辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響分析

劉 平

（長治市市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊，山西 長治 046000）

辦公自動化是事業(yè)單位檔案管理的重要工作方式，尤其是在檔案管理內容復雜的前提下，在進行檔案管理過程中，存在著一定的難度，因此，現(xiàn)階段對檔案管理進行創(chuàng)新和改革是時代發(fā)展的必然趨勢，同時也給事業(yè)單位帶來了新的發(fā)展機遇，辦公自動化意味著辦公效率更加方便、快捷，同時在工作中，也有一定的保障，因此，檔案管理自動辦公系統(tǒng)是時代發(fā)展的需要，也是辦公自動化發(fā)展的前提保障。

1 辦公自動化的概述

辦公自動化發(fā)展下，不但對市場行業(yè)的發(fā)展起到了推動作用，對事業(yè)單位中的檔案管理人員提升了工作效率，同時也增加了雇員和管理人員之間的信息處理系統(tǒng)。當然，辦公自動化也要強調速度和效率，具備方便、實用、穩(wěn)定及高效的特點。所以，在某種程度上，檔案管理也是辦公自動化的一部分。

2 事業(yè)單位檔案中辦公自動化引進的作用

1）歸檔速度更加快捷、高效

時至如今，效率至上已經成為當前時代發(fā)展的主要目標，提升工作效率也是工作管理內容的名詞。21世紀以來，信息技術不斷發(fā)展。其中，檔案管理是事業(yè)單位中的一項重要工作內容，由于檔案管理工作涉及的信息內容較多，也具備一定的細致化，不僅關系到個人，同時也關系到一個單位的名譽。

2）能夠再實現(xiàn)資源共享

時代不斷發(fā)展下，對我國行業(yè)發(fā)展提出了更高的要求，尤其是對于事業(yè)單位中的檔案管理來說，檔案管理是發(fā)展中的重要一項內容。信息時代發(fā)展建設下，對于檔案來說，辦公自動化系統(tǒng)的應用可以對檔案進行檢索，當進行檔案管理過程中，可以有效查詢到檔案信息，增加信息儲備能力。其中，政務檔案管理自動化可以最大限度地實現(xiàn)資源共享，從而使政府信息利用更加全面、快捷、高效。

3）檔案儲存更加安全

相對于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，通過辦公自動化可以提高管理效率和質量。本文介紹了事業(yè)單位檔案管理的基本框架，電子檔案的存儲卡、移動硬盤等現(xiàn)代存儲技術用于文件的存儲和傳輸。不僅具有存儲時間長、信息量大、穩(wěn)定性好等優(yōu)點，而且還具有很高的使用環(huán)境和使用限制。同時，管理人員也可以通過網絡直接傳輸文件資源，確保了文件傳輸?shù)姆€(wěn)定和安全。

3 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）多數(shù)部門檔案管理的現(xiàn)狀是檔案管理模式落后，導致檔案管理效率低下。雖然有些事業(yè)單位建立了比較先進的信息系統(tǒng)，但是應用還不充分，自動化和數(shù)字化程度不夠，對于檔案內容相關資料的收集及整理缺乏準確性和完整性，對需要更新和刪除的資料缺乏及時修改，造成檔案內容不全，實用性差。

2）檔案管理意識守舊。伴隨著辦公自動化程度的提高，檔案管理的重要性日益凸顯。但由于對檔案管理認識不足，缺乏明確的檔案管理空間，檔案管理被簡單地看作是一種數(shù)據(jù)存儲和檢索的場所。在加上當前的事業(yè)單位在管理過程中，并沒有完全的實現(xiàn)信息化，在辦公過程中，缺少先進的檔案管理資料，造成信息化建設和檔案管理無法與社會現(xiàn)狀相適應。

3）辦公人員工作效率低下。針對事業(yè)單位中的檔案管理來說，存在一定的落后性，主要原因是因為在進行辦公過程中，辦公人員沒有受專業(yè)知識訓練，在辦公過程中，沒有規(guī)范性，導致工作人員辦公效率低下。另外，很多檔案人員并沒有接受到專業(yè)的訓練就上崗，這也是影響辦公人員工作效率低下的主要原因。

4 辦公自動化在事業(yè)單位檔案管理的作用

1）有助于保護事業(yè)單位環(huán)境檔案安全。通過自動化系統(tǒng)，紙質文件可以轉化為電子文件，用戶可以在電腦前從檔案中提取圖像，避免丟失。與此同時，辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點包括存儲時間、信息量、穩(wěn)定性以及易受環(huán)境影響等，這些都是數(shù)據(jù)存儲的優(yōu)勢。尤其是檔案館，在一些特殊的檔案中，管理者可以通過網絡傳輸電子資源，從而保證檔案的穩(wěn)定、安全、完整。

2）協(xié)助提高檔案管理效率和綜合管理服務。第一，隨著辦公自動化系統(tǒng)的引入，信息系統(tǒng)的使用，可以保證整個檔案的建立與歸檔及查閱以及借閱乃至管理過程等等，以期提高檔案管理的效率。可向工作人員展示透明的檔案，使單位工作人員參與到檔案的管理中來，發(fā)揮檔案的功能。第二是以傳統(tǒng)的檔案管理方式為基礎，對檔案進行大量的人力、物力管理；在檔案管理中引入辦公自動化技術，可以節(jié)約時間和精力，更好地滿足用戶和檔案員的需要，方便他們的工作。與此同時，通過辦公自動化系統(tǒng)，使各部門對檔案的管理更加快捷、有效，具備全面管理的能力，同時，提高檔案管理的規(guī)范化、標準化水平。服務自動化的合理應用能充分發(fā)揮信息技術的作用和價值，保證檔案資源的互惠共享，極大地促進了檔案的價值和檔案的有效利用。

3）強化工作人員行為規(guī)范要求。將事業(yè)單位中的檔案管理進行有效結合，可以有效的提升檔案管理整理效率，加強規(guī)范性。在檔案管理中，要明確檔案管理人員行為規(guī)范要求，制定明確的工作依據(jù)和內容，設定檔案管理要求及制度主要原因是因為涉及個人的工作內容和信息，對于個人的信息要進行保密，防止信息泄露。另外，建立監(jiān)督管理機制也是規(guī)范工作人員的前提保障，可以有效的達到規(guī)范工作人員行為的目的，也起到促進單位管理整體水平的作用。

5 事業(yè)單位檔案管理辦公自動化實施的策略

1）增加檔案管理的有效性，首先要重視對檔案的創(chuàng)新，保證檔案管理與辦公系統(tǒng)自動化的融合性，增加單位整體辦公的融合性，才能有效的提升檔案管理有效性，以更好的促進工作檔案的有效管理，為事業(yè)單位創(chuàng)造有效的工作條件?？茖W管理檔案，必須從過去的“重編易用”的觀念向科學管理的觀念轉變。檔案管理和人力資源支持工作必須得到加強，大力推進檔案管理工作，加快辦公自動化、檔案管理等管理新模式的建立。

2）通過建立現(xiàn)代信息技術管理系統(tǒng)，利用辦公自動化技術進行檔案管理，使員工能夠根據(jù)需求對檔案進行保存，例如，在進行檔案編輯時，可以對其進行設計，將檔案從編輯到接收實現(xiàn)一體化，從而實現(xiàn)資源信息共享性，以更好的促進加強檔案的管理和工作水平。

3）隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理員需要盡快提高專業(yè)技能和技能，并通過持續(xù)的進程，通過引入多樣化培訓單位和定期培訓課程，如講座、實習等，提高其技術能力。

6 結束語

綜上所述，我國事業(yè)單位在進行工作過程中，檔案，是單位工作中的重要內容，也是提高單位辦事效率的重要前提保障。為了更好的使事業(yè)單位在社會中立穩(wěn)腳跟，只有全面的圍繞辦公自動化展開全面的分析，才能有效難度促進事業(yè)健康發(fā)展，以增加單位中的辦公效率。