信息時代地質(zhì)行業(yè)文書檔案管理工作發(fā)展與創(chuàng)新研究

張 聰 劉繼宗

（吉林省地質(zhì)科學(xué)研究所，吉林 長春 130012）

地質(zhì)行業(yè)所需要收存的文書檔案是非常多的，這些內(nèi)容加大了文書檔案管理工作的工作量?；诖耍涌焱七M地質(zhì)行業(yè)文書檔案管理工作改革創(chuàng)新勢在必行，文書檔案管理必須要保障檔案管理的安全傳遞，而地質(zhì)行業(yè)內(nèi)的文書檔案管理，在新的時期有很多新的要求，為了建立有效的服務(wù)模式，實現(xiàn)地質(zhì)行業(yè)文書檔案管理的科學(xué)化和標準化管理，必須要不斷創(chuàng)新文書檔案管理工作。

1 新時期地質(zhì)行業(yè)文書檔案管理存在的問題及分析

1.1 管理制度不夠完善、文書檔案收集不夠全面

地質(zhì)行業(yè)內(nèi)文書檔案管理工作的重點是檔案的保護與收集，文書檔案需要收集全面、妥善保管，才能夠在單位的各項管理事務(wù)決策過程中提供比較全面細致的參考材料。在地質(zhì)行業(yè)組織的日常管理中，有許多不同類型的文書檔案，都是需要收集與保管的。但在實際工作過程中，由于檔案管理制度的建設(shè)存在一些問題，檔案管理工作不夠詳盡，管理條例不夠規(guī)范，檔案收集制度不夠完善的問題一直存在，偶爾會因為檔案管理過程中的疏忽，發(fā)現(xiàn)一些重要資料的缺失，或者是工作中只對一些領(lǐng)導(dǎo)強調(diào)的重點文件加以重視，而對于日常的一些一般性文件卻沒有引起足夠重視，可能會導(dǎo)致文件遺漏甚至丟失的情況發(fā)生。因此產(chǎn)生了文書檔案資料收集不夠全面的問題，使單位的日常工作也受到一定的影響。

1.2 檔案管理的信息化水平不高

檔案管理的信息化水平不高是目前大部分檔案管理過程中存在的顯見性問題，這是因為雖然目前很多檔案館引進了計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是硬件的使用需要一個熟悉的過程，檔案的種類和類型極為豐富，在紙質(zhì)檔案向電子檔案逐漸轉(zhuǎn)變的過程中，一些工作人員缺乏信息化管理能力，對于信息的篩選和管理手段比較落后。這個問題常常使得地質(zhì)檔案管理過程中存在一些漏洞，導(dǎo)致管理方式落后的問題一直存在。檔案檢索工作依靠手工進行的問題還是存在，雖然部分信息已經(jīng)開始進入到信息化錄入的階段，但是還是有一些特殊的渠道信息，或者檔案信息仍然依靠手工的方式篩選和尋找，或者在電子信息化錄入時存在著遺漏的情況，影響了資料查詢的速度。

1.3 地質(zhì)檔案信息化管理的人員基礎(chǔ)薄弱

通過大量的工作實踐，人們發(fā)現(xiàn)目前人員的信息化管理水平差，也是檔案管理存在的漏洞之一。由于管理部門缺乏專門的管理人才，很多管理人員的專業(yè)知識比較欠缺，使得檔案管理意識薄弱，或者在檔案分類時存在著一些問題。目前，地質(zhì)檔案管理的信息化水平普遍不高，一個很大的原因是因為地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏檔案搜集及整理人才，計算機操作水平也并不是很高，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理和資料調(diào)取的實際需要，人力資源基礎(chǔ)比較薄弱，不能促進檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進程。

2 實現(xiàn)地質(zhì)行業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必然舉措

2.1 建立健全地質(zhì)行業(yè)檔案管理制度

檔案管理工作不斷朝向規(guī)范化的方向發(fā)展，建立完善的、現(xiàn)代化的檔案管理制度和先進的工作機制是保證檔案管理能夠按部就班、順利開展的關(guān)鍵，只有制定完善而詳盡的管理制度，才能進一步完善檔案的管理機制，可以通過有效手段鼓勵地質(zhì)行業(yè)的檔案管理人員與其他部門密切配合，并且做好引進先進的管理軟件，搜集有價值的檔案信息，并快速完成檔案管理自動化發(fā)展的進程。目前要做的是，實現(xiàn)文書檔案和電子檔案之間的高效管理并利用先進的檔案管理技術(shù)，使檔案管理及查詢機制越來越快捷，促進檔案管理工作的開展，并充分考慮到目前我國地質(zhì)行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，使得管理制度與檔案管理的實際需求相結(jié)合。

2.2 不斷創(chuàng)新地質(zhì)檔案查詢及管理的服務(wù)方式

我們需要重視服務(wù)領(lǐng)域的拓展工作，并創(chuàng)新服務(wù)機制，將被動的服務(wù)轉(zhuǎn)為主動的服務(wù)類別，在開展檔案信息服務(wù)社會化和資源共享的進程中，將檔案管理工作和行業(yè)服務(wù)相結(jié)合，使檔案的查詢工作更便捷，同時使地質(zhì)行業(yè)的檔案服務(wù)與新的發(fā)展模式相融合，這是擺在檔案管理人員面前，非常重要的一個發(fā)展契機，也是新的發(fā)展和創(chuàng)新要求。不斷創(chuàng)新檔案查詢及管理的方式，利用照片檔案等完善發(fā)揮信息服務(wù)的優(yōu)勢，使得計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷疊加到檔案管理之中，管理人員可以節(jié)省大量的工作時間，而且也可以樹立為人民服務(wù)的理念，在完善檔案管理的過程中不斷優(yōu)化服務(wù)品質(zhì)，提出新的檔案管理服務(wù)內(nèi)容。人性化的服務(wù)，將推動地質(zhì)行業(yè)檔案查詢及管理工作的開展，檔案是為群體服務(wù)的，為了促進地質(zhì)行業(yè)文書檔案產(chǎn)業(yè)化發(fā)展格局，保證地質(zhì)研究工作與社會發(fā)展相契合，必須要充分利用社會發(fā)展服務(wù)訴求，同時能夠結(jié)合時代發(fā)展的腳步，幫助檔案管理人員完善機構(gòu)建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)模式，促進檔案查詢能力的顯著提高。

2.3 優(yōu)化地質(zhì)行業(yè)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人員的綜合素質(zhì)是工作水平提升的基礎(chǔ)，也是創(chuàng)新服務(wù)的載體。地質(zhì)行業(yè)文書檔案的管理工作和創(chuàng)新服務(wù)必須要以人員為基礎(chǔ)，這一系列的創(chuàng)新工作都需要以工作人員的工作觀念和服務(wù)意識的創(chuàng)新作為重要條件，因此實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，實現(xiàn)人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化是非常重要的，建立有效的檔案管理，調(diào)取組織結(jié)構(gòu)，提升管理人員的綜合素質(zhì)，從全局意識角度提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，打破傳統(tǒng)服務(wù)理念的弊端，要求檔案管理人員能夠 不斷的提升自身的素質(zhì)，在選拔人才和調(diào)動人力資源的同時，要使其掌握先進的管理技術(shù)和檔案自動化資料整合技術(shù)。在新的業(yè)務(wù)知識領(lǐng)域先進的管理人員，只要樹立終身學(xué)習的意識，就會不斷的優(yōu)化現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，主動提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，需要組織內(nèi)部的管理人員和一線工作人員密切配合，不斷適應(yīng)信息化社會對于檔案管理體系的新要求，在使用影像化數(shù)字化技術(shù)和關(guān)鍵網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的過程中，地質(zhì)行業(yè)檔案管理人員將定期對于組織內(nèi)部的工作人員進行培訓(xùn)，提升技能水平和服務(wù)意識，提升人員的基本素養(yǎng)。

3 結(jié)論

只有不斷實現(xiàn)地質(zhì)行業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，才能促進各方面管理工作的進步，而在不斷提升檔案管理方式水平的同時，提升人的素質(zhì)也非常重要。這些新的檔案管理模式和服務(wù)方式正在改變著人們的檔案查詢進程，而服務(wù)方式的多樣化，也促使地質(zhì)行業(yè)檔案管理工作者不斷開拓思路，在面臨新的變革需求和檔案使用需求的同時，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要不斷的改善，創(chuàng)新工作勢在必行。