用好“電子算盤(pán)”，提升財(cái)管質(zhì)量
——從財(cái)會(huì)人員的視角談電子表格的專(zhuān)業(yè)使用

■羅國(guó)英

（江西省宜春市上高縣財(cái)政局）

電子表格素有“電子算盤(pán)”之稱(chēng)，是財(cái)會(huì)人員在日常工作中不可或缺的數(shù)據(jù)處理工具，其重要性是不言而喻的。然而相關(guān)調(diào)查顯示，相當(dāng)比例的財(cái)會(huì)人員并不能熟練而專(zhuān)業(yè)地使用電子表格進(jìn)行高效率和高質(zhì)量的財(cái)會(huì)工作。本文主要基于筆者的相關(guān)思考和體會(huì)從財(cái)會(huì)人員的視角談一些關(guān)于電子表格應(yīng)用的問(wèn)題及對(duì)策，希望對(duì)相關(guān)工作人員有所助益。

1 財(cái)會(huì)人員使用電子表格的突出問(wèn)題

一是工作簿設(shè)置不合理和工作表運(yùn)用不科學(xué)。電子表格的工作簿是由多個(gè)工作表構(gòu)成，這些屬于同一個(gè)工作簿的工作表可以相互關(guān)聯(lián)從而達(dá)成數(shù)據(jù)的共享，換言之，一個(gè)工作簿內(nèi)的數(shù)據(jù)實(shí)際上是一個(gè)有機(jī)的整體。而很多財(cái)會(huì)人員在實(shí)際應(yīng)用電子表格時(shí)，常常是只用一個(gè)工作表，還有不少人則相反，只習(xí)慣于用一個(gè)工作簿處理問(wèn)題，一些不相關(guān)的工作表也放在一個(gè)簿里。這兩種問(wèn)題都可歸之為工作簿設(shè)置不合理，從而不能充分發(fā)揮軟件功效以至于影響工作效率。應(yīng)該切實(shí)認(rèn)識(shí)到，工作簿是電子表格的存儲(chǔ)單元，數(shù)據(jù)內(nèi)存也是以工作簿為單位，而工作表則是基本的數(shù)據(jù)庫(kù)單元，在具體工作中要根據(jù)實(shí)際合理設(shè)置工作簿和運(yùn)用工作表。

二是數(shù)據(jù)輸入、處理及輸出區(qū)域不清晰。不管使用什么工具進(jìn)行什么類(lèi)型的數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出三個(gè)基本程序。這三個(gè)基本程序緊密銜接而又界限分明，對(duì)于電子表格來(lái)說(shuō)尤其如此。然而很多財(cái)會(huì)人員認(rèn)知不到這一點(diǎn)，或者這方面的意識(shí)比較淡薄，于是導(dǎo)致出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入、處理及輸出區(qū)域不清晰。比如，有些財(cái)會(huì)人員在數(shù)據(jù)輸入的工作表按數(shù)據(jù)輸出的格式進(jìn)行合并單元格等設(shè)置，以至于數(shù)據(jù)處理工具不能發(fā)揮正常功用，這方面最突出得表現(xiàn)大概就是很多財(cái)會(huì)人員經(jīng)常做的用簡(jiǎn)單的函數(shù)一個(gè)工作表中完成數(shù)據(jù)的輸入、處理及輸出工作。而相信很多財(cái)會(huì)人員都有所體會(huì)，如果電子表格的數(shù)據(jù)輸入、處理及輸出區(qū)域不清晰，則無(wú)異于是將工作表當(dāng)成了一張紙來(lái)使用，會(huì)在很大程度上造成電子表格的功能無(wú)法順暢發(fā)揮，從而大大影響使用水平和工作效率。

三是模擬手工處理多，體現(xiàn)信息技術(shù)特點(diǎn)少。俗話(huà)說(shuō)思想決定行動(dòng)，財(cái)會(huì)人員使用電子表格而存在許多問(wèn)題，從源頭上說(shuō)是在思想上不具備信息技術(shù)思維，也沒(méi)有真正形成數(shù)據(jù)庫(kù)思想和意識(shí)，因此也就談不上形成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的概念以及切實(shí)掌握和熟練運(yùn)用關(guān)于數(shù)據(jù)共享的知識(shí)。比如在實(shí)際工作中，一些財(cái)會(huì)人員甚至不知道將工作中高頻輸入的內(nèi)容自定義為序列，也不會(huì)運(yùn)用數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行序列選擇輸入，更不知道把將數(shù)據(jù)處理中高頻調(diào)用的數(shù)據(jù)或工作表區(qū)域定義為名稱(chēng)，這樣即可在處理數(shù)據(jù)時(shí)實(shí)現(xiàn)名稱(chēng)引用。這些都屬于比較具體的問(wèn)題，其他還有很多類(lèi)似的比較小但又比較突出的問(wèn)題，大致上都可歸之為模擬手工多，體現(xiàn)信息技術(shù)特點(diǎn)少的問(wèn)題。

2 解決電子表格使用問(wèn)題的重點(diǎn)對(duì)策

2.1 專(zhuān)業(yè)處理數(shù)據(jù)的輸入、處理及輸出

（1）數(shù)據(jù)輸入方面。數(shù)據(jù)輸入方面，關(guān)鍵在于形成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫(kù)的觀念，具體來(lái)說(shuō)要切實(shí)理解字段和記錄，同時(shí)掌握數(shù)值型、文本型、日期型等主要的數(shù)據(jù)類(lèi)型。具體的要求為：具備結(jié)合工作具體需要設(shè)計(jì)工作表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的能力，能夠需要的列以及各列為何種數(shù)據(jù)類(lèi)型。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)熟練掌握依據(jù)輸入數(shù)據(jù)的特點(diǎn)選擇合適的輸入方法。這可以分為下述兩個(gè)情況來(lái)敘述：

第一種，假使所有的需要輸入的每條記錄的某條字段內(nèi)容都不相同，因而無(wú)法預(yù)先確定要輸入的各單元格的內(nèi)容，這種情況下通常應(yīng)借助記錄單來(lái)實(shí)現(xiàn)每條記錄的各字段的數(shù)據(jù)的順暢輸入和有效管理。有經(jīng)驗(yàn)的財(cái)會(huì)人員都知道，直接在工作表中的單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)會(huì)容易產(chǎn)生差錯(cuò)，而合理利用記錄單基本上可以避免差錯(cuò)的出現(xiàn)，特別是在數(shù)據(jù)量較大的情況下，這種方法還可以大大提高工作效率。

第二種，假使所輸入的每一條記錄的某些字段含有確定的內(nèi)容，則通常應(yīng)首先基于數(shù)據(jù)共享原理將常見(jiàn)的數(shù)據(jù)歸屬項(xiàng)目如部門(mén)、客戶(hù)、產(chǎn)品等，在工作簿的一個(gè)工作表中進(jìn)行初始設(shè)置，一般情況下，為了方便工作簿中各個(gè)工作表之間的引用，應(yīng)將常用輸入項(xiàng)目定義為名稱(chēng)，在此基礎(chǔ)上即可基于數(shù)據(jù)有效性實(shí)施下拉菜單式的序列輸入，這可以在很大程度上提升數(shù)據(jù)輸入的效率和準(zhǔn)確度。

另外要指出的是，數(shù)據(jù)共享也是數(shù)據(jù)輸入方面需要熟練掌握的技能。對(duì)于一些現(xiàn)成的不需要加工而可以直接利用的相關(guān)數(shù)據(jù)，如工作表數(shù)據(jù)或其它數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)，以及網(wǎng)絡(luò)上的一些相應(yīng)的表格數(shù)據(jù)，一般可借助導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)或新建Web查詢(xún)功能而直接導(dǎo)入現(xiàn)成數(shù)據(jù)，從而減少工作量，提高工作效率，最大限度地降低出差錯(cuò)的概率。

（2）數(shù)據(jù)處理方面。數(shù)據(jù)處理方面的一個(gè)基本與核心的要求是基于所需處理的數(shù)據(jù)的特點(diǎn)及處理要求，最大限度地應(yīng)用電子表格附帶的函數(shù)、公式及相關(guān)數(shù)據(jù)處理工具，這是提高數(shù)據(jù)處理效率和準(zhǔn)確性的基本保障。因此，熟練運(yùn)用電子表格的常用函數(shù)、公式等數(shù)據(jù)處理工具就成為消除某些操作問(wèn)題的核心途徑。而這其實(shí)并不難辦到，因?yàn)殡娮颖砀窀綆У暮瘮?shù)或公式都是軟件公司的開(kāi)發(fā)人員預(yù)先設(shè)置好的自動(dòng)化程序，就比如常用的函數(shù)，只要輸入自變量，就能自動(dòng)得到數(shù)據(jù)處理結(jié)果，不但方便，而且快捷，也不會(huì)出現(xiàn)什么差錯(cuò)。當(dāng)然了，對(duì)于一般的財(cái)會(huì)人員來(lái)說(shuō)，只需要掌握那些經(jīng)常用到的即可，對(duì)于不常用到的，則只要了解，用的時(shí)候在較深入的鉆研。

（3）數(shù)據(jù)輸出方面。數(shù)據(jù)輸出方面相對(duì)比較簡(jiǎn)單，主要是要根據(jù)數(shù)據(jù)輸出的實(shí)際需要正確選擇輸出類(lèi)型，比如是屏幕顯示輸出還是打印輸出。此外要注意的就是借助電子表格的技術(shù)功能手段設(shè)置和優(yōu)化輸出格式，如在每個(gè)頁(yè)面標(biāo)題設(shè)置和優(yōu)化、背景圖案的設(shè)置和優(yōu)化等等。

2.2 注重工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能區(qū)域

使用電子表格最忌只將其當(dāng)成了一張紙，要避免這一突出問(wèn)題，就要注重工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能區(qū)域。對(duì)此要做好幾個(gè)基本方面：

第一，在一個(gè)工作表中輸入數(shù)據(jù)前，應(yīng)結(jié)合實(shí)際輸入需要確定最優(yōu)的輸入方式，所謂最優(yōu)的標(biāo)準(zhǔn)，即為最有利于提高輸入的效率和準(zhǔn)確度。在這方面要特別處理重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入，一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)首先在一個(gè)工作表區(qū)域中定義名稱(chēng)，而后以此為基，在其他的工作表中加以引用，并盡可能地使用數(shù)據(jù)有效性形成下拉列表的序列輸入。在實(shí)際工作中，還會(huì)經(jīng)常用到數(shù)據(jù)菜單下的記錄單功能輸入和管理數(shù)據(jù)，這也是提高工作效率和降低出錯(cuò)概率的重要手段。此外，很多時(shí)候需要驗(yàn)證所輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，而且需要下拉列表方式輸入某些字段的數(shù)據(jù)，這時(shí)應(yīng)該在一個(gè)工作表中專(zhuān)設(shè)一個(gè)輸入表，就好比先設(shè)置一個(gè)輸入記賬憑證，在此基礎(chǔ)上基于保存數(shù)據(jù)的宏命令將輸入數(shù)據(jù)的工作表中的信息存儲(chǔ)到其他的數(shù)據(jù)庫(kù)表中。

第二，對(duì)于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并需要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的工作表，通常應(yīng)保持原始表格樣式，使工作表標(biāo)簽成為數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)識(shí)，要避免在首行合并單元格輸入表格標(biāo)題，以及可能對(duì)數(shù)據(jù)的正確處理造成影響的操作，如合并單元格等。這么做的主要目的就是形成簡(jiǎn)明的行列結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)，以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的高效便捷的排序、篩選、分類(lèi)匯總以及數(shù)據(jù)透視等。

第三，對(duì)于需要輸出數(shù)據(jù)處理結(jié)果的工作表，應(yīng)依據(jù)輸出數(shù)據(jù)表格的格式通過(guò)合并單元格等操作進(jìn)行格式設(shè)置，然后運(yùn)用函數(shù)或鏈接的方式引用數(shù)據(jù)處理結(jié)果，并輸出。

2.3 不可忽視運(yùn)用系統(tǒng)思想設(shè)置工作簿

所謂系統(tǒng)思想，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是由一些具備內(nèi)在聯(lián)系的部分組成的有機(jī)整體，就電子表格而言，一個(gè)工作簿就是一個(gè)具有系統(tǒng)屬性的工作單元。應(yīng)用電子表格處理財(cái)會(huì)工作也應(yīng)首先樹(shù)立系統(tǒng)思想，在此基礎(chǔ)上才能結(jié)合實(shí)際工作需要合理設(shè)置工作部。一般來(lái)說(shuō)，具體的做法是把同一屬性的相關(guān)性較強(qiáng)的工作表置于同一個(gè)工作簿中，這么做的主要目的就是方便工作表中的數(shù)據(jù)的相互引用，從而實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)共享。也許有人會(huì)說(shuō)，不同的工作簿之間的數(shù)據(jù)的相互引用可以借助超級(jí)鏈接功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，這樣也是比較方便的，然而我們要知道，電子表格是將整個(gè)工作簿視為數(shù)據(jù)處理對(duì)象的，如果在同一時(shí)間段內(nèi)打開(kāi)的工作簿過(guò)多，就會(huì)占用很多系統(tǒng)資源，造成運(yùn)行速度減慢，以至于工作效率也大大下降，特別是數(shù)據(jù)比較多、文件比較大時(shí)，這個(gè)問(wèn)題是必須要盡量避免的。因此，工作簿的設(shè)置應(yīng)該基于系統(tǒng)思想，著重考慮進(jìn)而理清工作表間數(shù)據(jù)的引用關(guān)系，把同一屬性的相關(guān)性較強(qiáng)的工作表置于同一個(gè)工作簿中。

如上所述，本文簡(jiǎn)要探討了財(cái)會(huì)人員使用電子表格容易出現(xiàn)的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策。鑒于電子表格在日常工作中的極端重要性，財(cái)會(huì)人員應(yīng)熟練掌握其功能和應(yīng)用，最大限度地提升工作效率和質(zhì)量。本文限于篇幅，有些地方也許未必深入，期望與同仁相互交流，共同進(jìn)步。