患，實現(xiàn)《檔案庫房技術管理暫行規(guī)定》中對檔案庫房應加強防火、防盜等方面的要求，提高人事檔案管理的安全性。

通過建立健全某領域、某地區(qū)乃至全國的醫(yī)院人事檔案信息大數(shù)據庫，制定反向評價機制，結合各崗位職責及要求，通過數(shù)據分析實現(xiàn)動態(tài)調整，加大競爭機制，鼓勵醫(yī)務人員不斷學習進取，改變晉升或聘任后工作、學習狀態(tài)衰減的情況。

在以互聯(lián)網、大數(shù)據、人工智能等為代表的信息技術加速向各領域廣泛滲透的新時代背景下，進一步做好醫(yī)院人事檔案信息化數(shù)字化建設，不斷提升醫(yī)院人力資源管理科學化水平，不僅是現(xiàn)代社會發(fā)展中的一個必然要求，同時也是新時期檔案管理工作人員面臨的一個新挑戰(zhàn)。