大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設(shè)探析

周玲玲

（遼寧省科學(xué)技術(shù)館，遼寧 沈陽 110010）

當今的時代是一個信息大爆炸的時代。誰能抓住海量信息背后的規(guī)律，誰就能掌握這個時代的脈搏。大數(shù)據(jù)（big data），是指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)具有5V特點（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（低價值密度）、Veracity（真實性），大數(shù)據(jù)技術(shù)給人事代理檔案帶來全新的理念，機遇與挑戰(zhàn)并存。

1 大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1）觀念和認識的挑戰(zhàn)。人事代理檔案是我國在不斷發(fā)展中探索出的一種新的管理方式，但是當前社會上對這種管理方式還存在很多認知偏差，很多人都了解這是一種方案管理方式。但是這種檔案管理方式的具體內(nèi)容和外在的搭配，卻缺乏這樣的了解和實踐。雖然很多工作崗位上的人都按照這種方式去管理檔案，但是在管理過程中很可能存在不理不問，造成檔案“死亡”的問題，還有一些人將自己的檔案送到人事代管之后，僅僅將其作為自己開具各種證明的方式而忽略了檔案的收集和傳遞。以上的這幾種現(xiàn)象都充分表明了當前數(shù)據(jù)化建設(shè)持續(xù)的問題，這使得新的資源管理方式并沒有發(fā)揮出其該有的 作用。

2）創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。利用信息來完成人事檔案的管理實際上是對管理方式的一種創(chuàng)新。雖然提高了工作效率和檔案管理的作用，方便快捷的同時也產(chǎn)生了新的問題，信息化技術(shù)本身就存在一定的安全隱患，計算機的硬件軟件更容易遭受不同類型的攻擊，本身存在的缺陷也有可能導(dǎo)致信息的損毀。所以在信息化模式下對檔案進行管理，所面對的信息安全問題是十分嚴重的，創(chuàng)新的模式固然帶來了較高的效率，但所面臨的信息問題也是不得不重視的挑戰(zhàn)。

3）標準化和法制化的挑戰(zhàn)。檔案管理是一種特殊的事物，不同于其他行業(yè)，在信息化中必須要對其標準化法制化。因為人事檔案中記述和反應(yīng)人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)的大量信息，在檔案開具證明或使用檔案中也有很多管理層次的要求，不同的企業(yè)、不同的機關(guān)和事業(yè)單位對檔案管理也都有不同的標準。首先要保證信息化管理的軟件便于安裝，便于操作；其次，更要保證其操作流程的標準化法制化，既能夠使人事管理變得簡單，又能夠確保檔案的安全和合 規(guī)性。

4）技術(shù)支持不全面的挑戰(zhàn)。在以往對檔案進行管理時，習(xí)慣了收集、鑒別、歸類和整理并建立相應(yīng)檔案正副本，進行查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。在信息化的趨勢下，可以采用微機進行管理，通過手工建立卷宗，將其編制相應(yīng)的編號，利用相應(yīng)的檢索工具進行微機儲存，能夠大大提升管理的效率。但是一方面缺乏便捷的錄入軟件，另一方面，在錄入信息中不全面也是面臨的嚴重技術(shù)問題。雖然提高了效率，但是錄入過程中的保密性和安全又受到了新的挑戰(zhàn)。

2 以時代眼光從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵認識其信息化建設(shè)的意義和作用

人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢有四點。第一點是信息數(shù)據(jù)量巨大，通過信息化建設(shè)能夠有效地將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的數(shù)據(jù)，一方面企業(yè)查閱選取相應(yīng)的人，才能保證用人企業(yè)或機關(guān)和事業(yè)單位在錄入關(guān)于公眾個人信息時的全面性，從社會關(guān)系等多方面提供有效的參考數(shù)據(jù)。第二點是涉及范圍廣，當前人事檔案的管理已經(jīng)不停留在傳統(tǒng)的信息階段而論，越來越多新的信息包括五險一金的繳納情況等等，這些信息能夠更方便的使利用對象獲得相應(yīng)的管理和幫助。第三點是服務(wù)層次較深，在通過錄入檔案信息之后，可以運用大數(shù)據(jù)來分析，將具有相同經(jīng)歷相同學(xué)歷相同年齡相同專業(yè)等的人員歸到一類，進行相應(yīng)的專業(yè)化管理，提供對應(yīng)的職業(yè)資訊、職業(yè)培訓(xùn)等等。第四點優(yōu)勢是適應(yīng)變化快，信息化已經(jīng)是當下不可避免的趨勢，通過信息化建設(shè)，能夠有效地建立信息數(shù)據(jù)庫，及時的更改個人的檔案信息，能夠保證信息發(fā)揮更大的作用和價值。

3 加快推進人事代理檔案信息化管理的對策和路徑

1）提高認識 轉(zhuǎn)變觀念。首先要轉(zhuǎn)變對人事檔案管理信息化建設(shè)的觀念，充分認識到信息化技術(shù)實施能有效促進人事檔案管理水平。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要用到很多紙質(zhì)資料，不斷進行收集、整理等手工操作，效率不高，還很容易形成漏洞，造成信息的不準確性。要想加強信息化建設(shè)，必須要將自身的觀念轉(zhuǎn)變起來，將手工整理紙質(zhì)資料的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C輸入信息的模式，建立好人事檔案的數(shù)據(jù)庫。按照相應(yīng)的標準對檔案的編號、字段等進行設(shè)置和分類技能，既方便的數(shù)據(jù)導(dǎo)出又能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，有利于人力資源的全國流 動性。

2）加強培訓(xùn) 提升檔案隊伍建設(shè)。要進行聯(lián)系檔案信息化建設(shè)在基礎(chǔ)條件滿足之后，還要具備相應(yīng)的人才。能夠進行人事檔案信息化管理的，一方面要具有人事檔案管理的專業(yè)知識，另一方面要有掌握一定程度的現(xiàn)代信息技術(shù)，屬于復(fù)合型人才，需要在當前隊伍中進行建設(shè)和培養(yǎng)。首先，可以考慮針對當前不成熟的隊伍進行責任心建設(shè)綜合素質(zhì)培養(yǎng)信息安全意識教育等，再輔以完善的管理制度，幫助搭建第一批檔案信息化管理的隊伍。其次也要針對相應(yīng)的檔案信息管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，并且?guī)椭鷨T工了解信息化轉(zhuǎn)化的過程以及信息化載體的物理屬性，掌握基本的安全防護知識和安全信息安全意識，促進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3）夯實標準體系建設(shè) 切實保障技術(shù)安全。將大數(shù)據(jù)引入人事檔案信息化建設(shè)中，雖然避免了紙質(zhì)檔案收集、存儲和利用過程資源浪費、效率等問題，還涉及方方面面的法律法規(guī)、標準體系建設(shè)問題，因此必須夯實電子人事代理檔案管理制度，確保電子人事代理檔案有法可依、有章可循；構(gòu)建人事代理檔案的頂層設(shè)計系統(tǒng)，明確形成部門的業(yè)務(wù)職責，建立科學(xué)化、規(guī)范化的歸檔流程和工作機制，確保人事代理檔案工作的順利開展。要不斷地提高信息化轉(zhuǎn)化技術(shù)，提高信息安全的技術(shù)保障，對于安全問題，要從兩方面來實現(xiàn)：一是在管理和技術(shù)兩個層面確保智慧檔案館的安全，強化網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理，完善檔案備份災(zāi)難恢復(fù)服務(wù)機制，確保檔案的真實、完整與安全性。二是注重基于大數(shù)據(jù)的監(jiān)控建設(shè)來強化檔案信息安全，對檔案進行電子化識別，實現(xiàn)全面監(jiān)控，利用物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)確保檔案不出現(xiàn)非正常移動等。