電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用

王 丹

（?？谑协h(huán)境信息和宣教管理中心，海南 ?？?570000）

在實際的工作中，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開電子檔案的管理工作，由于管理的方式、管理的手段不同，電子檔案管理的效果也是千差萬別的。論文從多個方面對檔案工作的信息化建設進行了探討，以期提升工作的效率。

1 電子信息化管理模式建設的作用和優(yōu)勢

1.1 提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進行，并且在實際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問題。檔案管理的時間比較長，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對上述弊端方面進行了彌補，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯的概率。對于檔案的檢索和應用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

1.2 提高檔案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也離不開相關(guān)工作人員和部門的協(xié)調(diào)配合。構(gòu)建電子信息化檔案管理的平臺，在信息資源共享和各個部門人員之間的溝通方面提供了更加便利的工作環(huán)境，也縮短了工作的時間，將工作效率大大提升。通過對以往的調(diào)查和工作經(jīng)驗進行分析，電子信息化檔案管理平臺建立完成之后，企業(yè)對于檔案的利用率也大大提升，節(jié)約了工作的時間和工作的成本。

1.3 提高檔案管理工作的時效性

傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長的工作時間，而且工作的內(nèi)容也十分煩瑣，基本上以人工的工作方式為主。同時，在傳統(tǒng)的工作模式中非常容易出現(xiàn)工作上的紕漏和問題，導致多年后信息無法查找的問題，檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式，通過使用軟件對于檔案進行分類管理，保證了檔案管理工作的時效性和準確性，在全面提升檔案管理質(zhì)量方面發(fā)揮了作用，可以第一時間將檔案歸納到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，為查閱提供了更為便利的條件，避免滯后性問題的發(fā)生。

2 當前電子檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏相應的標準和規(guī)范

電子檔案管理的規(guī)范和標準是實現(xiàn)檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲存、安全保證、檢索、利用等方面進行更為細致的工作的規(guī)定。在當前的電子信息化檔案管理中，由于相應工作標準的缺乏，就使得在具體的工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務流程不熟練、業(yè)務范圍不清晰的問題，出現(xiàn)了各種違反規(guī)定的現(xiàn)象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

2.2 電子檔案的維護工作有待加強

電子檔案的管理維護工作仍然需要加強，主要包括以下三個方面的問題：首先，電子檔案管理系統(tǒng)的維護周期長，在實際的使用過程中容易導致電子檔案管理系統(tǒng)的故障不斷升級，不利于軟硬件設備的更新?lián)Q代工作；其次，電子檔案管理系統(tǒng)的維護工作并不夠深入和細致，尤其是在復雜化的工作背景之下，維護工作需要更加專業(yè)化、細致化、全面化，一旦發(fā)現(xiàn)工作方面的問題就需要及時處理，一些難以發(fā)現(xiàn)的問題如果常常被忽略也會產(chǎn)生一系列的問題，為后續(xù)工作留下隱患；最后，維護技術(shù)依然不夠先進，尤其是電子檔案管理的時間不長，并沒有實現(xiàn)高度的自動化，費時費力，效果并不明顯。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應用

3.1 做好檔案的收集和整理

檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個卷宗，而在一些年代較為久遠的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發(fā)展中往往會出現(xiàn)十分混亂的現(xiàn)象，無法更好地進行檔案的管理。為了實現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學地進行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。

3.2 加強硬件和軟件建設，建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)

當前，科學技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡化和信息化已經(jīng)成為人們生活和工作中不可分割的一部分，檔案以更新的載體形式出現(xiàn)，這也對檔案的工作提出了更高的工作要求。但是檔案部門在經(jīng)費等方面的制約之下，無法更新設備，也對現(xiàn)代化技術(shù)的使用帶來了一定的困難。因此，需要當下的檔案管理工作在技術(shù)能力方面不斷提升，建立起更為信息化的服務模式，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)進行檔案收集工作，也將原本的線下工作轉(zhuǎn)移至線上進行，提供接受遠程數(shù)字查詢的服務工作，根據(jù)自身下載的資料等進行分析，減少時間和精力的投入，保證檔案的高效管理。電子信息化檔案管理需要建立在軟件和硬件設施的基礎上，還需要在實際的工作中滿足各方面建設工作的需求，進行統(tǒng)一化的管理工作，促進網(wǎng)絡平臺的深入應用，建立起完善的共享信息系統(tǒng)，提升電子信息化檔案管理的能力。

4 切實推進數(shù)字信息資源庫建設，大力加強電子檔案歸檔工作

為了加強電子信息化檔案管理工作建設，需要在以下幾個方面提升工作的能力，更好地服務于電子信息化檔案管理工作。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數(shù)字化的管理力度，做好數(shù)據(jù)庫的分類工作；第二，對于沒有及時歸檔的文件，需要集中做好統(tǒng)一化的管理工作，根據(jù)檔案的類型進行掃描工作，根據(jù)相關(guān)的工作經(jīng)驗進行判別；第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理事業(yè)具有更高的工作要求和技術(shù)方面的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家，都需要提升個人的業(yè)務素質(zhì)與能力，在原有知識的基礎上不斷提升自身的能力與素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)知識落實到位，更好地服務于檔案管理的相關(guān)工作。專業(yè)知識方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護技術(shù)等方面進行深入的學習，還需要在專業(yè)技能如計算機應用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、復印復制技術(shù)等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質(zhì)能力和綜合能力都得到提升。

5 結(jié)束語

綜上所述，電子檔案在檔案管理的信息化進程中占有重要地位，為了切實做好電子檔案的管理工作，需要從實際的信息化規(guī)范建設角度出發(fā)，開展電子檔案的管理工作，提升信息處理工作的效率。