梁翠云
(南寧市第八中學(xué),廣西 南寧 530007)
在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境下,檔案管理工作能夠展現(xiàn)出一個學(xué)校的整體水平,對于辦學(xué)工作的順利進行具有重要意義,因此,要使學(xué)校長期獲得穩(wěn)定的發(fā)展,做好檔案管理工作十分必要。在信息化的背景下,檔案管理工作要與社會的發(fā)展相適應(yīng),對大數(shù)據(jù)進行合理運用,保證相關(guān)工作的順利進行以推動學(xué)校的發(fā)展。
在傳統(tǒng)的管理模式下,很多學(xué)校更加重視對各項信息的保存,多采用紙質(zhì)檔案的方式記錄信息,阻礙了數(shù)據(jù)信息的流動,影響其充分發(fā)揮作用。通過對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用,能夠同時實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的存儲、共享和運用,大大提升了檔案信息的利用率,對檔案管理工作的進行具有積極的推動作用。社會發(fā)展帶動了各個領(lǐng)域的進步,學(xué)校的檔案管理中也需要記錄和收集更多內(nèi)容,傳統(tǒng)的管理方式難以做好對大量數(shù)據(jù)信息的分析和整合工作,信息化的管理模式有效解決了這一問題,提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。從對檔案進行安全管理的角度來看,傳統(tǒng)的管理方式只需做好對紙質(zhì)檔案的保護工作即可,但是信息化的檔案系統(tǒng)需要關(guān)注多方面的問題:第一,要防止外界因素入侵導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和被破壞的問題;第二,要防止設(shè)備老化、故障造成的信息缺失,因此,在大數(shù)據(jù)背景下,更要做好對檔案安全的保護工作,避免不必要的損失發(fā)生。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理,提升了信息的利用率和檔案的管理效率,但是與傳統(tǒng)模式相比,其對于從業(yè)人員提出了更高的要求,以往的工作人員只需要具有較強的職業(yè)素養(yǎng),同時能夠掌握并靈活運用專業(yè)知識即可,信息化的管理背景下,從業(yè)人員需要在此基礎(chǔ)上熟練掌握計算機技術(shù),進而保證檔案管理工作充分發(fā)揮作用。對此,相關(guān)部門要做好對人才的引進和培養(yǎng),以促進工作的順利落實[1]。
身處大數(shù)據(jù)時代,學(xué)校的檔案管理工作不能僅僅局限于校內(nèi),還要向社會大眾的方向擴充,所以,對于檔案信息的管理工作要在保證人員各項信息安全的基礎(chǔ)上擴大涉及面,進而使資料信息的內(nèi)容更加真實、準(zhǔn)確。此外,在開展檔案管理工作的過程中,不能僅僅局限在學(xué)校與學(xué)生兩者之間,該種管理模式會產(chǎn)生一定的局限性,阻礙其實際應(yīng)用和內(nèi)容的完善。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是貫穿整體的服務(wù)體系,要把師生和社會提出的要求作為根本,依靠大數(shù)據(jù)的便利,對傳統(tǒng)的檔案管理流程進行優(yōu)化,進而使其科學(xué)性和有效性得到充分展現(xiàn)。
在信息技術(shù)的管理背景之下,對于管理人員提出了更高要求,即要實現(xiàn)對檔案的有效管理,需要引進具有多項專業(yè)能力的工作人員。因此,要做好對檔案管理人員能力的強化工作,使其知識能力和綜合素養(yǎng)都得到顯著提升。同時要做好對管理流程的優(yōu)化,使各個崗位的人員都能落實好相應(yīng)工作。學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)也在隨著科學(xué)技術(shù)的更新不斷做出完善,因此,工作人員要做好對自己各方面能力的鍛煉和提升,以適應(yīng)社會的發(fā)展,達到崗位的要求。以往的檔案管理人員要做好自身知識能力和思想認(rèn)識的提升,要不斷對自身的知識體系進行更新;新進的檔案管理人員要在強化自身知識體系的基礎(chǔ)上提升對信息技術(shù)的應(yīng)用能力,進而提升各項操作的完成效果,使檔案管理工作得到更好的落實。校方要對檔案管理人員的責(zé)任作出明確,保證各項責(zé)任的有效落實,實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理,同時也便于對相關(guān)人員作出針對性的管理。在當(dāng)前的發(fā)展形勢下,很多學(xué)校沒有專業(yè)的檔案管理人員,對此,校方要找出合適的途徑,做好對相關(guān)人員的培訓(xùn)。要結(jié)合工作人員之間的差別開展針對性的培訓(xùn),對于以往的工作人員,要注重對其知識能力的培養(yǎng)和提升,對于新進的管理者,要開設(shè)相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)課程,使每個人在工作中都能最大限度的發(fā)揮自身價值。在校內(nèi)要定期組織團建活動,增進各部門之間的交流,促進其在工作中更好的溝通、協(xié)作,保證工作的順利落實。此外,還要積極與其他學(xué)校建立起溝通的橋梁,彼此之間給出中肯的建議,做好經(jīng)驗的分享,使校內(nèi)的檔案的管理水平得到改善。
要使學(xué)校的檔案信息管理工作得到有效落實,對信息技術(shù)進行合理利用十分必要。完善設(shè)備的配置是做好該工作的前提,對此,校方要具有足夠的資金儲備,進而為工作的實施提供基礎(chǔ)保證。信息化檔案管理的方式已經(jīng)在很多學(xué)校得到了應(yīng)用,在此基礎(chǔ)上,學(xué)校需要構(gòu)建起一個完善的信息管理體系。在這一體系中,要對工作人員進行明確的授權(quán),確保各項工作得到更好落實,也為后續(xù)責(zé)任的核查提供便利。該種管理方式能夠使檔案管理服務(wù)的質(zhì)量得到充分保證,同時也提升了檔案儲存的安全性。要實現(xiàn)對信息技術(shù)的有效運用,需要有專業(yè)人員開展相關(guān)工作,因此,學(xué)校要做好對專業(yè)人員的引進和培養(yǎng),為檔案管理工作的順利完成提供基礎(chǔ)保障[2]。
目前,很多學(xué)校的管理人員尚未做好對檔案信息的合理劃分,對于數(shù)據(jù)信息的管理還沒有一個明確參照,導(dǎo)致資料的分散性較強。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)的過程中,需要對資料進行共享,因為沒有做好各項數(shù)據(jù)的整理,導(dǎo)致資源的利用程度和使用效率受到了一定影響。所以,要做好對數(shù)據(jù)的劃分,使檔案管理系統(tǒng)得到完善。相關(guān)負(fù)責(zé)人要結(jié)合學(xué)校的發(fā)展情況,落實好各項工作,同時要結(jié)合現(xiàn)實需要,及時的將資料錄入系統(tǒng),要保證信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、全面、安全。此外,要做好相關(guān)信息的數(shù)字化建設(shè),對各項數(shù)據(jù)資料作出細致的研究和整理,做好歸檔工作,保證資料庫內(nèi)容的全面。
要保證信息化檔案管理工作的推進,為社會和在校師生提供更好的服務(wù),加強對檔案的安全管理十分必要,具體包括學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)安全和檔案系統(tǒng)安全管理兩個方面。就學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全而言,可以在系統(tǒng)中配置防火墻等設(shè)施,并做好對病毒的查殺,此外,對病毒的監(jiān)測工作要給予高度重視,實現(xiàn)對其的自動識別和攔截。為防止突發(fā)事件出現(xiàn),要對數(shù)據(jù)進行備份,實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的全方位保護和管理,使其安全性得到充分保證。對于檔案系統(tǒng)的安全管理工作而言,要避免外界環(huán)境對其造成的不良影響,要構(gòu)建嚴(yán)密的安全訪問途徑,減少外界因素所帶來的干擾,同時要確保其具有一定的自愈能力,進一步保證信息的安全。
綜上所述,在信息技術(shù)高速發(fā)展的環(huán)境下,學(xué)校要充分、合理的運用大數(shù)據(jù)技術(shù),建成和完善適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)。目前,已經(jīng)有部分學(xué)校在檔案管理的過程中應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù),但是仍舊存在一定的問題,因此在今后的工作中,要對各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化,更好的發(fā)揮檔案資源的價值。