大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

湯光華 李會(huì)香

（華能龍開(kāi)口水電有限公司，云南 大理 671506）

1 大數(shù)據(jù)檔案的特征

1）數(shù)據(jù)龐大。大數(shù)據(jù)最顯著的一個(gè)特征就是數(shù)據(jù)庫(kù)的恒河沙數(shù)，在一定意義上，數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案管理需要儲(chǔ)存極多的信息，對(duì)于企業(yè)發(fā)展中各項(xiàng)事務(wù)均需輸入企業(yè)檔案中，其的內(nèi)容不僅要包含人力資源信息、項(xiàng)目工程信息，還要包含危機(jī)整治信息。除此之外，其還要對(duì)企業(yè)日常的工作活動(dòng)進(jìn)行記錄，因此，企業(yè)檔案中所記錄的大部分信息是重復(fù)的。企業(yè)在運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中時(shí)時(shí)刻刻都在產(chǎn)生或編制信息，因此輸入的信息不可計(jì)數(shù)。由于數(shù)據(jù)的繁多性，所以運(yùn)用以往的存儲(chǔ)方法是非常不切實(shí)際的，于是就制造了大數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)。大數(shù)據(jù)庫(kù)能夠快速、高效的收集、分類與處理龐大的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)其可以充分保障數(shù)據(jù)處理的精準(zhǔn)度。通常來(lái)講，大數(shù)據(jù)管理對(duì)于處理龐大數(shù)據(jù)的管理者的能力要求極高，所以，其在處理的過(guò)程中要特別 重視。

2）數(shù)據(jù)類型繁多。大數(shù)據(jù)時(shí)代視角下，由于有了更高的水平來(lái)實(shí)施數(shù)據(jù)的處理，因此在處理數(shù)據(jù)的過(guò)程中除了數(shù)據(jù)的數(shù)量得到了增加之外，數(shù)據(jù)的類型也得到了擴(kuò)充。大數(shù)據(jù)時(shí)代革新了以往的數(shù)據(jù)處理方法，數(shù)據(jù)的搜集渠道較為廣泛，在大部分?jǐn)?shù)據(jù)平臺(tái)上推廣了共享功能，同時(shí)傳播的速度極快。整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)并非結(jié)構(gòu)化的，無(wú)論是視頻文件還是文字文本又或者是數(shù)字化的運(yùn)算，在數(shù)據(jù)庫(kù)中均能夠獲得解決。大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)類型較為繁多，因此也就增加了分析的難度，檔案管理工作者在分類的過(guò)程中應(yīng)選用先進(jìn)的技術(shù)去分析其中的各種類型的數(shù)據(jù)，從而對(duì)多元化的數(shù)據(jù)有更加深入的了解。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)具備極強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析素養(yǎng)，對(duì)于不同種類的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)應(yīng)努力做到精準(zhǔn)。針對(duì)需求來(lái)實(shí)行分類整理是企業(yè)中較為普遍的一種方法，這種方法能夠達(dá)到降低篩選難度的目的。通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)進(jìn)行處理，能夠?qū)⒄硭脚c工作效率發(fā)揮到最大化。

3）信息可用密度低。在搜集信息的過(guò)程中，并非信息的數(shù)量越巨大、類型越繁多，得到信息的成效與信息的分析也就越清晰，與此相反，在星羅棋布的信息庫(kù)中，其的分析工作是非常艱巨的，大部分信息實(shí)際上并沒(méi)有實(shí)際意義。在信息庫(kù)中，部分信息并非完整正確的，在分析的過(guò)程中倘若沒(méi)有認(rèn)知到其的這種特性，就非常容易導(dǎo)致出現(xiàn)信息分析錯(cuò)誤的現(xiàn)象，不同的信息的價(jià)值是不同的，企業(yè)檔案管理者在開(kāi)展數(shù)據(jù)分析的工作時(shí)，必須要通過(guò)一層一層的篩選之后再運(yùn)用，我們?cè)谶\(yùn)用信息的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)盡量精確，并利用這種方法來(lái)降低最終的結(jié)果的錯(cuò)誤性。數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致最終分析結(jié)果的錯(cuò)誤，因此，企業(yè)檔案管理者應(yīng)當(dāng)做好不同數(shù)據(jù)之間的憑證，從而來(lái)提升最終結(jié)果的精確性。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代視角下的企業(yè)檔案管理新需要

1）需要革新管理觀念。伴隨社會(huì)的進(jìn)步，技術(shù)人員在管理檔案中所運(yùn)用的工具也愈發(fā)的多元化及先進(jìn)化，在這樣的環(huán)境視角下，企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)革新自身的管理觀念。使管理的觀念緊跟時(shí)代潮流的發(fā)展。在管理企業(yè)的檔案過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)站在大數(shù)據(jù)的高度上解決各種問(wèn)題，同時(shí)在管理的過(guò)程中要學(xué)會(huì)結(jié)合多種管理方式，利用多種方式的目的就是能夠有效降低其中的矛盾，以此提升檔案管理的效率。檔案管理工作者所選取的管理方式主要是由其的管理能力以及管理難度來(lái)決定的。上文曾說(shuō)過(guò)檔案內(nèi)容較為繁雜的狀況，所以在進(jìn)行分析的過(guò)程中，盡量充分發(fā)揮各類檔案的作用，并且也應(yīng)分析其中的不同數(shù)據(jù)，同時(shí)做好核查，唯有這樣才能夠確保最終結(jié)果的精確性及真實(shí)性，努力做到科學(xué)性與精確性，這樣才能夠有效降低檔案管理工作的難度，所以，合理的革新檔案管理的觀念是十分具有必要性的。

2）需要多元化的檔案管理模式。檔案的繁多性需要更好的管理模式。技術(shù)人員在管理檔案的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用多元化的管理形式，從而有效提升檔案管理的成效，尤其是分門(mén)別類的管理模式。多元化的模式應(yīng)用在數(shù)據(jù)庫(kù)的整治中是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。這樣能夠方便日后更加快捷的查找。

3）需要高素質(zhì)的檔案管理者。大數(shù)據(jù)時(shí)代視角下，運(yùn)用多種先進(jìn)的科技手段早已成為趨勢(shì)，因此，企業(yè)在選拔檔案管理者的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考核檔案管理者的技術(shù)水平。檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備大數(shù)據(jù)的管理觀念，在面臨大數(shù)據(jù)管理的過(guò)程中，努力做到對(duì)不同種類數(shù)據(jù)的完善分析。根據(jù)不同類型的檔案，運(yùn)用不同的分析方法及管理方式?？偠灾?，檔案管理者不僅應(yīng)當(dāng)具備一定的技術(shù)水平，還應(yīng)當(dāng)具備一定的管理知識(shí)，只有這樣才能夠切實(shí)搞好不同檔案的分類工作。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代視角下，檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1）大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作重心的轉(zhuǎn)向。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案作為數(shù)據(jù)中不可或缺的主要構(gòu)成部分之一，檔案管理工作未來(lái)將有極多的發(fā)展機(jī)遇。如：檔案資源和大數(shù)據(jù)的結(jié)合，大大的提升了檔案工作的“智能化”，轉(zhuǎn)換了以往的檔案管理形式，檔案工作也由技術(shù)含量低端朝著高端邁入。又如：有專家曾提出檔案工作未來(lái)的探討核心是“數(shù)字檔案資源優(yōu)化與服務(wù)”，側(cè)重于優(yōu)化運(yùn)用服務(wù)的適應(yīng)性，企業(yè)檔案管理的核心將轉(zhuǎn)入跨專業(yè)、跨單位、跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的檔案資源優(yōu)化與服務(wù)的共同改革與合作。

2）積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)是必然趨勢(shì)。在網(wǎng)絡(luò)資源逐步廣泛的背景下，主動(dòng)積極的開(kāi)展檔案的分析其實(shí)就是對(duì)信息化的大平臺(tái)進(jìn)行全面的整理及運(yùn)用。企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，能夠運(yùn)用各種高科技手段來(lái)解決難度極大的數(shù)據(jù)分析。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上開(kāi)展數(shù)據(jù)分析工作時(shí)，最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)就是提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，培育檔案管理者的思想觀念，提升檔案管理者在數(shù)據(jù)運(yùn)用與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的技術(shù)水平，以及提升其對(duì)于搜集、整理檔案的工作速率。并且，要及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，開(kāi)發(fā)一個(gè)符合企業(yè)工作人員與檔案管理者工作需求的系統(tǒng)，以此優(yōu)化和完善企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮這個(gè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的性能及作用，在管理的過(guò)程中完成對(duì)不同檔案管理事務(wù)的優(yōu)化與完善，在進(jìn)行信息管理期間，也要將這種管理手段運(yùn)用到內(nèi)部管理和控制體系的優(yōu)化當(dāng)中，同時(shí)在此階段內(nèi)完成對(duì)檔案管理安全性的增強(qiáng)。

3）未來(lái)仍需不斷強(qiáng)化制度，向信息基準(zhǔn)化發(fā)展。在開(kāi)展檔案管理的工作過(guò)程中，企業(yè)也必須要對(duì)其制度進(jìn)行強(qiáng)化與完善。由于檔案管理對(duì)于所處理的對(duì)象具有一定的針對(duì)性，因此在開(kāi)展實(shí)際管理的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體狀況進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，這樣才能夠?qū)Σ煌男畔⑦M(jìn)行精確判斷，針對(duì)判斷的結(jié)果來(lái)規(guī)劃制度。企業(yè)在規(guī)劃相關(guān)制度的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)來(lái)參照管轄區(qū)的特征來(lái)實(shí)施制度的優(yōu)化，不可各個(gè)區(qū)域都運(yùn)用相同的管理制度，在管理的期間應(yīng)當(dāng)搞好不同責(zé)任的明確劃分，這是由于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不同決定了責(zé)任的不同，因此，企業(yè)在對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化和完善的過(guò)程中，就應(yīng)搞好信息基準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)與不同政策制度的統(tǒng)一。并且，還應(yīng)做到制度的強(qiáng)化與革新，從而推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

4）企業(yè)檔案管理將要向“一切歸檔”的最終目標(biāo)邁進(jìn)。從國(guó)家檔案局所頒發(fā)的十號(hào)令角度來(lái)看，在大數(shù)據(jù)時(shí)代視角下，檔案管理的范疇需要納含企業(yè)每項(xiàng)管理工作中產(chǎn)生的文件資料，檔案的歸檔范疇因此得到了擴(kuò)大，也進(jìn)一步推動(dòng)了“一切歸檔”最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。而想要加快該目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程，就要求企業(yè)檔案管理平臺(tái)能夠和所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行充分連接與實(shí)時(shí)交互。在企業(yè)其他信息系統(tǒng)中融入檔案系統(tǒng)，既需要使所有系統(tǒng)中具有價(jià)值的數(shù)據(jù)與資料可直接在線歸，還需要規(guī)劃和領(lǐng)域業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)運(yùn)用需要高度切合的解決策略，以此使未來(lái)的檔案資源可以隨時(shí)優(yōu)化各系統(tǒng)的運(yùn)作流程。