信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用分析

羅雪蘭

（東莞市塘廈鎮(zhèn)林村小學(xué)，廣東 東莞 523711）

在現(xiàn)代學(xué)校檔案管理中，通過對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)思維”的引入，逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案的信息特征和數(shù)據(jù)特征，由此增強(qiáng)了檔案管理中對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用。從當(dāng)前學(xué)校檔案管理中的信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀看，其中主要經(jīng)歷了兩個(gè)應(yīng)用時(shí)期。前一個(gè)時(shí)期屬于信息技術(shù)的初級(jí)應(yīng)用時(shí)期，主要是通過“互聯(lián)網(wǎng)+”改革，通過建設(shè)學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，全面提升了學(xué)校檔案管理解決率。在后一個(gè)時(shí)期，即在現(xiàn)階段正在將學(xué)校檔案管理由信息化管理向數(shù)據(jù)化管理方向過渡與轉(zhuǎn)型。因此，其中仍有諸多問題需要解決。下面結(jié)合學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)其展開探討。

1 學(xué)校檔案管理的內(nèi)涵解析

學(xué)校檔案管理包括了學(xué)校教育教學(xué)及相關(guān)管理業(yè)務(wù)的所有文件與資料，一方面，通過學(xué)校檔案可以見證學(xué)校的演進(jìn)與發(fā)展歷史；另一方面，借助學(xué)校檔案管理工作可以有效進(jìn)行相關(guān)教育教學(xué)事項(xiàng)，以及教職工人力資源管理等。因此，學(xué)校檔案管理的內(nèi)涵首先體現(xiàn)在學(xué)校的事務(wù)管理與業(yè)務(wù)經(jīng)營方面[1]。其次，在信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理之后，豐富了學(xué)校檔案管理內(nèi)涵，一方面，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成了電子檔案并通過這種轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)了管理效率的提升；另一方面，通過信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理的全方位應(yīng)用，改變了學(xué)校檔案管理認(rèn)知，充分發(fā)掘了檔案的信息特征和數(shù)據(jù)特征，并在此基礎(chǔ)上，將其中的“工具理性”擴(kuò)展到了“價(jià)值理性”層面，進(jìn)而在滿足學(xué)校檔案管理提高學(xué)校物質(zhì)生產(chǎn)效率的同時(shí)，將其擴(kuò)增到了具有綜合效益產(chǎn)出的效用生產(chǎn)效率方面，全面提高了學(xué)校檔案管理的全要素生產(chǎn)率。

2 學(xué)校檔案管理中的信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

我國教育事業(yè)的發(fā)展與我國整體上實(shí)施的系統(tǒng)性改革密切關(guān)聯(lián)，正是由于我國政府通過高水平的“頂層設(shè)計(jì)”全面推進(jìn)了教育事業(yè)的深化改革，我國學(xué)校檔案管理工作才在“互聯(lián)網(wǎng)+”改革時(shí)期，建設(shè)了學(xué)校檔案管理的信息系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上利用學(xué)校檔案管理，創(chuàng)新了諸多教育教學(xué)模式和方法，形成了現(xiàn)代化教育教學(xué)體系。另一方面，在吸收改革經(jīng)驗(yàn)與轉(zhuǎn)換改革成果的新時(shí)期，我國又結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展戰(zhàn)略，在各大領(lǐng)域推進(jìn)了“大數(shù)據(jù)”技術(shù)的應(yīng)用。由此，也將學(xué)校檔案管理信息化的初級(jí)應(yīng)用，轉(zhuǎn)型到了數(shù)據(jù)化的升級(jí)應(yīng)用階段。具體而言，當(dāng)前各大學(xué)校在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的新階段，紛紛建立了“數(shù)據(jù)分析部門”，將學(xué)校檔案管理與數(shù)據(jù)分析實(shí)現(xiàn)了結(jié)合，從而推進(jìn)了學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)化管理工作。因此，在當(dāng)前學(xué)校檔案管理信息化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型升級(jí)應(yīng)用的過渡時(shí)期，需要進(jìn)行一些配套性的資源配置，促進(jìn)信息技術(shù)的升級(jí)應(yīng)用[2]。

3 學(xué)校檔案管理中的信息技術(shù)升級(jí)應(yīng)用建議

隨著學(xué)校檔案管理信息技術(shù)初級(jí)應(yīng)用成效逐漸顯現(xiàn)，信息技術(shù)應(yīng)用可以在現(xiàn)有改革成果基礎(chǔ)上，進(jìn)一步升級(jí)到數(shù)據(jù)化管理階段。建議如下：

3.1 統(tǒng)一檔案信息格式，為其高效應(yīng)用奠定基礎(chǔ)

當(dāng)前學(xué)校檔案管理中的檔案信息因?yàn)楣芾韺?duì)象與管理部門之間的差異，存在整體上的檔案信息格式不統(tǒng)一問題，因此，需要通過統(tǒng)一檔案信息格式，并借助信息管理系統(tǒng)中的通信連接方式，將所有的檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行全面聯(lián)動(dòng)。這樣有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析部門對(duì)各個(gè)檔案管理部門提供的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)中心的統(tǒng)一采集、整理統(tǒng)計(jì)、全面分析、系統(tǒng)性預(yù)測，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)預(yù)測結(jié)果分發(fā)方面的專門化。簡單講，通過學(xué)校檔案信息格式的全面統(tǒng)一，能夠使整個(gè)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用后的數(shù)據(jù)分析由原來的子系統(tǒng)檔案管理預(yù)測結(jié)果更為精準(zhǔn)。比如，對(duì)于教職工的檔案信息、教學(xué)檔案信息、學(xué)生檔案信息等進(jìn)行統(tǒng)一化的大數(shù)據(jù)中心統(tǒng)計(jì)分析，就可以將學(xué)校的人力資源管理、教育教學(xué)現(xiàn)狀、教育教學(xué)對(duì)象等全面關(guān)聯(lián)起來，從而在較高的資源配置層面，分析潛在的可發(fā)掘因素，進(jìn)而提升整個(gè)學(xué)校教育教學(xué)工作和管理工作中的資源優(yōu)化配置水平等。

3.2 細(xì)致檔案信息指標(biāo)，為其數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換做好準(zhǔn)備

在學(xué)校檔案的信息化管理時(shí)期，其中的檔案信息管理旨在提升管理效率。比如，通過紙質(zhì)文本向電子文本的轉(zhuǎn)換，學(xué)校檔案管理在實(shí)質(zhì)上只是提高了信息的錄入速度，加強(qiáng)了檔案信息的傳輸速度，提高了整體上的信息管理效率。但是，在大數(shù)據(jù)應(yīng)用條件下，已經(jīng)轉(zhuǎn)變了對(duì)學(xué)校檔案管理的理念，認(rèn)識(shí)到了檔案信息化管理中的信息特征只具有“工具理性”方面的中立性工具特性，利用它無法在較高的思維層級(jí)上實(shí)現(xiàn)對(duì)此類檔案信息的價(jià)值開發(fā)與利用，使其由物質(zhì)效用生產(chǎn)過渡到效用生產(chǎn)階段，進(jìn)而提高其全要素生產(chǎn)率。因此，在當(dāng)前學(xué)校檔案工作進(jìn)入信息技術(shù)應(yīng)用的升級(jí)階段，十分有必要將在信息化管理的必要條件基礎(chǔ)上，利用檔案信息化建設(shè)中已經(jīng)創(chuàng)立的指標(biāo)分類方法，結(jié)合學(xué)校檔案管理的內(nèi)容與管理流程，以及應(yīng)用方向，制作出檔案管理的各項(xiàng)要素清單，然后利用檔案要素清單，分門別類的細(xì)致檔案信息指標(biāo)，建立針對(duì)每個(gè)學(xué)校管理項(xiàng)目的檔案信息指標(biāo)體系，形成“檔案管理要素”與“信息管理指標(biāo)”之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息指標(biāo)體系的建設(shè)。從建設(shè)目的方面看，這種建設(shè)的意義體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面，借助這種學(xué)校檔案信息指標(biāo)，可以快速的實(shí)現(xiàn)針對(duì)每個(gè)檔案管理部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)；另一方面，可以借助這種檔案信息指標(biāo)，從中提煉、抽取出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、核心數(shù)據(jù)、可忽略數(shù)據(jù)、效率數(shù)據(jù)，從而使后續(xù)的大數(shù)據(jù)升級(jí)應(yīng)用中快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)方面的轉(zhuǎn)換工作，將檔案信息指標(biāo)直接導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫之中，從而直接對(duì)其進(jìn)行有效利用[3]。

3.3 增強(qiáng)信息管理，為其安全應(yīng)用提供保障

與信息化的學(xué)校檔案管理相比，數(shù)據(jù)化管理對(duì)于技術(shù)安全的需求性較大。因此，在信息技術(shù)升級(jí)應(yīng)用的過渡建設(shè)時(shí)期，建議增強(qiáng)檔案管理方面的信息安全管理。具體如下：

首先，應(yīng)該從技術(shù)管理的角度增強(qiáng)信息管理，比如，在計(jì)算機(jī)設(shè)備的常態(tài)化維護(hù)基礎(chǔ)上，增加針對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的備份工作；再如，借助學(xué)校內(nèi)部已經(jīng)建議完成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，對(duì)計(jì)算機(jī)上的防火墻進(jìn)行獨(dú)立設(shè)置；另外，還可以通過將計(jì)算機(jī)管理部門與檔案管理部門，以及數(shù)據(jù)分析部門進(jìn)行統(tǒng)籌管理，在三者之間建立起協(xié)同合作模式，從而借助協(xié)同效用的擴(kuò)大增強(qiáng)信息管理安全，為其學(xué)校檔案管理的數(shù)據(jù)化管理提供安全保障。其次，當(dāng)前學(xué)校檔案管理中，已經(jīng)增加了與社會(huì)化企業(yè)之間的合作，在這種條件下，建議從業(yè)務(wù)合作的角度與技術(shù)引進(jìn)的角度，開發(fā)一些專門化的學(xué)校檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，從而提升其專門化應(yīng)用方面的安全。

4 結(jié)束語

信息技術(shù)的“工具理性”在學(xué)校檔案信息管理時(shí)期，已經(jīng)獲得充分證實(shí)；隨著“大數(shù)據(jù)”技術(shù)的普遍推廣與應(yīng)用，信息技術(shù)的“價(jià)值理性”也已經(jīng)獲得有效挖掘。因此，在當(dāng)前學(xué)校檔案管理信息化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型升級(jí)的過渡建設(shè)時(shí)期，建議一方面從學(xué)校檔案管理的流程出發(fā)，結(jié)合各個(gè)檔案管理流程加快各類檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作；另一方面，建議吸收學(xué)校檔案管理往常經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)比大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用效用后，提煉出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、核心數(shù)據(jù)、效率數(shù)據(jù)，進(jìn)而加快學(xué)校檔案管理中的數(shù)據(jù)利用效率，全面提升學(xué)校檔案管理向著數(shù)據(jù)化管理方向完善。