新時(shí)期加強(qiáng)檔案收集與整理工作的有效方法

張麗燕

（邢臺市襄都區(qū)文化和旅游局，河北 邢臺 054000）

隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，使得檔案信息管理工作的重要性被越來越多人認(rèn)可。檔案收集和整理是檔案管理的前提，為了使檔案管理工作能夠順利的開展，需要對檔案收集和整理工作進(jìn)行必要的強(qiáng)化，本文從以下方面對加強(qiáng)檔案收集和整理工作的有效方法進(jìn)行闡述。此次研究對豐富檔案收集和整理工作方面知識具有理論性意義，對指導(dǎo)相關(guān)有效方法的實(shí)施具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)性意義。

1 加強(qiáng)檔案收集和管理工作的重要意義

從檔案管理的角度來講，檔案收集和整理是其工作的本質(zhì)。檔案收集與檔案資源數(shù)量息息相關(guān)，檔案整理與檔案質(zhì)量息息相關(guān)。因此，對檔案收集和整理工作進(jìn)行加強(qiáng)和完善具有重要的意義。當(dāng)問題出現(xiàn)在檔案收集和整理工作中時(shí)，檔案在數(shù)量和質(zhì)量方面都無法得到保障，并且使檔案管理手續(xù)工作的開展難度明顯提升。所以，當(dāng)檔案的收集和整理工作有效完成之后，才能夠使檔案的使用價(jià)值得到充分的體現(xiàn)，還可以使其提供的信息資源服務(wù)更加的優(yōu)質(zhì)，從而為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供正向的推動(dòng)作用。

2 檔案收集和整理工作中存在的問題

1）工作人員思想認(rèn)知欠缺。當(dāng)下，仍然有一定的問題存在于檔案管理之中，如工作人員對檔案缺乏正確的思想認(rèn)知，其認(rèn)為檔案的實(shí)際價(jià)值不大，檔案管理也可有可無，受到這種思想認(rèn)知的影響，使得檔案管理工作無法順利的開展，進(jìn)而使檔案的價(jià)值無法得到充分的體現(xiàn)。同時(shí)，由于檔案資源無法帶來一定的利益，使其在思想誤區(qū)中無法脫離，使得檔案工作也陷入到惡性循環(huán)之中。除此之外，部分工作人員片面的理解檔案管理，認(rèn)為其只是對檔案資料進(jìn)行收集，并裝成檔案即可，這樣導(dǎo)致檔案收集和管理工作的開展受到嚴(yán)重的影響。

2）檔案保管不力。對檔案收集和整理工作來講，檔案保管是重要的部分之一，當(dāng)檔案保管工作有效完成之后，其不僅能夠?yàn)闄n案的安全性和完整性提供保障，而且能夠使檔案收集和整理工作的意義得到有效凸顯。由于科技的進(jìn)步，使得電子檔案和數(shù)字檔案形式越來越普及，但還是需要重視紙質(zhì)檔案，因此很多珍貴的資料都是以紙質(zhì)的形式存在，當(dāng)這些檔案保管不力時(shí)，重新對其整理的困難性相對較大，甚至?xí)箼n案資料被破壞的概率顯著增加。

3）管理制度缺乏健全性。當(dāng)下，檔案管理在我國缺乏統(tǒng)一的管理制度，實(shí)施的檔案管理制度都是在各個(gè)單位自身情況的基礎(chǔ)上所制定的，這樣使檔案管理制度缺乏明顯的健全性。另外，各個(gè)單位在檔案管理工作的理解方面存在較大的差異性，使檔案收集和整理工作也缺乏標(biāo)準(zhǔn)，從而不僅使該工作的質(zhì)量無法得到保障，而且使檔案資源無法得到有效的共享。

4）工作人員缺乏穩(wěn)定性。對檔案收集和整理工作來講，其為連續(xù)性和專業(yè)度都很強(qiáng)的一項(xiàng)工作，因此，需要專業(yè)的人員來長期從事，這樣才能夠使其效果得到充分的凸顯。但當(dāng)下，絕大部分的從業(yè)人員都是兼職身份，其不僅在專業(yè)能力方面存在一定的欠缺，而且在穩(wěn)定性方面也十分欠缺，甚至出現(xiàn)工作態(tài)度散漫的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案收集和整理工作的質(zhì)量與現(xiàn)代化需求之間存在較大差異性，進(jìn)而對檔案管理工作的開展產(chǎn)生嚴(yán)重的限制。

3 新時(shí)期加強(qiáng)檔案收集和整理工作的有效方法

1）強(qiáng)化檔案管理制度的構(gòu)建。對檔案管理制度來講，其在檔案收集和整理中起著一定的規(guī)范作用，為了使檔案收集和整理工作得到有效的加強(qiáng)，先需要對檔案管理制度構(gòu)建進(jìn)行強(qiáng)化。在制度之中，需要對檔案收集和整理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，并對工作操作流程進(jìn)行規(guī)范。與此同時(shí)，需要對責(zé)任細(xì)化和分配進(jìn)行有效落實(shí)，并對獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行制定，這樣不僅可以使各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，而且可以使檔案收集和整理向統(tǒng)一化和規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變，甚至使工作人員的認(rèn)知得到強(qiáng)化，從而使檔案收集和整理工作的質(zhì)量得到明顯的提升。

2）運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。由于時(shí)代在不斷的發(fā)展，檔案管理向數(shù)字化和信息化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變是必然趨勢。檔案信息化建設(shè)過程中，信息技術(shù)水平和檔案管理應(yīng)用也隨之變化，因此，需要調(diào)整檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。對檔案管理人員來講，需要在自身崗位工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，一邊學(xué)習(xí)一邊進(jìn)行操作，不僅使自身業(yè)務(wù)素質(zhì)得到有效提升，而且能夠信息技術(shù)等知識進(jìn)行有效掌握，從而使自身向綜合性檔案管理人才進(jìn)行轉(zhuǎn)變。另外，在檔案整理中應(yīng)用現(xiàn)代化手段，可以使效果得到有效的凸顯。在檢索查閱過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以使搜索時(shí)間大幅度降低，使人為因素產(chǎn)生的干擾得到有效的降低，又可以使計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢得到有效凸顯，從而使其工作效率大幅度提升，進(jìn)而能夠?yàn)樯鐣?huì)提供更好的服務(wù)。

3）重視文件材料的收集和整理。對于存檔的文件或材料來講，需要及時(shí)的進(jìn)行收集和整理，這樣可以使歸檔文件的完整性和時(shí)效性得到有效保障。另外，在對資料文件進(jìn)行收集時(shí)，需要使其完整性得到有效突出。在對其進(jìn)行整理時(shí)，需要在相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行有效的分類整理。除此之外，需要對檔案保管工作進(jìn)行強(qiáng)化，以此來使檔案機(jī)密安全得到有效保障。

4）提高工作人員綜合素養(yǎng)。對檔案管理工作來講，工作人員的綜合素養(yǎng)能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生直接的影響，為了使檔案收集和整理工作的質(zhì)量得到提高，需要對工作人員的綜合素養(yǎng)進(jìn)行有效的培養(yǎng)。首先，需要對工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其能夠?qū)n案管理工作產(chǎn)生正確的認(rèn)知，從而對檔案管理工作加強(qiáng)重視程度，以此來使其工作質(zhì)量得到保障。其次，對其進(jìn)行有效的培訓(xùn)，可以使其對計(jì)算機(jī)以及信息化方面知識進(jìn)行了解和掌握，使其能夠利用現(xiàn)代化技術(shù)來完成管理工作，從而能夠?qū)r(shí)代發(fā)展的需求進(jìn)行滿足。

5）對檔案法進(jìn)行貫徹并構(gòu)建獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。當(dāng)檔案法得到有效的宣傳和貫徹之后，可以使相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)的關(guān)注度對其重視，從而使其檔案管理意識得到有效的強(qiáng)化，進(jìn)而使良好的檔案工作氛圍被有效構(gòu)建。與此同時(shí)，需要對機(jī)遇進(jìn)行有效把握，將檔案自身的宣傳教育作用進(jìn)行充分體現(xiàn)，并在獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的基礎(chǔ)上，來對工作人員的積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，從而使其作用或意義得到充分的體現(xiàn)。

4 結(jié)語

通過本文的論述可知，檔案管理工作的基礎(chǔ)為檔案收集和整理，為了使檔案管理工作的質(zhì)量得到提升，需要對檔案收集和整理工作的有效方法進(jìn)行強(qiáng)化，這樣不僅可以使檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量得到保障，而且可以使檔案信息資源的價(jià)值得到充分凸顯。因此，需要對相關(guān)的方法進(jìn)行詳細(xì)研究，從而使檔案管理水平得到明顯提高，進(jìn)而為檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供保障。