關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

李繼云

（山東省濟南市疾病預(yù)防控制中心，山東 濟南 250021）

當(dāng)前，部分疾控中心在檔案管理方面都未能做到盡善盡美，雖然短時間內(nèi)不會對其造成影響，但是長時間發(fā)展下去，勢必會對其造成危害，疾控中心的發(fā)展也不會得到提高。近些年來，對于一些疾病控制中心高層來講，檔案管理并未得到重視，這會導(dǎo)致管理上的落后，不利于其健康持續(xù)的發(fā)展。所以，文中提出了檔案信息化建設(shè)的課題。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

疾病控制中心與人們的健康息息相關(guān)，所以疾病控制中心的發(fā)展，是國家和社會共同關(guān)注的問題[1]。在管理檔案的過程中，由于檔案信息化建設(shè)剛剛進入檔案管理工作中，所以還缺少一定的經(jīng)驗，在實施的過程中，工作人員會存在一些疑惑，導(dǎo)致結(jié)果不合人意。但是，檔案信息化建設(shè)是管理檔案的有效方法，可以保證檔案信息的安全，疾病控制中心要想長久發(fā)展，就會有許多信息內(nèi)容需要存儲，檔案信息化建設(shè)為檔案存儲帶來了方便，有利于疾病控制中心的全面發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)在檔案管理中的優(yōu)勢

1）檔案儲存量增多。對于一些疾病控制中心來說，其發(fā)展時間較長，工作人員較多，需要儲存的檔案信息內(nèi)容也較大，如果按照之前的檔案管理方式，會給檔案管理方面的工作帶來許多麻煩，占用的存儲空間也會很大，如果使用檔案信息化管理方式，首先它的儲存量較大，其次它不需要占用太多空間，使用一張儲存卡就可以儲存很多內(nèi)容，由于儲存卡較小，帶在身邊也十分方便。

2）儲存內(nèi)容不會丟失。部分疾病控制中心在進行檔案管理時，儲存的內(nèi)容會非常多，如果采用傳統(tǒng)的管理方式，用紙質(zhì)的方式進行儲存，很容易就會使內(nèi)容丟失，不利于檔案管理，如果使用檔案信息化建設(shè)，可以對儲存的信息進行分類和歸檔，儲存的內(nèi)容也不易丟失，如果有檔案資料需要查找，在電腦上會非常方便查找，使用這種方式進行檔案管理，可以避免檔案丟失，也很容易對檔案進行歸類，方便工作人員查找[2]。

3）利于內(nèi)容的儲存?zhèn)浞荨＠脵n案信息化進行存儲，可以將內(nèi)容進行多次存儲，同時也可以根據(jù)不同的方式進行儲存。傳統(tǒng)的檔案管理是利用紙質(zhì)進行存儲，這種方法只能儲存一份檔案，還會占用很多空間，如果工作人員不細心謹慎，檔案很容易丟失，丟失后的檔案也很難找回來，這對于檔案管理工作具有不利影響。而檔案信息化管理可以儲存多份檔案，如果有病毒侵入，致使檔案丟失，電腦中還會有多份檔案備份，這對檔案的安全具有很大的保障作用。

3 檔案信息化管理中存在的問題

1）檔案信息化管理系統(tǒng)落后。檔案信息化管理是社會發(fā)展的一種進步體現(xiàn)，具有很多優(yōu)勢，但是在實施過程中，也會出現(xiàn)很多失誤[3]。首先就是安全得不到保障。一些人為了自己的利益對網(wǎng)絡(luò)進行破壞，可能偷取檔案信息，也有可能受到病毒的攻擊，導(dǎo)致儲存的檔案信息內(nèi)容被盜取或被更改，促使檔案信息內(nèi)容數(shù)據(jù)不全，甚至數(shù)據(jù)不真實。另一方面是檔案管理信息化沒有具體的法律規(guī)定，只是按照傳統(tǒng)的方式進行限制，這使得規(guī)章制度不健全，法律也對檔案信息化建設(shè)缺乏認可，導(dǎo)致檔案的真實性在法律條文上沒有體現(xiàn)。

2）技術(shù)與經(jīng)費投入不足。要擁有先進的高技術(shù)設(shè)備，才能夠有效地利用檔案信息化對檔案進行總結(jié)和分析，才能對檔案進行信息化存儲。但是在當(dāng)前來看，檔案管理信息化存儲方式僅僅是文件存儲，使用內(nèi)存卡方式，這種存儲方法有一定的時間限制，而檔案信息化對存儲的時間有嚴(yán)格要求，如今的電子系統(tǒng)無法達到要求。此外，使用信息化存儲，就不能用工作人員將信息錄入電腦，需要用到掃描儀，價格較低的掃描儀沒有精準(zhǔn)度，不能將數(shù)據(jù)精確計算，而質(zhì)量較好的掃描儀價格較高，檔案信息管理的經(jīng)費又不足，一些疾病控制中心不能承受這樣的巨額開銷。

3）工作人員的工作能力和態(tài)度不足。部分疾病控制中心的領(lǐng)導(dǎo)通常很少重視檔案管理方面的工作，所以，對于人員的工作態(tài)度和專業(yè)素養(yǎng)也沒有過多要求。一些檔案管理工作人員甚至只是兼職狀態(tài)，他們不會將更多精力放到工作中，只是將其看作是一個閑散的職位。對于一些全職的工作者，由于他們性格比較傳統(tǒng)，使用傳統(tǒng)方式的時間較長，所以就不愿意改變，他們雖然有檔案管理方面的經(jīng)驗，但是他們對檔案信息化管理還并不了解，只是采用紙質(zhì)儲存的傳統(tǒng)方法，對于新的存儲方式一竅不通。檔案管理人員得不到單位重視，其無論完成多少工作量，獲得的薪資待遇都是一樣的，所以大多數(shù)人員對工作并不上心，這直接導(dǎo)致檔案管理工作的落后。

4 檔案信息化建設(shè)應(yīng)用于檔案管理的策略

1）完善檔案信息系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)一定要得到完善，由于一些落后的檔案信息化系統(tǒng)會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容丟失或有所更改，首先要將數(shù)據(jù)進行存儲，其次要對數(shù)據(jù)進行分類，要對數(shù)據(jù)的結(jié)果進行分析和整理，最重要的是要能夠備份，這樣存儲的檔案數(shù)據(jù)才不會丟失，在查找時也會非常方便，不會被病毒所干擾。

2）增加檔案管理的技術(shù)與經(jīng)費投入。檔案管理對于疾病控制中心而言，具有關(guān)鍵性作用，然而一些工作人員不能看到檔案管理的重要性，對檔案管理部門不會投入過多的資金。檔案信息化管理需要很多資金，購買一些儀器設(shè)備，還有培養(yǎng)一些專業(yè)人才，都需要資金的支持。但是，大部分疾病控制中心都在使用比較落后的信息技術(shù)，這樣對于檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度會有不利的影響，由于各個疾病控制中心的儲存內(nèi)容較多，數(shù)據(jù)較大，所以對于數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度要求也是比較高的，此外，一些疾病控制中心還在使用員工錄入系統(tǒng)的方式，由于沒有先進的質(zhì)量較高的掃描儀，工作人員需要一點點將信息錄入系統(tǒng)，如果內(nèi)容較少還好，但是檔案的內(nèi)容往往是非常多的，工作人員的工作量會非常大，只有用設(shè)備代替人工，才能夠提高工作質(zhì)量和效率。

3）注重工作人員綜合素養(yǎng)的提高。檔案發(fā)展的信息化建設(shè)逐漸發(fā)展，對于檔案管理工作人員也有著比較嚴(yán)格的要求。首先，工作人員一定要是全職，只有這樣工作人員才能夠?qū)⒏嗟臅r間和精力放在工作中，一些兼職人員缺乏對工作的責(zé)任心，對檔案工作內(nèi)容并不了解，只是看作一個閑散的職位，而且兼職人員流動較大，這會對檔案工作產(chǎn)生不利影響；其次，對于一些年齡較大的員工，一定要對其進行信息化建設(shè)管理的培訓(xùn)，由于他們思想比較落后，對一些新鮮事物缺乏認知能力，所以要讓他們進行學(xué)習(xí)和探索，管理層要根據(jù)工作人員的工作情況，對于一些優(yōu)秀工作者，要給予重視并經(jīng)常鼓勵，如果工作人員出現(xiàn)管理方面的難題，要給予幫助。在可以的情況下，對于檔案管理優(yōu)秀的工作者，給予一些獎勵，或者提高檔案管理工作人員的工資待遇，這樣才有利于檔案信息化建設(shè)，并對檔案進行妥善管理。

5 結(jié)語

檔案管理工作較為重要，不是可有可無的工作內(nèi)容，工作人員要對檔案管理工作內(nèi)容給予高度重視，它可以幫助疾相關(guān)單位機構(gòu)查詢年限較長的數(shù)據(jù)信息，通過信息化建設(shè)，在時間和空間上都為檔案管理提供便利，希望信息化建設(shè)能夠持續(xù)發(fā)展。