園林檔案管理存在的問題及解決措施探究

金 晶

（杭州市水域管理處，浙江 杭州 310002）

在園林建設發(fā)展過程中園林檔案得以形成，其能夠對于園林專業(yè)各種載體進行歷史記錄，包括文字、圖紙、圖表、聲像、實物等，具有重要的保存價值，對于國家和社會來說都具有重要意義。城市園林檔案包含風景名勝、綠色苗圃、古樹名木等多方面內(nèi)容，能夠為園林規(guī)劃、植物養(yǎng)護管理等提供重要參考。

1 園林檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏完善檔案管理機制

當前園林檔案管理過程中，園林建檔材料、材料收集渠道等方面都缺乏完善的保障機制。不僅如此，園林檔案日常管理的機制也不夠健全，材料更新與實際建設進度不相符，改擴建園林工程檔案更新的時效性不足，管理人員管理意識不強，操作不到位，導致園林檔案缺失或受損。園林檔案監(jiān)督管理不到位，存在一定安全隱患。在資金投入方面有所不足，硬件設施無法滿足實際需求，也會給園林檔案埋下一定安全隱患。

1.2 檔案管理信息化水平不高

園林檔案管理工作中，由于信息化水平不高，導致園林檔案的價值無法得到充分發(fā)揮。當前園林檔案管理信息化水平不高，仍通過紙質方式來管理園林檔案，簡單收集并整理園林檔案資料，但并未建立相關網(wǎng)頁、網(wǎng)站等，檔案資源管理缺乏先進技術支持，通過網(wǎng)絡查閱園林檔案存在一定難度。尤其是園林工程中隱蔽性工程、施工過程、施工工藝等聲像資料并未建檔整理，數(shù)據(jù)庫建立不夠規(guī)范，檔案錄入任務繁重，這就勢必會影響園林檔案管理的信息化水平，園林檔案管理整體效果也并不理想。

1.3 檔案資源利用程度低

在園林管理過程中，現(xiàn)存檔案資源的利用程度較低，很少有人去查閱和運用。即便是對技術資料存在需求，也不是去查閱檔案，而是尋找園林工程參建人員來了解情況，就園林規(guī)劃建設情況加以回憶。園林檔案的管理方式為封閉與半封閉管理，時間較長，此種情況下導致園林檔案的利用程度有限。傳統(tǒng)模式下大多傾向于檔案保密，使得園林檔案的開放性不足。

1.4 檔案管理人員素質有待提升

園林檔案管理必須要以專業(yè)化人才為支持，保證檔案歸類與管理的科學化。但就實際來看，園林檔案管理人員的專業(yè)知識不足，大多是兼職檔案管理人員，并未掌握園林檔案管理技能，認識水平不高，檔案管理、材料更新及數(shù)據(jù)入網(wǎng)操作不夠規(guī)范，檔案管理人員的信息素養(yǎng)也有待進一步提升。

2 園林檔案管理的有效措施

2.1 建立健全檔案管理機制

園林檔案管理工作中，需要積極建立健全檔案管理機制，明確園林建設規(guī)程，全過程收集資料，包括開工前設計資料、工程施工資料、竣工驗收資料、投入使用資料等，需做好存檔；園林檔案管理中需收集規(guī)劃、決策、施工等相關者的資料，保證管理的全方位化。在園林檔案資金投入機制方面，需在財政預算中設立專項經(jīng)費項目，做到專款專用，防范園林檔案流失。園林檔案管理需做好日常管理，對檔案存放位置進行仔細檢查，就天氣等因素進行綜合分析，防范檔案丟失或遭到破壞。定期監(jiān)督檢查園林檔案，保證其存放與整理的規(guī)范化。

2.2 重視信息化建設

現(xiàn)代社會快速發(fā)展，園林檔案管理工作的推進，必須要重視信息化建設，結合實際工作需求配備充足的計算機設備，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，重視園林檔案網(wǎng)絡建設，保證園林檔案網(wǎng)頁查詢鏈接的有效性。園林檔案管理過程中，要通過互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，兼顧紙質檔案與數(shù)字化檔案的收集與管理，以專業(yè)軟件為支持，來對園林圖紙進行繪制，保證園林檔案的完善性，確保電子檔案與紙質檔案的一致性。園林檔案管理人員應當熟練掌握政策規(guī)范、業(yè)務知識、計算機操作技能等，掌握軟件維護與操作方法，學習網(wǎng)絡知識，推廣應用園林檔案軟件管理程序，保證園林檔案管理的規(guī)范性。

2.3 整合資源提升檔案利用率

園林檔案管理的落實，需要重視檔案資源社會價值的發(fā)揮。新時期下園林檔案管理的推進，需要重視檔案資源的優(yōu)化整合，以信息化技術來對園林檔案加以動態(tài)化管理，以卷宗價值、重要程度、利用率等指標來進行綜合分析，規(guī)范整理檔案，優(yōu)先加工整理核心檔案與利用率較高的檔案，促進園林檔案信息化管理的實現(xiàn)，園林檔案能夠更好地為社會所服務。比如在園林檔案管理中，就城市當年某種類型喬木檔案進行整合，了解其種植數(shù)量、成活率等，為園林養(yǎng)護管理提供重要參考，檔案價值也得以順利實現(xiàn)。

2.4 打造高水平管理隊伍

為促進園林檔案管理水平的提升，必須要重視高水平管理隊伍的打造，為園林檔案管理提供人才支持。在這一方面，可提高園林檔案管理人員選拔標準，采取專業(yè)限制的方式，所選拔人才應當具備專業(yè)的園林檔案管理素質技能，以打造優(yōu)質的園林檔案管理團隊。以園林檔案管理人員為對象，加大培訓教育力度，確保其能夠勝任崗位工作。為促使園林檔案管理人員不斷進步，應當采取科學化考核措施，將常規(guī)考核與突擊考核結合起來，激發(fā)園林管理人員的前進動力，確保其掌握園林檔案管理流程與方法，切實提升園林檔案管理工作質量。

3 結束語

園林檔案管理工作較為系統(tǒng)且復雜，為保證管理水平，必須要采取科學化、規(guī)范化的園林檔案管理措施，就管理機制加以完善，應用先進技術來提升園林檔案管理的信息化水平，大力整合資源，促進園林檔案的高效利用，以優(yōu)質管理隊伍來為園林檔案管理工作的開展提供人才支持。通過諸多措施的應用，來推動園林檔案管理工作的高效推進。