大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理模式的優(yōu)化策略

邵海燕

（黑河邊境經(jīng)濟合作區(qū)重點項目研究發(fā)展中心，黑龍江 黑河 164300）

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這就需要檔案管理人員要加快轉(zhuǎn)變觀念，針對檔案信息的存儲進行優(yōu)化，并通過運用先進的技術(shù)手段來為人們查閱和利用檔案提供更多的便利，增強檔案管理服務(wù)的主動性和豐富性，更好的發(fā)揮出檔案的價值。特別是通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺來拓展檔案信息渠道，及時對有價值的數(shù)據(jù)信息進行收集，進一步簡化檔案歸檔流程，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的分類整理。并積極構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并檔案管理工作效率和檔案利用率的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位檔案管理工作的作用

1.1 加快推進了檔案信息化的發(fā)展

事業(yè)單位檔案管理工作的目的是能夠更好的服務(wù)于公眾，但在事業(yè)單位發(fā)展過程中，相較于其他工作，檔案管理工作相對滯后，這就導(dǎo)致檔案管理的實效性得不到有效發(fā)揮。特別是大數(shù)據(jù)時代背景下，為了能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字資源的有效利用，在檔案管理工和廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)和信息化技術(shù)，以此來推進檔案管理的信息化水平，為事業(yè)單位和公眾的檔案利用提供更多的便利，充分的促進檔案信息價值的 發(fā)揮。

1.2 有利于促進檔案價值的發(fā)揮

事業(yè)單位雖然在實際工作中加快了檔案信息化建設(shè)的進程，并積極推廣電子檔案，但在實際工作中傳統(tǒng)的檔案管理模式仍然存在。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，其對檔案優(yōu)化管理提供了更多的便捷條件，紙質(zhì)檔案加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，檔案信息實現(xiàn)了數(shù)字化存儲，檔案管理價值進一步體現(xiàn)出來。而且利用數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)來對檔案進行管理，也能夠更好的發(fā)揮出檔案的實效性。

1.3 提高檔案資源利用效率

隨著先進技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作得以不斷優(yōu)化和完善?；诖髷?shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作效率大幅度提升，針對檔案信息進行分析和整合，可以有效的提升檔案利用率，促進事業(yè)單位更快更好的發(fā)展。而且針對事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化，能夠加快促進檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，促使事業(yè)單位能夠更好的服務(wù)于公眾。

2 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，檔案管理工作加快了現(xiàn)代化發(fā)展進程。在這種新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，使其與時代發(fā)展需求相適應(yīng)，并以長遠的發(fā)展眼光，積極是升檔案管理的效率和質(zhì)量。一直以來我國事業(yè)單位檔案管理工作中受傳統(tǒng)管理理念影響較深，這也導(dǎo)致實際檔案信息化建設(shè)速度緩慢。因此在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位需要重視傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理理念的結(jié)合，形成優(yōu)勢互補，進一步提升檔案管理工作的水平。各事業(yè)單位還需要結(jié)合自身的實際情況，加快配備完善的軟硬件設(shè)施，為檔案信息化的推進打下堅實的基礎(chǔ)。并針對事業(yè)單位檔案管理人員開展多種形式的培訓(xùn)，努力提高其信息化素養(yǎng)，使其在實際工作中能夠靈活運用各種軟件和信息化技術(shù)，促進檔案管理工作效率的提高。

2.2 深入挖掘檔案信息資源

為了能夠進一步針對電子檔案信息進行開發(fā)，事業(yè)單位還需要加大信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，并對檔案信息資源深入挖掘，全面提高檔案管理質(zhì)量和檔案信息利用率，進一步促進電子檔案管理體系的完善。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化檔案管理模式更具便捷性，能夠在短時間完成檔案錄入、分類、管理、三陽啟泰利用等工作，有效的提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)了檔案信息資源的充分開發(fā)。另外，檔案信息化管理，進一步促進了檔案管理模式的豐富，能夠?qū)⒏鞣N信息方式有效的結(jié)合在一起，實現(xiàn)檔案管理方法的優(yōu)化，提升檔案信息的完整性、系統(tǒng)性和一體性。

2.3 加強檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要將檔案信息的收集和整合作為重點內(nèi)容，特別是在檔案數(shù)量不斷增長的新形勢下，事業(yè)單位更要重視檔案收集，從而為檔案信息化水平的提升打下良好的基礎(chǔ)。同時還要對檔案數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)一規(guī)范，積極剎那一個更具豐富性的檔案信息共享資源體系。針對電子檔案進行存檔匯，實現(xiàn)對檔案信息的有效保護，確保事業(yè)單位檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的完善，保障檔案信息的全面性和可靠性，為檔案管理人員查閱和管理提供更多的便利。事業(yè)單位還需要重視軟硬件設(shè)施建設(shè)，加大資金投入力度，更好的滿足檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)需求。另外，還要重視檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的有效銜接，實現(xiàn)檔案信息的全方位收集和整合，促進檔案管理整體水平的提升。

2.4 拓展事業(yè)單位檔案的利用功能

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加積極拓展檔案功能。特別是在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理系統(tǒng)中保存了所有的文獻數(shù)據(jù)資料，檔案管理部門結(jié)合實際情況構(gòu)建具體的數(shù)據(jù)模型，實現(xiàn)對所有數(shù)據(jù)和信息的歸類和分類，并深入進行分析，進一步挖掘數(shù)據(jù)資料檔案管理的關(guān)聯(lián)性。特別是要重視應(yīng)用數(shù)據(jù)平臺，積極挖掘檔案的潛在價值，實現(xiàn)對檔案信息的深度開發(fā)利用。并借助于信息化管理平臺，積極為公眾提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，將檔案管理工作的價值更好的凸顯出來。

2.5 強化檔案信息的安全管理

基于大數(shù)據(jù)時代背景下開展檔案管理工作中，由于紙質(zhì)檔案加快了向電子檔案的轉(zhuǎn)化，這就導(dǎo)致檔案管理工作更具全面性。事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中，需要針對紙質(zhì)檔案進行加密處理，并嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的錄入，提高電子檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性和可靠性。特別是在檔案錄入完成后，還需要將紙質(zhì)檔案管理工作做好落實工作，以便于為后期檔案管理和使用提供充分的依據(jù)。另外，還要保證計算機系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)的安全性和可靠性，積極采取有效的措施，全面提高電子檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息泄露 問題。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，需要加快推進科學(xué)化管理的進程，在實際工作中需要與時俱進，充分的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，加快優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式，將檔案管理工作的價值更好的顯現(xiàn)出來，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的高效利用，為事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提升打下堅實的基礎(chǔ)。