檔案信息化建設(shè)與檔案意識(shí)

楊 鏡

（云南省下關(guān)第一中學(xué)，云南 大理 671000）

檔案是學(xué)校教育管理工作從始至終各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施過(guò)程中的重要原始憑證，是對(duì)信息的記錄、保存、追溯的一種重要形式,確保檔案完整,在學(xué)校的日常管理中起著重要作用。隨著信息化時(shí)代的趨勢(shì)日益明顯，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理已經(jīng)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。而一切高科技手段的背后支撐依然是人，所以檔案管理者的檔案意識(shí)尤為重要，檔案意識(shí)是推進(jìn)檔案信息化的關(guān)鍵所在。

1 檔案信息化建設(shè)和檔案意識(shí)養(yǎng)成中存在的問(wèn)題

1.1 決策層對(duì)檔案管理工作的重視度不夠

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的大工程，其過(guò)程是動(dòng)態(tài)的，因?yàn)闄n案管理牽涉了大量的文件、圖紙圖片、人事資料、往來(lái)憑證等等重要資料，要將這些資料按時(shí)間順序、按項(xiàng)目先后、按過(guò)程分門別類的進(jìn)行分類、歸納與整理。然而目前學(xué)校檔案管理的突出問(wèn)題表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是沒(méi)有專門的檔案管理部門以及檔案管理負(fù)責(zé)人，認(rèn)為只要收集起來(lái)，放進(jìn)文件袋，存入文件柜就萬(wàn)事大吉，而且由于負(fù)責(zé)收集的人員素質(zhì)水平差異，對(duì)于變更的、補(bǔ)充的資料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸納或是更換，就導(dǎo)致后期需要參考時(shí)得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)注與重視度不夠，資金上的投入相對(duì)短缺，檔案管理需要投入的設(shè)備及人員無(wú)法到位。

1.2 人員素質(zhì)不一，缺乏較強(qiáng)的安全防范意識(shí)

雖然我們已經(jīng)大步邁進(jìn)了信息化的新時(shí)代，但內(nèi)部的多數(shù)工作人員還僅僅停留在使用的層面上，工作人員由于信息安全理論知識(shí)掌握不夠，在實(shí)際操作中往往由于操作人員的一時(shí)疏忽，或者責(zé)任心不強(qiáng)等因素造成檔案數(shù)據(jù)錄入出現(xiàn)錯(cuò)誤，最后導(dǎo)致檔案信息不可靠。且缺乏一定的信息安全防范意識(shí)，也不具備基本的信息安全防范技能，使用過(guò)程處于被動(dòng)位置，每每當(dāng)檔案系統(tǒng)或設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)使用時(shí)才向相關(guān)部門反映，因此而失去了最佳的干預(yù)和維護(hù)時(shí)間，對(duì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)的穩(wěn)定性和正常運(yùn)行造成了嚴(yán)重的影響。

1.3 檔案管理機(jī)制及信息化水平有待提高

隨著科技的進(jìn)步，各行各業(yè)都利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部管理質(zhì)量與效率的提升。學(xué)校也涌現(xiàn)了大量需要更新的信息與資料，然而檔案管理信息化的應(yīng)用不夠全面，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是缺乏有效的信息技術(shù)支撐體系，信息設(shè)備老化或是落后，無(wú)法滿足檔案管理數(shù)字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯(cuò)漏補(bǔ)充不及時(shí)，變更更新不到位。三是信息化軟件習(xí)慣性購(gòu)買現(xiàn)成的使用，而不是結(jié)合學(xué)校實(shí)際研發(fā)，所以軟件集成功能不強(qiáng)，功能單一，在具體的操作過(guò)程中錄入、收集、分析等工作有不能及時(shí)快速有效完成,資料整理不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,種種問(wèn)題都阻礙了檔案管理水平的提升。

2 檔案信息化建設(shè)和檔案意識(shí)養(yǎng)成中的策略

2.1 改善硬件環(huán)境，加強(qiáng)信息化建設(shè)

工欲善其事,必先利其器。領(lǐng)導(dǎo)班子首先要針對(duì)學(xué)校當(dāng)前信息化設(shè)備的配備落后的情況進(jìn)行針對(duì)性的一一解決。一是要積極拓寬經(jīng)費(fèi)渠道，淘汰掉已經(jīng)跟不上教學(xué)要求的信息化設(shè)備和儀器，如電腦、多媒體影像設(shè)備等；二是要積極爭(zhēng)取上級(jí)的經(jīng)費(fèi)支持；三是要結(jié)合自身優(yōu)勢(shì)，充分利用自身資源，開(kāi)辟多個(gè)途徑來(lái)爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)，如，與企業(yè)開(kāi)展定向合作等方式解決信息化硬件配置落后的問(wèn)題。

2.2 升級(jí)軟件，積極轉(zhuǎn)變觀念

人的行為受觀念和意識(shí)的影響，意識(shí)活動(dòng)相當(dāng)于信息化的軟件系統(tǒng)。唯有轉(zhuǎn)變觀念，才能影響行動(dòng)。所以，對(duì)于一些觀念較為落后的檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，提升他們檔案管理能力的第一步就是幫他們樹(shù)立正確的檔案意識(shí)和信息化管理觀念，轉(zhuǎn)變對(duì)網(wǎng)絡(luò)猛如虎的陳舊認(rèn)知。從信息化檔案建設(shè)的便捷性、有利性，信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，以及信息化管理模式下檔案查詢的快捷性等絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)對(duì)信息化教學(xué)與傳統(tǒng)檔案管理的相通性等方面進(jìn)行研究。幫助他們認(rèn)可信息化教學(xué)的重要性與必要性，并從內(nèi)心接受信息化管理模式，從而主動(dòng)愿意改變自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極學(xué)習(xí)和完善信息化管理技能，不斷的學(xué)習(xí)新的管理模式，切實(shí)提高信息化技術(shù)在管理管理中的應(yīng)用能力。

2.3 組織內(nèi)部信息化技能培訓(xùn)

基于檔案管理的實(shí)際需求，以及日后信息化管理的常態(tài)化出發(fā)。有針對(duì)性的開(kāi)展信息化技能培訓(xùn)尤為重要。首先，很多檔案管理工作人員日常的信息化技能應(yīng)用多停留在一些簡(jiǎn)單的辦公軟件的應(yīng)用上，為了更進(jìn)一步的提高信息化隊(duì)伍的能力建設(shè)，要針對(duì)當(dāng)前在職管理人員整體的信息化水平，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。如：一是根據(jù)能力階段不同的采取相應(yīng)的培訓(xùn)，哪里不足補(bǔ)哪里，一是信息技術(shù)的常識(shí)，如常用軟件的應(yīng)用與操作；二是檔案資源的獲取、分類、存儲(chǔ)等等，以及檔案信息的安全管理等全面培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案意識(shí)的養(yǎng)成，決定了檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣，所以，唯有技術(shù)、人員、制度三方面來(lái)不斷提升檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，滿足學(xué)校檔案管理的日常需求。