新《檔案法》約束下的檔案信息化相關工作思考

陸紫薇

（北京源盛杰信息咨詢有限公司，北京 100000）

檔案與信息管理在項目建設中發(fā)揮著巨大作用，是項目管理的重要組成部分。項目過程中形成的檔案更是項目過程的真實記錄，對于項目完工后的結算、審計、經(jīng)驗反饋起著重要作用，為后續(xù)同類項目的招投標及項目管理全過程均有重要參照作用。

中國核電工程有限公司化工設計院隨著完工項目增多，采用實時移交與定期移交相結合的移交方式，每天均有大量的檔案在歸檔過程中。對種類繁雜、項目周期較長的項目檔案管理，其中涉及管理性文件、設計文件、施工管理文件、質量控制文件、驗收文件等，原有的人工及EXCEL表格管理方式已不能適應大量數(shù)據(jù)的管理，檔案信息化工作亟待進一步完善。

1 檔案信息化平臺夯實檔案管理基礎

新《檔案法》中要求“檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全”。國內許多科技公司均開發(fā)出了成品檔案管理系統(tǒng)，目前較為流行的主要有紫光檔案、飛揚檔案、量子檔案、中信檔案等。針對R項目已存在大量的檔案文件及與之匹配的清單文件，在檔案信息化平臺選擇上就需關注檔案系統(tǒng)的可移植性及導入導出的方便程度，便于快速部署實施；因市場上檔案系統(tǒng)成熟度偏差較大，故在平臺選擇上需更關注檔案系統(tǒng)的配置靈活性，包括檔案屬性靈活設置能力、報表自定義打印能力、移交與借閱審批流程自定義能力；關于涉及敏感信息的檔案，須關注檔案信息化平臺對于用戶權限設置的嚴密性，防止信息泄露；對于檔案門類復雜、數(shù)據(jù)條目巨大的化工設計院來說，選擇檔案開發(fā)公司規(guī)模較大、售后服務保障強的軟件公司顯得尤為重要。經(jīng)綜合各方面因素，立足自身檔案管理特點，檔案信息化平臺將成為企業(yè)檔案管理的便利工具。

2 文檔一體化提升檔案完整性與便捷性

新《檔案法》中要求“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接”。文檔一體化的意義在于文件生產(chǎn)到歸檔全程控制，保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準確，使數(shù)據(jù)信息重復利用，工作效率提高?；ぴO計院自成立之初重視其核心設計板塊，對于設計軟件既有二維的設計平臺CAD，又有三維的設計平臺PDS，后期又開發(fā)出OA辦公平臺，無論是哪個平臺中的文件，均停留在文件處理層面，并未有歸檔過程，亦未按檔案的系統(tǒng)性要求進行分門別類的歸集，導致文件查找極度不便，需多平臺查詢。在選擇好靈活的檔案信息化平臺的基礎上，穩(wěn)步推進文件管理系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接將是一個復雜的系統(tǒng)工程。目前文件系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口的方法主要有兩種。一種是文件與檔案系統(tǒng)雙方均提供數(shù)據(jù)接口，文件系統(tǒng)按指定標準格式輸出接口文件，保存在指定路徑下，檔案系統(tǒng)由指定位置讀取，然后放入自己的收集整編庫中，由檔案專業(yè)人員按檔案分類要求進行整編后進入正式檔案庫中，供用戶查詢、利用。另一種方式是文件系統(tǒng)直接讀取檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，將記錄按指定規(guī)則直接寫入檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，屬于較底層的操作。兩種方法各有優(yōu)缺點，第一種方式雙方均需要二次開發(fā)接口模塊，增加開發(fā)成本，數(shù)據(jù)導入檔案系統(tǒng)需人員操作，加大人員工作量，但此種方式操作安全可靠；第二種方法需文件系統(tǒng)非常熟悉檔案系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫結構，可獨自完成，只需按照既定規(guī)則直接寫入，無需檔案人員介入即可完成檔案著錄工作，但此操作風險較大，檔案系統(tǒng)升級受限，且易導致檔案數(shù)據(jù)庫的崩潰?；ぴO計院因要求檔案數(shù)據(jù)萬無一失，故在后續(xù)文檔一體化集成中，將按照文檔雙方各做接口模塊的方式，推進文檔一體化進程，在保證檔案完整性基礎上，最大限度減少檔案人員著錄工作量。

3 檔案數(shù)字化推進數(shù)字檔案館建設

新《檔案法》中明確“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。檔案管理的數(shù)字化，一方面包括紙質檔案、文獻資料的數(shù)字化，照片等圖文資料的數(shù)字化；另一方面包括錄音、錄像等媒體檔案的數(shù)字化。因為這些檔案的性質、載體不同，管理上難度大，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足查檔需求。早在2015年，檔案行業(yè)即已發(fā)布了DA/T 31《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，將紙質檔案轉化為數(shù)字檔案。實現(xiàn)通過計算機可靈活全文檢索、閱讀電子檔案，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平。

化工設計院存在上百萬件的底圖與設計文件，因設計院成立初期，檔案意識不強，雖使用計算機繪圖，但卻并未保留、收集其電子版文件，后續(xù)項目參照利用時，往往需要設計人員借閱紙質檔案，需要耗費設計人員及檔案管理專業(yè)人員大量的時間方可完成一次借閱。后續(xù)工作中，在檔案系統(tǒng)部署完畢后，將開展紙質檔案數(shù)字化工作，將紙質檔案轉變?yōu)殡娮踊瘷n案，并與檔案系統(tǒng)中檔案條目進行掛接，實現(xiàn)設計人員完成線上檔案借閱流程后，由檔案人員直接推送相應電子化檔至其工作平臺，提高借閱效率，提升用戶體驗滿意度。此工作的開展，將促進歷年檔案全部數(shù)字化進入檔案系統(tǒng)，并結合文檔一體化工作，后續(xù)產(chǎn)生電子文件及元數(shù)據(jù)將通過接口文件，全部保存于檔案系統(tǒng)中。歷年檔案數(shù)字化與文檔一體化兩方面相互配合，將實現(xiàn)化工設計院檔案的全數(shù)字化管理，逐步向數(shù)字檔案館邁進。

4 打通化工設計院與公司間檔案的互聯(lián)互通搭建檔案共享平臺

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，技術革命顛覆了人們的認識觀念和行為模式，檔案資源能否共享互通，首先在思想理念上已經(jīng)趨于共識，無論員工還是領導，普遍認為檔案資源共享互通是必要的、可 行的。

實現(xiàn)檔案資源共享與互通，就要為檔案的管理制定明確、統(tǒng)一的管理標準，這是實現(xiàn)檔案資源共享與互通的基礎和前提。目前中國核電工程公司在檔案管理中還尚未完全形成統(tǒng)一的標準，“各自為政”的現(xiàn)象比較突出，下屬各設計院檔案管理水平參差不齊。要實現(xiàn)檔案資源共享與互通，須盡快打破管理上分散的狀態(tài)，整合成統(tǒng)一標準的、規(guī)范性的檔案模式。

實現(xiàn)檔案資源共享與互通，一要在公司層面建立科學、完善的檔案管理體系，應用現(xiàn)代檔案管理知識、計算機網(wǎng)絡使用技術、檔案法的有關規(guī)定等來規(guī)范各設計院的檔案管理工作；二要在進行檔案數(shù)據(jù)庫建設時著力打造一支高素質的檔案管理隊伍，經(jīng)過專門培訓的檔案管理人員掌握最先進的檔案管理方式，以滿足檔案管理需要，最終實現(xiàn)各設計院與公司本部檔案資源的共享與互通。

5 結束語

綜上所述，在新《檔案法》的指導及要求下，利用現(xiàn)代檔案管理技術，依據(jù)國家標準及檔案行業(yè)標準對檔案進行信息化管理，慎重選擇檔案管理平臺，穩(wěn)步推進業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的集成，逐步開展歷年檔案數(shù)字化，按類型分階段打通化工設計院與公司間的檔案互聯(lián)互通，將極大提升化工設計院的檔案管理水平，將使檔案管理水平上升到一個新的高度。