檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題探析

楊 影

（西安西北有色地質(zhì)研究院有限公司，陜西 西安 710054）

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，國(guó)家逐漸認(rèn)識(shí)到信息管理在公文保存中的重要性。目前，國(guó)家檔案保管工作的主要是檔案信息化的管理工作。通過先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)建立記錄材料網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用平臺(tái)來進(jìn)行檔案信息化的管理，在一定程度上充分利用記錄材料的網(wǎng)絡(luò)手段來捕捉人事信息來進(jìn)行管理工作。在傳統(tǒng)的記錄管理中，由于數(shù)據(jù)備份和人工參與記錄，錯(cuò)誤是不可避免的。信息技術(shù)的應(yīng)用為公文管理提供了新的思路，也為公文管理提供了極大的便利。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著信息時(shí)代的到來，當(dāng)事人的信息收集范圍越來越廣，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用。為了適應(yīng)日益增長(zhǎng)的文檔管理需求，企業(yè)需要改變信息化模式。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1）檔案信息化管理具有方便性。實(shí)施檔案信息化管理，可以更加方便的查閱保管檔案信息，更好地保存檔案文件，提高保管檔案的管理效率，保障單位的權(quán)益。首先，顯著增加了服務(wù)對(duì)象的檔案信息傳輸量，減少了數(shù)字化信息占用的空間。收件時(shí)，不受地域的限制。此外，它還可以連接到計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)。用于管理和存儲(chǔ)的數(shù)字信息服務(wù)器可以使服務(wù)對(duì)象的數(shù)量大大增加。其次，它可以在時(shí)間上表現(xiàn)出很大的連續(xù)性。它可以提供24小時(shí)的服務(wù)，而且在互聯(lián)網(wǎng)上查找和保存文件信息非常方便。根據(jù)用戶的實(shí)際需求，提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源的傳播性。因?yàn)樗峭ㄟ^網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?，所以它的?yōu)點(diǎn)是不能將個(gè)人數(shù)據(jù)與紙質(zhì)文件進(jìn)行比較。如果您需要個(gè)人信息，您可以直接閱讀網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也可以下載電子文件在文件室重新閱讀，這大大節(jié)省了文件管理工作者的工作量，也提高了用戶的查閱效率，并且不受地域限制，大大節(jié)省了時(shí)間，將檔案信息利率用提升到了最大值。

2）對(duì)生態(tài)環(huán)境進(jìn)行了保護(hù)。傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)必須依靠紙張使用而造成不必要的資源浪費(fèi)。大家都知道，紙一般是用木頭做的，在這個(gè)過程中對(duì)生態(tài)造成很大的危害。目前，為了滿足可持續(xù)發(fā)展概念的要求，為了減少用紙而改變開發(fā)模式，甚至開發(fā)不再用紙的辦公條件，也成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。近年來，由于我國(guó)的快速發(fā)展，對(duì)能源的需求日益增加。由于市場(chǎng)導(dǎo)向的刺激，鉆井項(xiàng)目也在全國(guó)范圍內(nèi)不斷完成。在此規(guī)模下，項(xiàng)目的完成數(shù)據(jù)檔案文件呈上升趨勢(shì)，使用現(xiàn)有文件管理方法已不太合適。信息管理模式中，靈活使用虛擬數(shù)據(jù)庫和物理紙張文件，減少紙張消費(fèi)，積極履行企業(yè)的社會(huì)責(zé)任。

2 檔案信息化管理的安全分析

1）難以保證檔案真實(shí)性。在傳統(tǒng)的檔案信息管理模式下，檔案管理員要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)完成檔案處理后簽字并封存。這種保存工作有助于確保檔案信息的可靠性。但是現(xiàn)在的信息管理中，電子檔案是主要的。因此，檔案保管人無法對(duì)文件進(jìn)行封存和審核以保證該文件的真實(shí)性。同時(shí)，由于電子檔案也存在一定程度的復(fù)制，而且有許多違法者自己進(jìn)行反復(fù)修改或復(fù)制內(nèi)容，所以檔案信息的正確性很難得到保障。電子檔案是否真的存在的問題也難以進(jìn)行判斷。因此，檔案管理人員面對(duì)這種情況時(shí)，應(yīng)該深入分析檔案信息管理中存在的安全問題，并以此為基礎(chǔ)提出應(yīng)對(duì)方案，加強(qiáng)檔案管理的效率性和品質(zhì)。

2）網(wǎng)絡(luò)安全得不到保障。在適用信息管理技術(shù)開發(fā)的過程中，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和人氣，越來越多的領(lǐng)域適用了現(xiàn)代技術(shù)。但由于這種開放性，很多病毒可以通過網(wǎng)絡(luò)在檔案管理的工作系統(tǒng)上進(jìn)行修改。病毒是對(duì)文件管理的最大威脅。通過網(wǎng)絡(luò)傳送，入侵信息管理網(wǎng)頁，使電腦受到病毒的影響，網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存的信息被篡改或被盜，信息變得不準(zhǔn)確，不完整。因此，為了在網(wǎng)絡(luò)信息管理上達(dá)到檔案管理的最大化效果，有必要解決現(xiàn)有的安全隱患。

3）工作人員的操作失誤。保管信息的收集，輸入，保管過程中，由于工作人員的疏忽，安全意識(shí)不足，素量低下等原因而產(chǎn)生的操作失誤，往往會(huì)導(dǎo)致保管信息的遺漏或丟失。有時(shí)選擇操作方式不夠嚴(yán)謹(jǐn)，隨意將賬號(hào)，密碼及其他重要信息借給別人，或者與別人”共享”等不明智的方法也會(huì)導(dǎo)致信息泄露，被盜等隱藏的危險(xiǎn)。在檔案信息管理系統(tǒng)中，檔案信息的流動(dòng)及儲(chǔ)存同樣重要。

3 解決各種問題的措施

1）提高工作人員的安全意識(shí)。在研究檔案信息化管理的安全問題時(shí)，最應(yīng)該關(guān)注的核心是人工要素。管理人員應(yīng)該熟悉記錄信息的規(guī)范，隨時(shí)監(jiān)督行業(yè)的動(dòng)向，并在一定程度上警覺起來，時(shí)刻注意和預(yù)防盜用檔案信息的行為。保障檔案信息化管理的順利進(jìn)行。同時(shí)，檔案管理人員要充分應(yīng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的完善，檔案信息管理負(fù)責(zé)人要根據(jù)檔案信息的實(shí)際管理的工作提供實(shí)質(zhì)性答復(fù)，維持原來的保密系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理。由于目前我國(guó)還沒有制定網(wǎng)絡(luò)安全法，但是網(wǎng)絡(luò)安全法律的制定很重要，用來確立對(duì)檔案管理信息的安全保護(hù)，還要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)工作人員的安全意識(shí)進(jìn)行規(guī)范，確保檔案信息化管理工作安全有效進(jìn)行。

2）建立完善的信息管理系統(tǒng)。檔案信息安全防護(hù)能力是加強(qiáng)管理服務(wù)能力及活用管理服務(wù)檢查的主要內(nèi)容，建立綜合信息管理安全保障體系是確保管理信息自身安全的重要手段。為保證信息管理的順利進(jìn)行，檔案信息資源和來源應(yīng)受到有關(guān)法律和規(guī)定的保護(hù)。第一，我們要建立健全的檔案信息管理與管理的安全系統(tǒng)，建立健全的責(zé)任管理系統(tǒng)，明確所有當(dāng)事人的責(zé)任和義務(wù)，互不推諉。第二，選擇有效病毒殺毒工具及軟件保障存放信息不受病毒感染。第三，優(yōu)化檔案信息管理工作，招募優(yōu)秀的管理人員，保證工作質(zhì)量，同時(shí)為檔案信息管理工作提供安全保障。最后，在確保檔案信息安全的同時(shí)，紙質(zhì)檔案是不能完全被電子檔案信息取代的。它只能為電子檔案信息提供最大限度地利用。但是紙質(zhì)檔案信息是最基本的，可信賴的原始記錄，由此可以看出它們的固有特性是不同的，所以不能互相替代。

4 結(jié)束語

綜上所述，由于科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)記錄管理信息不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的要求，應(yīng)積極建立全新的檔案信息管理體系。我國(guó)在建立檔案管理體系的過程中，檔案信息化管理符合信息化時(shí)代的發(fā)展需求，增強(qiáng)了檔案管理的活力，為人們提供了使用檔案的新途徑。與傳統(tǒng)的管理方式相比，新的管理方式具有更大的優(yōu)點(diǎn)，深受社會(huì)和群眾的喜愛和歡迎。但所有的事情都有其兩面性，電子檔案信息化管理雖然帶來自身的優(yōu)點(diǎn)，但是還會(huì)引發(fā)特定的安全問題。要保障檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展，我們必須有效處理和控制這個(gè)問題。并且不斷完善，避免負(fù)面影響的發(fā)生。